Dieser Artikel bietet Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit Lieferanten bei Payhawk.
Was sind die Voraussetzungen für die Einrichtung des Lieferantenmanagements in Payhawk?
Vor der Einrichtung der Lieferanten-App können Sie entweder eine Liste Ihrer bestehenden Lieferanten hochladen oder eine Verbindung zu Ihrem ERP-System herstellen, um eine Synchronisierung durchzuführen.
Wie kann ich Lieferanten in Payhawk erstellen?
Lieferanten können manuell erstellt werden, indem Sie sie über die Payhawk-Plattform importieren und exportieren, sie zwischen Payhawk und ERP-Systeme synchronisieren, die Lieferanten-App von Buchhaltern und Administratoren verwenden lassen oder neue Lieferanten hinzufügen, wenn Sie Ausgaben über das Payhawk OCR-Tool hochladen.
Können Mitarbeiter neue Lieferanten in Payhawk erstellen?
Nein, sie können einen Lieferanten nur als „neu“ markieren. Nur Administratoren und Buchhalter können neue Lieferanten in Payhawk anlegen.
Welchen Zweck erfüllt die Funktion zur Kategorisierung der Lieferantenausgaben?
Die Funktion zur Kategorisierung von Lieferantenausgaben bietet Ihnen die Möglichkeit, für integrierte und benutzerdefinierte Ausgabenfelder Werte zu definieren, die mit den Ausgaben dieses Lieferanten in Zusammenhang stehen, wodurch eine einheitliche und genaue Kategorisierung gewährleistet wird.
Kann ich die Ausgabenkategorisierung für einen bestimmten Lieferanten bearbeiten?
Ja. Sie können die Ausgabenkategorisierung für einen Lieferanten jederzeit bearbeiten.
Wie archiviere ich einen Lieferanten in Payhawk?
Wenn ein Lieferant nicht mehr benötigt wird oder seine Daten nicht korrekt sind, können Sie den Lieferanten auf die Registerkarte Lieferanten> Archiviert verschieben.
Gibt es irgendwelche Einschränkungen bei der Synchronisierung von Lieferantendaten zwischen Payhawk und ERP-Systemen?
Ja. Derzeit synchronisiert Payhawk die Bankdaten der Lieferanten nicht mit dem ERP. Kunden müssen die Bankdaten in der Lieferanten-App manuell hinzufügen oder wenn sie einen Lieferanten über Payhawk bezahlen.
Wie oft erfolgt die Synchronisierung der Lieferanten mit dem ERP-System?
Die Lieferantendaten aus dem ERP werden täglich mit Payhawk synchronisiert. Die Synchronisierung der Lieferantendaten von Payhawk mit dem ERP erfolgt in Echtzeit.
Werden Mitarbeiter wie Lieferanten behandelt?
Ja. Wie in den ERP-Systemen wird jeder Mitarbeiter als Lieferant in der Lieferanten-App angezeigt.
Was ist, wenn die Zahlungsdaten des Lieferanten zwischen Payhawk und der Rechnung nicht übereinstimmen?
In diesem Fall erscheint eine Warnmeldung und die Rechnung wird erst nach der Bestätigung durch einen Payhawk-Buchhalter in das ERP-System übertragen.
Wie kann ich Lieferantenfelder hinzufügen?
Gehen Sie zu Einstellungen > Lieferantenfelder > Zusätzliche Felder. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt über Lieferantenfelder.
Wie kann ich die Kategorisierung nach Lieferanten aktivieren?
Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabefelder > Benutzerdefinierte Fehler. Schalten Sie für ein beliebiges benutzerdefiniertes Feld den Schalter für die Kategorisierung der Ausgaben nach Lieferanten ein. Wechseln Sie dann zur Registerkarte Lieferanten >Ausgabenkategorisierung und Sie sehen das Feld, das mit Informationen pro Lieferant ausgefüllt werden kann.
Für weitere Informationen:
Ich möchte nicht alle Lieferanten aus unseren Kartentransaktionen in unsere Lieferantenliste aufnehmen. Kann ich sie davon ausschließen?
Ja. Dafür verwenden Sie einen sogenannten „Standard“-Lieferanten.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat mit seiner Karte bei KFC bezahlt. Allerdings möchten Sie KFC nicht in die Liste der Lieferanten des Unternehmens aufnehmen. Um dies zu bewerkstelligen, können Sie während des Überprüfungsprozesses des Ausgabeneintrags den „Standard“-Lieferanten auswählen.
Falls noch kein solcher „Standard“-Lieferant angelegt wurde, erstellen Sie einen Eintrag Standard – Lebensmittel-Lieferant.
Wenn ein solcher „Standard“-Lieferant bereits erstellt wurde, können Sie ihn direkt auswählen.
Folglich wird beim nächsten Bezahlen an einem KFC-Kassenterminal der Lieferant automatisch als Standard – Lebensmittel angezeigt.
Warum wurden einige meiner Lieferanten archiviert?
Lieferanten von vergangenen Ausgaben können archiviert erscheinen (auf der Registerkarte Lieferanten > Archiviert), wenn sie derzeit nicht in der ERP-Liste vorhanden sind. Deshalb haben sie auch keine externe ID.
Hinweis: Alle aktiven Lieferanten haben eine externe ID, während archivierte Lieferanten normalerweise keine haben. Setzen Sie einen Lieferanten in Ihrem ERP-System auf „inaktiv“, wird der Lieferant bei der täglichen Synchronisierung in Payhawk archiviert. In einem solchen Fall haben Sie einen archivierten Lieferanten mit einer externen ID.
Die Logik dahinter ist, dass Payhawk während der täglichen Synchronisierung die ERP-Daten überprüft und einen Lieferanten, der im ERP enthalten ist, als „aktiv“ synchronisiert. Sollte Payhawk jedoch einen Lieferanten erkennen, der in vergangenen Ausgaben verwendet wurde, aber derzeit nicht im ERP enthalten ist, so belässt Payhawk diesen als archiviert, damit Sie die Archivierung dieses Lieferanten aufheben und ihn als „aktiv“ festlegen können.
Kann ich mehrere Namen für dieselbe Lieferanten-Steuer-ID haben?
Es kann keine doppelten Lieferanteneinträge geben – weder mit dem gleichen Lieferantennamen noch mit der gleichen Lieferanten-ID.
Kann ich mehrere USt.-Nummern mit demselben Lieferantennamen haben, z. B. Amazon mit unterschiedlichen USt.-Nummern für jedes Land?
Es können keine doppelten Lieferantennamen verwendet werden. Für dieses spezielle Beispiel könnten Sie Amazon ES, Amazon DE, Amazon UK und so weiter nutzen, um die verschiedenen Namen für die verschiedenen Lieferanten zu verwenden.
Was passiert, wenn ich meine Verbindung zur ERP-Integration trenne?
Falls Sie Lieferanten über eine ERP-Integration importiert haben und dann die Verbindung trennen, werden die Lieferanten nicht gelöscht.