Las órdenes de compra (OC) son una parte fundamental del proceso integral de las cuentas a pagar de una empresa y ayudan a las empresas a ofrecer transparencia a la hora de gestionar sus recursos y relaciones con los proveedores.
Las órdenes de compra son documentos comerciales emitidos por la empresa (como comprador) de bienes o servicios a un proveedor (como vendedor). Por lo general, las órdenes de compra indican el tipo, la cantidad y el precio acordado para los productos o servicios que el proveedor suministrará a la empresa. Además, una orden de compra tendrá un número de OC único que se espera que el proveedor añada a la eventual factura que recibas.
Antes de crear una orden de compra en Payhawk, los empleados envían una solicitud de compra que se aprobará de acuerdo con los flujos de trabajo de aprobación predefinidos en la empresa. Una vez aprobada la solicitud de compra, la orden de compra se crea automáticamente y se puede enviar al proveedor, solicitando la entrega de bienes o servicios.
Cotejo de las órdenes de compra con los recibos y las facturas antes del pago
Las órdenes de compra de bienes requieren un justificante de entrega en forma de Nota de entrega y albarán (GRN). A continuación, el proveedor envía una factura al comprador solicitando el pago de los bienes o servicios entregados. La factura se vincula automáticamente a la orden de compra extrayendo su número de la factura mediante la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk.
Como resultado, Payhawk realiza automáticamente un proceso contable de triple conciliación, lo que significa que el sistema coteja la cantidad entre la orden de compra y la nota de entrega y albarán, y luego el importe neto de la orden de compra y la factura del proveedor antes de que se ejecute el pago.
Las órdenes de compra que no requieren una GRN (nota de entrega y albarán) activan un proceso contable de doble conciliación. El sistema Payhawk coteja automáticamente el importe neto en la orden de compra con la factura del proveedor.
Dependiendo de la política interna de la empresa, puede que la organización requiera notas de entrega y albaranes de las órdenes de compra tanto para bienes como para servicios.
Permisos
En el sistema de Payhawk, los empleados que pueden crear solicitudes de compra se denominan solicitantes. Los solicitantes también pueden eliminar las solicitudes de compra antes de enviarlas para su aprobación, enviarlas para su aprobación y cargar notas de entrega y albaranes en las órdenes de compra.
Todos los empleados pueden cargar y vincular las facturas con las órdenes de compra y enviar el gasto para su aprobación.
La configuración de la convención numérica, las reglas de discrepancia, las aprobaciones de las solicitudes de compra, los flujos de trabajo de aprobación de pagos y las categorías de gastos que requieren notas de entrega y albaranes, la realizan los administradores de Payhawk.
Creación de solicitudes de compra
Para crear solicitudes de compra en Payhawk, tienes que facilitar los siguientes datos:
Descripción de los bienes o servicios solicitados.
Número de unidades que solicitas comprar.
La moneda y el importe neto por unidad de los bienes solicitados o el precio total neto de los servicios solicitados.
Puedes crear una solicitud de compra sin un proveedor, pero tendrás que indicarlo antes de la aprobación del documento, ya que el nombre del proveedor se utilizará como nombre de la propia orden de compra una vez creada.
Eliminación de solicitudes de compra
En Payhawk, puedes eliminar la solicitud de compra antes de enviarla para su aprobación.
Envío de solicitudes de compra para su aprobación
Después de crearla, puedes enviar la solicitud de compra para su aprobación. Los aprobadores están definidos previamente por los administradores de Payhawk y recibirán la solicitud en su Bandeja de entrada.
Los aprobadores pueden aprobar la solicitud de compra, devolvértela para obtener datos adicionales o rechazarla y eliminarla por completo.
Cargar notas de entrega y albaranes
Si tu orden de compra está configurada para que solicite una nota de entrega y albarán por los artículos que has solicitado, podrás cargar la nota de entrega y albarán por su entrega total o parcial.
Carga de facturas
Cuando el proveedor emite una factura por los artículos o servicios correspondientes, puedes cargarla para que el equipo financiero liquide y concilie el pago posteriormente.
Si el número de la orden de compra está incluido en la factura, Payhawk lo extraerá automáticamente y lo vinculará a la factura.