Las compras (órdenes de compra) son documentos comerciales emitidos por tu empresa (como comprador) de bienes o servicios a un proveedor (como vendedor).
En la mayoría de los casos, las compras indican el tipo, la cantidad y el precio acordado para los productos o servicios que el proveedor suministrará a la empresa. Además, una orden de compra tendrá un número de orden de compra único que se espera que el proveedor añada a la eventual factura que recibas.
Tipos de compras
En el sistema de Payhawk, los empleados que pueden crear solicitudes de compra se denominan solicitantes. Como solicitante, puedes crear:
Compras únicas: compras para un conjunto específico de entregas que se necesitan por el momento. Cuando los bienes o servicios se entreguen, la orden de compra se cerrará.
Compras recurrentes: las compras de bienes o servicios que tu empresa necesita de forma periódica, por ejemplo, cada mes.
Notas sobre compras
Los administradores de Payhawk de tu empresa pueden haber definido ajustes para las compras que afecten a tu proceso como solicitante:
No todos los empleados de tu empresa pueden enviar solicitudes de compras.
Algunas de las entregas pueden requerir una nota de entrega y albarán.
El reglamento para discrepancias se define para abordar situaciones en las que la factura del proveedor supera el importe de la compra o en las que la cantidad de artículos recibida difiere de lo que se pidió. En tales casos, las personas autorizadas dentro de la empresa pueden solicitar información adicional para resolver el problema.
Etapas y procesos de compra
Cada compra en Payhawk progresa a través de varias etapas, gestionadas por empleados o perfiles autorizados dentro de tu empresa. Estas etapas están definidas por los flujos de aprobación configurados por los administradores de Payhawk de tu empresa; por ejemplo, se puede configurar que las compras no pasen por un proceso de revisión o aprobación.
El ciclo de vida completo de la compra incluye:
Presentación de la compra (acción realizada por el solicitante desde la pestaña Presentar).
Revisión de la compra (un paso opcional; si se incluye en el flujo de aprobación, esta acción la realizan los revisores asignados desde la pestaña Revisar).
Aprobación de la compra (acción realizada por los aprobadores asignados desde la pestaña Aprobar). Una vez aprobada la compra, se puede enviar al proveedor, solicitando la entrega de bienes o servicios.
Añadir notas de entrega y albaranes a la compra (esta acción la pueden realizar todos los empleados con acceso a la compra desde la pestaña Recibir o Facturar).
Añadir facturas a la compra (esta acción pueden realizarla todos los empleados con acceso a la compra desde la pestaña Recibir o Facturar).
Pago de facturas (realizado por los empleados o roles autorizados de la empresa).
Cierre de compras (acción realizada por los administradores de Payhawk desde la pestaña Cerrar).
Los contables y administradores de Payhawk, así como los revisores de las compras asignados, pueden acceder a todas las compras.
Para obtener información detallada sobre las etapas de las compras, las acciones disponibles, los perfiles y las responsabilidades, consulta el resumen de compras para contables.
Correspondencia de las partidas de las órdenes de compra con facturas y líneas de facturas diferentes
Cuando creas solicitudes de órdenes de compra, añades los bienes o servicios que solicitas como partidas de la orden de compra y especificas sus precios unitarios netos. Luego, creas los gastos relacionados con esa orden de compra y añades los documentos de gasto.
Si tienes una orden de compra con una sola partida, Payhawk hará coincidir automáticamente la factura vinculada a ella.
Si tienes una orden de compra con una sola partida y una factura con dos líneas o más, Payhawk hará coincidir automáticamente la factura con la orden de compra.
Si tienes una orden de compra con dos partidas o más y una factura con una sola línea, tendrás que seleccionar qué artículo de la orden de compra quieres que coincida.
Si tienes una orden de compra y una factura con un número igual de partidas, tendrás que dividir la factura en artículos. Puedes usar la acción rápida Dividir en [número] partidas para hacer coincidir automáticamente los artículos correspondientes de la orden de compra y la factura, y añadir los importes y categorizaciones de los artículos de la factura.
Si tienes una orden de compra y una factura con un número diferente de partidas, tendrás que hacer que los artículos de la orden de compra coincidan con las respectivas líneas de la factura de forma manual.
