Como parte del proceso de confirmación de detalles de gastos, los usuarios autorizados de tu empresa pueden programar pagos de facturas para su fecha de vencimiento, fijar pagos de facturas y gastos reembolsables para una fecha concreta, o procesarlos inmediatamente tras la autorización.
Un administrador de Payhawk en tu empresa puede configurar que el método de pago predeterminada para pagos de facturas sea inmediato o en la fecha de vencimiento del gasto. Esta configuración predeterminada se mostrará en el campo Ejecución del pago.
Por defecto, los pagos reembolsables se ejecutan inmediatamente tras la autorización. Para definir otro método de ejecución predeterminado, consulta el artículo sobre configuración de reembolsos.
Hora de ejecución de pagos programados
Los pagos programados se ejecutarán a las 11:00 horas (CET) en la fecha establecida.
Programación de pago de una factura o reembolso
Puedes programar el pago de una factura o un gasto reembolsable, como kilometraje o dietas, para que se pague por transferencia bancaria de la siguiente manera:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Gastos > Confirmar detalles.
Haz clic en el gasto que quieras seleccionar.
En el menú desplegable Método de ejecución de pago, programa el pago utilizando cualquiera de las siguientes opciones:
Pagar ahora: al seleccionar esta opción, el pago del gasto se realizará inmediatamente después de que lo autoricen los usuarios definidos por los flujos de aprobación de tu empresa.
(Solo pagos de facturas) Fecha de vencimiento: al seleccionar esta opción, el pago del gasto se ejecutará en su fecha de vencimiento, que es detectada y completada automáticamente por el sistema OCR de Payhawk.
Ten en cuenta que las fechas de vencimiento solo se pueden establecer en el futuro. Si intentas programar un gasto para una fecha pasada, el sistema mostrará un error y la fecha de ejecución se establecerá en la fecha de hoy.
Fecha específica: al seleccionar esta opción, podrás elegir una fecha en el calendario en la que se ejecutará el pago del gasto.
Ten en cuenta que las fechas pasadas estarán deshabilitadas y solo podrás seleccionar una fecha específica en el futuro.
Cuando esté lista la confirmación de los detalles del gasto, haz clic en Confirmar detalles.
Como resultado, el gasto pasará a la pestaña Pagar > Autorizar para que las personas autorizadas de tu empresa puedan proceder con el pago o confirmarlo para programarlo.
Programación de pago de facturas y reembolsos en bloque
Puedes programar el pago de dos o más facturas o gastos reembolsables, como kilometraje o dietas, para que se paguen por transferencia bancaria de la siguiente manera:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Gastos > Pagar > Confirmar detalles.
Selecciona los gastos que te interesen marcando sus casillas de verificación.
En el menú desplegable Ejecución del pago, selecciona el método de ejecución del pago (Fecha de vencimiento para facturas y Pagar ahora o Fecha específica para facturas, kilometraje, dietas y otros gastos reembolsables).
(Solo para facturas) En el menú desplegable Referencia, selecciona la referencia que quieras para los pagos de facturas seleccionados que forman parte del pago en bloque (Número de documento, Fecha del documento o ambos combinados).
En el cuadro de diálogo que se abre a la derecha, haz clic en Confirmar.
Como resultado, todos los pagos programados pasarán a la pestaña Pagar > Autorizar para que las personas correspondientes de tu empresa los procesen.
Para más información sobre cómo reprogramar o pagar inmediatamente pagos programados de facturas y gastos reembolsables, consulta el artículo sobre gestión de pagos programados.