Con los nuevos flujos de aprobación de Payhawk, puedes crear y personalizar flujos de aprobación en función de los tipos de gastos, aprobadores y condiciones de aprobación que correspondan a los requisitos específicos de tu empresa. Al mismo tiempo, mantienes una visibilidad absoluta sobre cada paso y el responsable de equipo asignado.
También puedes definir tus fallbacks de flujos de aprobación para que el proceso de aprobación esté asegurado en casos excepcionales, por ejemplo, cuando un empleado sin jefe de equipo envía un gasto que requiere la aprobación de un jefe de equipo.
En Payhawk, puedes definir flujos de trabajo de aprobación para solicitudes y transacciones con tarjeta, reembolsos, facturas, órdenes de compra y mucho más.
Flujos de aprobación para tipos de gastos
Basándote en el ciclo de vida de los gastos en Payhawk, puedes personalizar los flujos de aprobación para las facturas, reembolsos y transacciones con tarjeta en tu empresa.
El ciclo de vida de los gastos de una factura, por ejemplo, comienza con su presentación. Después, se tienen que aprobar el gasto. El siguiente paso es que las personas autorizadas de la empresa revisen el gasto. A continuación, se confirman los detalles del pago y la fecha de ejecución del pago, se autoriza el pago y se abona el importe.
Para una factura, los pasos para los gastos son Enviar, Aprobar, Revisar y Pagar (Confirmar detalles y Autorizar).
Los gastos con tarjeta tienen los pasos Enviar, Aprobar y Revisar solo cuando ya han sido pagados.
Las dietas y los gastos de kilometraje incluyen el paso Reembolsar en lugar de Pagar, ya que el importe se devuelve al empleado.
Para más información, consulta el artículo sobre cómo configurar flujos de aprobación para los tipos de gastos.
Flujos de aprobación para órdenes de compra
Para crear una orden de compra en Payhawk, los empleados tienen primero que enviar una orden de compra o PO. Después, las personas autorizadas de la empresa aprueban su importe y otros detalles antes de que se pueda iniciar la entrega. A continuación, los empleados autorizados cargan las facturas y notas de entrega y albarán de los bienes o servicios entregados y se puede cerrar la orden de compra.
Las órdenes de compra a veces pueden tener discrepancias en cuanto al número de mercancías recibidas o el precio que fue aprobado y el que se factura. En estos casos, puedes permitir específicamente a determinados empleados que aprueben órdenes de compra con discrepancias.
El flujo de aprobación que puedes personalizar para las órdenes de compra incluye la configuración de varios pasos, roles o personas que pueden:
Aprobar solicitudes de compra.
Cargar facturas.
Aprobar transferencias bancarias para órdenes de compra cuando el importe de la orden de compra coincida con el importe facturado.
Aprobar transferencias bancarias para órdenes de compra cuando el importe de la orden de compra no coincida con el importe facturado.
Aprobar transferencias bancarias cuando se reciba la factura sin una orden de compra previa.
Flujos de aprobación para solicitudes de tarjetas
Cuando se permita, los empleados pueden enviar solicitudes de nuevas tarjetas. Puedes definir quién puede aprobar solicitudes de tarjetas y quién puede emitirlas.
