Payhawk facilita la integración directa con los servicios en la nube de DATEV mediante el uso de Rechnungsdatenservice 1.0, lo que permite exportar fácilmente los gastos a DATEV Unternehmen Online (DUO).
La integración entre Payhawk y DUO te permite disfrutar de un control total de los datos que se intercambian entre los dos sistemas.
El siguiente diagrama muestra todos los datos que comparten DUO y Payhawk.
Para obtener más información, consulta los siguientes artículos sobre:
Envío de pagos a DUO
Por razones contables, Payhawk solo exporta transacciones liquidadas. Esto significa que, si un pago ha sido autorizado pero aún no ha sido liquidado, Payhawk no lo exportará a DUO.
Cuando se liquida una transacción, la fecha correspondiente y su importe se exportan automáticamente a la cuenta bancaria de Payhawk en DUO en forma de línea en el extracto bancario.
Para obtener más información, consulta el artículo sobre exportación de gastos y pagos a DUO.
Enviar depósitos a DUO
A la hora de exportar depósitos a DUO, Payhawk crea dos importaciones del libro mayor con signos opuestos:
Transacción de signo positivo (+)
[Débito] Número de cuenta correspondiente al código de cuenta del saldo.
[Crédito] Número de cuenta del socio comercial correspondiente al código de cuenta del proveedor predeterminado.
Transacción de signo negativo (-)
[Crédito] Número de cuenta correspondiente al código de cuenta de efectivo en tránsito.
[Débito] Número de cuenta del socio comercial correspondiente al código de cuenta del proveedor predeterminado.
En ambas transacciones, el Número de cuenta del socio comercial (Gegenkonto) es el código de cuenta del proveedor predeterminado, que no has configurado en el asistente de conexión Payhawk-DATEV. Para tener un número de cuenta en la columna Gegenkonto, desconecta y vuelve a conectar tu integración DATEV y proporciona un código de cuenta de proveedor predeterminado.
Transmitir gastos a DUO
Cuando un gasto se marca como revisado con la opción Marcar como revisado, Payhawk lo exporta a DUO.
Esto se aplicará a los siguientes gastos específicos:
Las contabilizaciones de gastos se abonan la cuenta colectiva de proveedores y se cargan en la cuenta del libro mayor, mientras que las contabilizaciones de pagos se abonan la cuenta bancaria de Payhawk y se cargan en la cuenta colectiva de proveedores.
Por lo tanto, las contabilizaciones de gastos aparecen como importes positivos y las contabilizaciones de pagos como importes negativos en DUO.
El documento de gastos se adjuntará únicamente a la contabilización de gastos.
Las contabilizaciones de gastos y pagos se asignan en función del número de referencia del documento de gastos.
Cuando las facturas impagadas se marcan como pagadas o se pagan directamente a través de Payhawk y se actualizan automáticamente como facturas pagadas si Payhawk consigue hacerlas coincidir con un pago en DUO.
Para obtener más información, consulta el artículo sobre exportar gastos y pagos a DUO.
Vincular facturas con pagos
Cuando se exporta una factura de compra desde Payhawk a DUO y el gasto ha sido pagado a través de Payhawk, Payhawk crea y exporta automáticamente el asiento del pago y lo vincula al gasto por medio del número del gasto y el nombre del proveedor.
Tipos de gastos exportados a DUO
Actualmente, Payhawk admite la exportación de los siguientes tipos de gastos a DUO:
Gastos con tarjeta
Transferencias bancarias
Fondos de la empresa
Gastos reembolsables
Dietas
Kilometraje
Los gastos con tarjetas y transferencias bancarias se exportarán asociados al nombre del proveedor de la factura. Sin embargo, si el gasto se carga en Payhawk como gasto reembolsable (reembolso, dietas, kilometraje), el sistema intentará encontrar el nombre del empleado y exportarlo asociado al empleado que lo ha remitido a Payhawk.
Si Payhawk no puede encontrar el nombre de dicho empleado, el sistema intentará exportar el gasto reembolsable asociado al nombre del proveedor.
Si falta el nombre del proveedor, el sistema exportará finalmente el gasto reembolsable asociado a la cuenta del socio comercial predeterminado en DUO.
Campos de datos exportados a DUO
Payhawk exporta los siguientes campos de datos a DUO:
Categoría : asignada al plan de cuentas de DUO.
Número de documento
Prefijo del número de documento: este campo opcional te permite proporcionar un prefijo a todos los gastos realizados a través de Payhawk y visualizarlos fácilmente para su exportación a DUO.
Fecha del documento
Periodo de servicio: cuando el Administrador cambia la fecha del periodo de servicio en Payhawk, se sobreescribe la fecha del Documento del gasto contabilizado en el sistema ERP.
Fecha de vencimiento: Payhawk exporta la fecha de vencimiento en todos los gastos bancarios. Cuando esta no aparece indicada, se utiliza como fecha de vencimiento la fecha del gasto.
Nota: La nota del titular de la tarjeta en la que explica el gasto aparece en el campo Descripción del gasto en DUO.
Imagen del documento
Importe : el importe total del gasto menos el tipo impositivo.
Moneda
Tipo de IVA: el tipo impositivo proporcionado por DUO.
Categorías de seguimiento: Payhawk importa dimensiones DUO y permite utilizarlas como campos de gasto.
Tarifas: cuando haya una tarifa en la transacción, dicha tarifa creará durante la conexión al sistema ERP una entrada independiente en el diario de pagos en la cuenta correspondiente.