Finanzteams können Ausgaben- und Zahlungsdaten für abgewickelte Transaktionen aus der Export-App exportieren und diese Daten dann zu Buchhaltungszwecken verwenden, indem sie sie mit externen ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware teilen.
Damit das Finanzteam eine Buchhaltungsexportvorlage aus der Export-App auswählen und verwenden kann, ist es erforderlich, dass ein Payhawk-Administrator sie zuerst im jeweiligen Payhawk-Konto aktiviert.
Wenn Sie bereits Excel- oder CSV-Vorlagen angepasst haben, könnten einige der Funktionen der vordefinierten Buchhaltungsvorlagen nicht verfügbar sein.
Aktivieren von Buchhaltungsexportvorlagen
So aktivieren Sie die gewünschte Buchhaltungsexportvorlage:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Registerkarte Vorlagen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Vorlage hinzufügen.
Wählen Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld das gewünschte Vorlagenformat aus, indem Sie auf die Schaltfläche Dieses verwenden klicken.
Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
Sobald Sie die Auswahl bestätigt haben, wird die Buchhaltungsvorlage zur Vorlagenliste unter Einstellungen > Exporte > Vorlagen > im Abschnitt AKTIV hinzugefügt.
Zuordnung von Konten für Buchhaltungsexportvorlagen
Um die Buchhaltungsdaten aus der gewählten Exportvorlage für das von Ihnen verwendete externe ERP-System bzw. die Buchhaltungssoftware freizugeben, müssen Sie die externen ID-Werte eingeben, damit sich die Konten der beiden Systeme einander zuordnen lassen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Einstellungen > Exporte > Kontozuordnung.
Geben Sie für die aufgelisteten Payhawk-Ausgabentypen, Fondskonten, bestimmten Konten und Entitätsnamen die entsprechenden externen IDs ein.
Füllen Sie unter Benutzerdefinierte Zuordnung alle benutzerdefinierten Felder aus, die Sie in Payhawk erstellt haben und die mit der Buchhaltungsvorlage exportiert werden sollen. Über die Schaltfläche + Hinzufügen können Sie weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
Klicken Sie anschließend auf Änderungen speichern, damit die Zuordnungsdaten in die Vorlage übernommen werden können.
Archivieren von Buchhaltungsexportvorlagen
Wenn Sie eine Buchhaltungsvorlage nicht mehr benötigen, können Sie diese archivieren.
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Registerkarte Vorlagen > AKTIV.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten der Buchhaltungsvorlage, die Sie archivieren möchten, und wählen Sie die Option Archivieren.
Dadurch wird die archivierte Vorlage unter Einstellungen > Exporte > Vorlagen > in den Abschnitt ARCHIVIERT verschoben.
Alternativ:
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Vorlagen.
Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts und wählen Sie Archivieren.
Wiederherstellen von Buchhaltungsexportvorlagen
Auch wenn Sie eine Buchhaltungsvorlage archiviert haben, können Sie den aktiven Zustand wiederherstellen, um sie erneut zu verwenden:
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Vorlagen > Abschnitt ARCHIVIERT.
Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten der Buchhaltungsvorlage, die Sie aktivieren möchten, und wählen Sie die Option Wiederherstellen.
Dadurch wird die wiederhergestellte Vorlage unter Einstellungen > Exporte > Vorlagen > in den Abschnitt ARCHIVIERT verschoben.
Buchhaltungsvorlagen umbenennen
So benennen Sie eine Buchhaltungsvorlage um:
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Vorlagen.
Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts und wählen Sie Umbenennen.
In dem sich öffnenden Dialogfeld aktualisieren Sie den Namen ein und klicken auf Umbenennen.
Buchhaltungsvorlagen löschen
Wenn Sie eine Buchhaltungsvorlage für den geplanten Export löschen möchten, dann müssen Sie eine andere Vorlage für den geplanten Export konfigurieren.
So entfernen Sie eine Buchhaltungsvorlage endgültig:
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Vorlagen.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der gewünschten Vorlage und wählen Sie die Option Löschen.
Aktivieren Sie im sich öffnenden Dialogfeld das Bestätigungskästchen und klicken Sie auf Vorlage löschen.
Alternativ:
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Vorlagen.
Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts und wählen Sie Löschen.
Aktivieren Sie im folgenden Dialogfeld das Bestätigungskästchen und klicken Sie auf Vorlage löschen.
Veröffentlichen und Aktivieren der Vorlagen
Bevor die Payhawk-Buchhalter in Ihrem Unternehmen mit der Verwendung von Buchhaltungsvorlagen beginnen können, müssen Sie diese veröffentlichen, damit ihre neueste Version in der Export-App verwendet werden kann.
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Vorlagen.
Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage veröffentlichen. Es wird eine Bestätigung angezeigt.
Verlauf der Vorlagenaktualisierungen anzeigen
Alle Änderungen, die Payhawk-Administratoren an einer Buchhaltungsvorlage vornehmen, können im Verlaufsprotokoll dieser Vorlage eingesehen werden.
Gehen Sie zu Einstellungen > Exporte > Vorlagen.
Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts und wählen Sie Verlauf anzeigen. Dadurch öffnet sich das Dialogfeld mit dem Vorlagenverlauf.
Von hier aus können Sie eine frühere Version wiederherstellen oder eine frühere Version duplizieren und diese als neue Vorlage festlegen.
Wiederherstellung früherer Vorlagenversionen
Klicken Sie im Dialogfeld, das den Verlauf der Vorlagen anzeigt, auf das Drei-Punkte-Menü neben der Version, die Sie wiederherstellen möchten, und wählen Sie die Option Diese Version wiederherstellen. Dadurch wird die aktuelle Version aktualisiert und im Verlaufsprotokoll wird die Aktion angezeigt.
Buchhaltungsvorlagen duplizieren
Es besteht die Möglichkeit, eine vorhandene Buchhaltungsvorlage zu verwenden und darauf eine weitere aufzubauen. In solchen Fällen können Sie die vorhandene Vorlage duplizieren.
Klicken Sie im Dialogfeld, das den Verlauf der Vorlagen anzeigt, auf das Drei-Punkte-Menü neben der Version, die Sie duplizieren möchten, und wählen Sie die Option Als neue Vorlage duplizieren. Dadurch wird die aktuelle Version zur Liste der aktiven Vorlagen hinzugefügt.
