Para crear una compra en Payhawk, tienes que rellenar la información sobre los artículos deseados, añadir cualquier detalle de compra que tus administradores de Payhawk soliciten y presentar la compra.
La información mínima que tienes que proporcionar al crear una compra en Payhawk es la siguiente:
Descripción de los bienes o servicios solicitados.
Número de unidades que solicitas comprar.
Moneda de la compra.
El importe neto por unidad de los bienes solicitados o el precio total neto de los servicios solicitados.
Si es necesaria una revisión, la compra pasará a la pestaña Revisar, donde esperará la revisión del equipo de Adquisiciones. Si no es necesaria, entonces pasará directamente a la pestaña Aprobar, a la espera de la aprobación de los aprobadores designados en función de los flujos de aprobación predefinidos de la empresa.
Especificaciones
Puedes añadir descuentos, intercambios, devoluciones y similares incluyendo artículos con precios unitarios negativos en tu compra.
No es necesario que incluyas un proveedor en tu compra para que se revise o apruebe. Sin embargo, para que Payhawk vincule tu compra con los gastos relacionados basándose en las facturas cargadas, será necesario que añadas los datos del proveedor.
Crear compras
Para crear una compra desde el portal web de Payhawk:
Ve a Compras. Haz clic en el botón + Nuevo.
En el cuadro de diálogo que se abre:
En el campo Nota, describe el propósito de la compra.
(Opcional) En el campo Proveedor, escribe el nombre del proveedor de los artículos que solicitas.
Se necesitará un proveedor para que Payhawk vincule la compra y los gastos relacionados. Además, el nombre del proveedor se utilizará como nombre de la compra.
(Opcional) En el campo Recurrencia, en el menú desplegable, elige si la compra se repetirá durante un período determinado o no, y completa la duración.
(Opcional) En el campo Adjuntar un documento, carga un documento para tu compra, por ejemplo, el presupuesto del proveedor.
Haz clic en Continuar.
Añadir artículos y detalles de la compra
Después de haber creado tu compra, ve a la pestaña Presentar y selecciónala para rellenar los detalles de la compra, como la información de los artículos que desees y los campos obligatorios de la compra.
Basado en la configuración de los campos de compra establecida por los administradores de Payhawk en tu empresa, el sistema OCR de Payhawk intentará extraer automáticamente los datos de compra de un documento que pueda haber sido adjuntado. Este documento puede ser una cotización de tu proveedor, una captura de pantalla de un carrito de compras, etc. Payhawk analizará los artículos y completará detalles como cantidades y precios unitarios.
Los campos del artículo de compra se completarán automáticamente según la estrategia activa de sugerencia de campos, si está activada.
Los datos que se extraigan correctamente se marcarán con una estrella.
Para añadir la información sobre los artículos deseados y los datos obligatorios requeridos, si los hay:
Ve a la pestaña Compras > Presentar y selecciona la compra.
En Artículos, revisa los datos de compra extraídos automáticamente.
Añade la información que falte según sea necesario, como la descripción de los artículos. Las cantidades y los precios unitarios son opcionales.
Haz clic en Presentar.