Ahora puede clasificar y organizar de forma eficaz los gastos de su empresa al aplicar los filtros y atributos de gastos disponibles, agrupados en categorías.
Los filtros le permiten agrupar los gastos de la empresa en función de la información de los gastos, como una categoría de gastos o proveedores, o según criterios como quién creó el gasto, si está revisado o no, quién lo aprobó, etc.
Beneficios
Los filtros de los gastos se pueden agregar, lo que le permite personalizar y ajustar mejor los resultados, y comprender mejor el ciclo de vida de sus gastos. Por ejemplo, al aplicar los atributos del filtro Estado de aprobación, puede filtrar los gastos pendientes de aprobación, devueltos o aún no presentados, y recordar a los empleados que deben realizar la gestión correspondiente.
Al utilizar los filtros de gastos y guardar las vistas de gastos filtradas puede ahorrar tiempo y esfuerzo, lo que le permite a su equipo de finanzas realizar un seguimiento y trabajar en sus tareas de forma inteligente y transparente. Por ejemplo, distintos contables pueden realizar el seguimiento de diferentes categorías de gastos.
Puede realizar operaciones de gastos en bloque sobre los gastos filtrados. Por ejemplo, puede filtrar los gastos que no superen un importe determinado, seleccionarlos y pegarlos en bloque. También puede descargar los gastos filtrados según los criterios que se requieran.
Particularidades
Los filtros de gastos, como Período de servicio y Número de documento entre otros, solo estarán disponibles después de que haya habilitado los respectivos campos de gastos desde la aplicación Configuración.
Se puede aplicar el filtro de gastos Fecha de vencimiento para mostrar los gastos programados para el pago si se han habilitado los pagos programados para su empresa.
Para un mejor seguimiento y visibilidad, puede utilizar diferentes filtros de Exportar y combinarlos para ordenar sus gastos y pagos, por ejemplo, por el estado de exportación, la persona que los exportó, la fecha de exportación, el sistema ERP al que se han exportado, su ID de gasto y pago externo, etc.
También puede filtrar sus gastos en función de la aprobación pendiente para un paso del flujo de trabajo de aprobación (por ejemplo, aprobación del jefe de equipo) y en función de un aprobador (por ejemplo, Jacob Jones).
Buscar en los gastos
Puede buscar en los gastos de su empresa por:
Datos generales: título del gasto, nombre del empleado, nota, número de documento.
Datos de los campos de gastos: categoría, nombre del tipo impositivo, código del tipo impositivo, campos personalizados.
Datos del proveedor: nombre del proveedor, CIF del proveedor.
Datos de moneda e importe: moneda pagada, importe neto, importe total, importe base total.
Para buscar un gasto específico:
En el portal web Payhawk, vaya a Gastos.
Haga clic en el icono Buscar. En el campo de entrada, seleccione los criterios de búsqueda deseados.
La opción de búsqueda se aplica a los gastos de la pestaña de gastos abierta en ese momento. Para buscar en todos los gastos, asegúrese de que ha abierto la pestaña Todo.
Aplicación de filtros a gastos y pagos
Para ordenar los gastos de su empresa en función de uno o varios criterios específicos:
En el portal web Payhawk, vaya a Gastos.
Haga clic en + Añadir filtro.
En el menú desplegable, seleccione el atributo por el que desea filtrar sus gastos. Para este ejemplo, elija Estado de aprobación.
En el menú desplegable, seleccione los criterios de filtro que se van a aplicar al estado de aprobación de un gasto.
Por ejemplo, compruebe las opciones No enviado y Aprobación pendiente.
Como resultado, No enviado filtrará todos los gastos que no han sido enviados por los empleados. Aprobación pendiente filtrará todos los gastos que han sido enviados y están a la espera de aprobación.
Haga clic en Hecho.
Una vez que haya filtrado los gastos de la empresa en función de los criterios de gasto deseados, puede guardar la vista filtrada para acceder a ella rápidamente más adelante cuando la necesite.