Ahora puede reenviar directamente un documento de gastos pagados o no pagados, que haya recibido por correo electrónico, a las direcciones de correo electrónico paid@payhawk.me o unpaid@payhawk.me del Buzón de recibos.
Para encontrar respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre el uso del buzón de recibos de Payhawk, consulte las Preguntas frecuentes sobre el Buzón de recibos.
Ventajas
Ahorre tiempo y esfuerzo agilizando el proceso de aprobación de gastos con solo un par de clics.
Evite la tediosa y pesada descarga manual de los documentos de pago y su carga en su cuenta personal de Payhawk, adjuntándolos al gasto realizado.
Detalles
Por motivos de seguridad, el Buzón de recibos acepta correos electrónicos que se envían únicamente desde las direcciones de correo de los usuarios de Payhawk. Por lo tanto, asegúrese de reenviar el correo electrónico con el documento de pago desde la dirección de correo electrónico que haya utilizado para crear su cuenta personal de Payhawk.
El Buzón de recibos puede procesar hasta 10 imágenes o documentos PDF enviados por correo electrónico como archivos adjuntos.
Si no hay archivos adjuntos, Payhawk analizará automáticamente el cuerpo del correo electrónico y creará un documento para usted, por ejemplo, para sus recibos de Uber.
Ubicación del Buzón de recibos
Para buscar y copiar la dirección de correo electrónico del Buzón de recibos que necesita del portal web de Payhawk, pase el ratón por encima del avatar de su perfil personal y, en el cuadro de diálogo, seleccione Buzón de recibos.
Para buscar y copiar la dirección de correo electrónico del Buzón de recibos que necesita de la aplicación móvil de Payhawk, haga clic en el avatar de su perfil personal y, en el cuadro de diálogo, seleccione Buzón de recibos.
Envío de los documentos de pago de los gastos pagados
Para enviar una factura ya pagada a un gasto de tarjeta existente, reenvíe la factura recibida a paid@payhawk.me. Payhawk comparará automáticamente el documento con el gasto existente. Solo tendrá que enviar el gasto.
Envío de los documentos de pago de los gastos impagados
Para enviar un documento de gasto por un importe pendiente, reenvíe la factura a unpaid@payhawk.me. A partir de la dirección de correo electrónico del remitente, Payhawk reconocerá la entidad y el empleado y creará un nuevo gasto por transferencia bancaria en el sistema. El algoritmo de extracción de datos con OCR integrado extraerá y rellenará automáticamente los datos del gasto. Una vez revisado, se podrá proceder al pago del gasto por parte de las personas autorizadas en su empresa.
Verificación de la correcta tramitación de los documentos de pago
Por cada documento de gasto que envíe al Buzón de recibos, Payhawk le enviará automáticamente un correo electrónico de verificación en el mismo hilo para que tenga contexto e información sobre el estado del envío del documento.
Si no recibe las notificaciones en el hilo, compruebe que el modo de conversación de su cliente de correo electrónico está activado. Para obtener más información, consulte las guías de configuración de Gmail o Outlook 365.
Si el documento de gasto se ha emparejado correctamente con un gasto pagado, Payhawk le enviará un correo electrónico de confirmación positiva en el hilo. Para ver los detalles del gasto, haga clic en el enlace Ver gasto del correo electrónico. También recibirá una notificación en la Bandeja de entrada de su cuenta de Payhawk situada en la pestaña Todo.
Si el documento de gasto ha creado correctamente un nuevo gasto por transferencia bancaria, Payhawk le enviará un correo electrónico de confirmación positiva en el hilo. Para ver los detalles del gasto, haga clic en el enlace Ver gasto del correo electrónico. También recibirá una notificación en la Bandeja de entrada de su cuenta de Payhawk situada en la pestaña Todo.
Si el documento de gasto no se ha emparejado correctamente con un gasto pagado o, en el caso de la gestión de varias entidades, no se reconoce la entidad, Payhawk le enviará un correo electrónico en el hilo. Haga clic en el enlace Ir a su bandeja de entrada que encontrará dentro para ir a la pestaña Pendiente de la Bandeja de entrada de su cuenta de Payhawk y adjunte el documento de gasto.
Si por algún motivo Payhawk no puede procesar el documento de gasto, recibirá un mensaje del sistema con una explicación cuya plantilla variará en función del cliente de correo electrónico que esté utilizando.
Entre los posibles motivos del error de procesamiento se encuentran las comprobaciones de seguridad fallidas del correo electrónico del remitente o el hecho de superar el número máximo permitido de 10 documentos de gastos adjuntos. Debe ponerse en contacto con los administradores de Payhawk o solucionar el problema y volver a enviar el documento de gasto.
En los pocos casos en los que Payhawk o un empleado hayan emparejado el documento con un gasto o entidad erróneos, puede mover el gasto cambiando a la aplicación Gastos y utilizando la función Mover a otro gasto.
Visualización del historial de solicitudes del buzón
Para asegurarse de que todos los documentos de pago enviados se gestionan correctamente, filtre los correos electrónicos de la bandeja de entrada en función del atributo Solicitudes de buzón.
