Finanzteams können Ausgaben- und Zahlungsdaten für abgewickelte Transaktionen aus der Export-App exportieren und diese Daten dann zu Buchhaltungszwecken verwenden, indem sie sie mit externen ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware teilen.
Damit das Finanzteam eine Buchhaltungsexportvorlage aus der Export-App auswählen und verwenden kann, ist es erforderlich, dass ein Payhawk-Administrator sie zuerst im jeweiligen Payhawk-Konto aktiviert.
Aktivieren von Buchhaltungsexportvorlagen
So aktivieren Sie die gewünschte Buchhaltungsexportvorlage:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Registerkarte Vorlagen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Vorlage hinzufügen.
Wählen Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld das gewünschte Vorlagenformat aus, indem Sie auf die Schaltfläche Dieses verwenden klicken.
Wenn Sie eine bestimmte Vorlage benötigen, können Sie sie vorab ansehen, indem Sie auf den Link Beispiel anzeigen klicken.
Sobald Sie die Auswahl bestätigt haben, wird die Buchhaltungsvorlage zur Vorlagenliste unter Einstellungen > Exporte > Vorlagen > im Abschnitt AKTIV hinzugefügt.
Zuordnung von Konten für Buchhaltungsexportvorlagen
Um die Buchhaltungsdaten aus der gewählten Exportvorlage für das von Ihnen verwendete externe ERP-System bzw. die Buchhaltungssoftware freizugeben, müssen Sie die externen ID-Werte eingeben, damit sich die Konten der beiden Systeme einander zuordnen lassen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Einstellungen > Exporte > Kontozuordnung.
Geben Sie für die aufgelisteten Payhawk-Ausgabentypen, Fondskonten, bestimmten Konten und Entitätsnamen die entsprechenden externen IDs ein.
Füllen Sie unter Benutzerdefinierte Zuordnung alle benutzerdefinierten Felder aus, die Sie in Payhawk erstellt haben und die mit der Buchhaltungsvorlage exportiert werden sollen. Über die Schaltfläche + Hinzufügen können Sie weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
Klicken Sie anschließend auf Änderungen speichern, damit die Zuordnungsdaten in die Vorlage übernommen werden können.
Archivieren von Buchhaltungsexportvorlagen
Wenn Sie eine Buchhaltungsvorlage nicht mehr benötigen, können Sie diese archivieren.
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Registerkarte Vorlagen > AKTIV.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten der Buchhaltungsvorlage, die Sie archivieren möchten, und wählen Sie die Option Archivieren.
Dadurch wird die archivierte Vorlage unter Einstellungen > Exporte > Vorlagen > in den Abschnitt ARCHIVIERT verschoben.
Wiederherstellen von Buchhaltungsexportvorlagen
Auch wenn Sie eine Buchhaltungsvorlage archiviert haben, können Sie den aktiven Zustand wiederherstellen, um sie erneut zu verwenden:
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Vorlagen > Abschnitt ARCHIVIERT.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten der Buchhaltungsvorlage, die Sie aktivieren möchten, und wählen Sie die Option Wiederherstellen.
Dadurch wird die wiederhergestellte Vorlage unter Einstellungen > Exporte > Vorlagen > in den Abschnitt ARCHIVIERT verschoben.
