Las órdenes de compra son documentos comerciales emitidos por tu empresa (como comprador) de bienes o servicios a un proveedor (como vendedor).
En la mayoría de los casos, las órdenes de compra indican el tipo, la cantidad y el precio acordado para los productos o servicios que el proveedor suministrará a la empresa. Además, una orden de compra tendrá un número de orden de compra único que se espera que el proveedor añada a la eventual factura que recibas.
Tipos de órdenes de compra
En el sistema de Payhawk, los empleados que pueden crear solicitudes de compra se denominan solicitantes. Como solicitante, puedes crear:
Órdenes de compra únicas: órdenes de compra para un conjunto específico de entregas que se necesitan por el momento. Cuando los bienes o servicios se entreguen, la orden de compra se cerrará.
Órdenes de compra recurrentes: las órdenes de compra de bienes o servicios que tu empresa necesita de forma periódica, por ejemplo, cada mes.
Notas sobre las órdenes de compra
Los administradores de Payhawk de tu empresa pueden haber definido ajustes de las órdenes de compra que afecten a tu proceso como solicitante:
No todos los empleados de tu empresa pueden enviar solicitudes de órdenes de compra.
Algunas de las entregas pueden requerir una nota de entrega y albarán.
El reglamento para discrepancias se define para abordar situaciones en las que la factura del proveedor supera el importe de la orden de compra o en las que la cantidad de artículos recibida difiere de lo que se pidió. En tales casos, las personas autorizadas dentro de la empresa pueden solicitar información adicional para resolver el problema.
Ciclo de vida de las órdenes de compra para los empleados
Cada orden de compra en Payhawk pasa por diferentes etapas. Para crear una orden de compra, los empleados envían primero una solicitud de orden de compra que debe ser aprobada de acuerdo con los flujos de aprobación predefinidos en la empresa. Cuando la solicitud de compra se ha aprobado, la orden de compra se crea automáticamente y puede enviarse al proveedor, solicitando la entrega de bienes o servicios.
Los administradores de Payhawk pueden configurar cada paso del ciclo de vida de la orden de compra de la empresa y las personas de la misma pueden tener asignados diversos perfiles. Por ejemplo, es posible que las órdenes de compra no tengan que pasar por un proceso de aprobación.
Para obtener más información sobre los detalles del ciclo de vida de las órdenes de compra y qué acciones están disponibles en cada pestaña, consulta el artículo de resumen sobre órdenes de compra para contables.
Correspondencia de las partidas de las órdenes de compra con facturas y líneas de facturas diferentes
Cuando creas solicitudes de órdenes de compra, añades los bienes o servicios que solicitas como partidas de la orden de compra y especificas sus precios unitarios netos. Luego, creas los gastos relacionados con esa orden de compra y añades los documentos de gasto.
Si tienes una orden de compra con una sola partida, Payhawk hará coincidir automáticamente la factura vinculada a ella.
Si tienes una orden de compra con una sola partida y una factura con dos líneas o más, Payhawk hará coincidir automáticamente la factura con la orden de compra.
Si tienes una orden de compra con dos partidas o más y una factura con una sola línea, tendrás que seleccionar qué artículo de la orden de compra quieres que coincida.
Si tienes una orden de compra y una factura con un número igual de partidas, tendrás que dividir la factura en artículos. Puedes usar la acción rápida Dividir en [número] partidas para hacer coincidir automáticamente los artículos correspondientes de la orden de compra y la factura, y añadir los importes y categorizaciones de los artículos de la factura.
Si tienes una orden de compra y una factura con un número diferente de partidas, tendrás que hacer que los artículos de la orden de compra coincidan con las respectivas líneas de la factura de forma manual.
