Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con los proveedores en Payhawk.
¿Cuáles son los requisitos previos para configurar la gestión de proveedores en Payhawk?
Antes de configurar la aplicación Proveedores, tienes que preparar y cargar una lista de tus proveedores actuales o conectarte a tu ERP para activar una sincronización.
¿Cómo puedo crear proveedores en Payhawk?
Los proveedores se pueden crear manualmente importando y exportando a través de la plataforma Payhawk, sincronizando entre los sistemas ERP y Payhawk, utilizando la aplicación Proveedores por parte de contables o administradores, o añadiendo nuevos proveedores al cargar gastos a través de la herramienta OCR de Payhawk.
¿Los empleados pueden crear nuevos proveedores en Payhawk?
No, solo pueden marcar a un proveedor como nuevo. Solo los administradores y contables pueden dar de alta nuevos proveedores en Payhawk.
¿Cuál es el propósito de la función de categorización de gastos de proveedores?
La función categorización de gastos de proveedores te permite definir valores para campos de gastos integrados y personalizados relacionados con los gastos vinculados a ese proveedor, garantizando una categorización coherente y precisa.
¿Puedo editar la categorización de gastos de un proveedor concreto?
Si, siempre puedes editar la categorización de gastos de un proveedor concreto.
¿Cómo archivo un proveedor en Payhawk?
Si ya no se necesita un proveedor o los datos son inexactos, puedes mover el proveedor a la pestaña Proveedores > Archivados.
¿Existen limitaciones para sincronizar los datos de los proveedores entre los sistemas ERP y Payhawk?
Sí. Actualmente, Payhawk no sincroniza los datos bancarios del proveedor desde el ERP. Los clientes tienen que añadir los datos bancarios en la aplicación Proveedores manualmente o al pagar a un proveedor a través de Payhawk.
¿Con qué frecuencia se produce la sincronización del proveedor con el ERP?
Los datos de los proveedores del ERP a Payhawk se sincronizan a diario. Los datos de los proveedores de Payhawk al ERP se sincronizan en tiempo real.
¿Se trata a los empleados como proveedores?
Sí. Al igual que en los sistemas ERP, cada empleado aparece como proveedor en la aplicación Proveedores.
¿Qué pasa si los detalles del pago al proveedor entre Payhawk y la factura no coinciden?
Aparecerá un mensaje de advertencia y la factura no se enviará al ERP hasta que la confirme un contable de Payhawk.
¿Cómo puedo añadir campos de proveedores?
Ve a Ajustes > Campos de proveedores > Campos adicionales. Para más información, consulta la sección sobre campos de proveedores.
¿Cómo puedo activar la categorización basada en proveedores?
Ve a Ajustes > Campos de gastos > Campos personalizados. Para cualquier campo personalizado, activa la opción de categorización de gastos por proveedor. A continuación, ve a la pestaña Proveedores > Categorización de gastos y verás el campo listo para ser rellenado con información por proveedor.
Para más información:
No quiero que todos los vendedores de nuestras transacciones con tarjeta estén incluidos en nuestra lista de proveedores. ¿Puedo excluirlos?
Sí, utilizando un proveedor «predeterminado».
Por ejemplo, un empleado paga con su tarjeta en KFC, pero tú prefieres excluir a KFC de la lista de proveedores de la empresa. Para gestionar esto, puedes elegir el proveedor «predeterminado» durante el proceso de revisión de la entrada de gastos.
Si aún no se ha creado dicho proveedor «predeterminado», crea una entrada de proveedor Predeterminado - Alimentación .
Si ya se ha creado ese proveedor «predeterminado», selecciónalo directamente.
Como resultado, la próxima vez que un empleado pague en la terminal de un punto de venta de KFC, el proveedor se buscará automáticamente como Predeterminado - Alimentación.
¿Por qué están archivados algunos de mis proveedores?
Los proveedores de gastos anteriores pueden aparecer archivados (en la pestaña Proveedores > Archivados) si no están presentes actualmente en la lista del ERP. Por eso no tienen un ID externo.
Ten en cuenta que todos los proveedores activos tienen un ID externo, mientras que los archivados normalmente no lo tienen. Si estableces un proveedor como inactivo en tu ERP, el proveedor se archivará en Payhawk durante la sincronización diaria. En este caso, tendrás un proveedor archivado con un ID externo rellenado.
La lógica detrás de este comportamiento es que durante la sincronización diaria, Payhawk observa los datos del ERP y si un proveedor está en el ERP, se sincronizará como activo. Sin embargo, si Payhawk reconoce un proveedor que se utilizó en gastos anteriores pero que actualmente no está incluido en el ERP, Payhawk lo dejará como archivado para que puedas desarchivar ese proveedor y establecerlo como activo.
¿Puedo tener varios nombres para el mismo número de identificación fiscal del proveedor?
No puedes tener proveedores duplicados, ni con el mismo nombre de proveedor ni con el mismo ID de proveedor.
¿Puedo tener varios números de IVA con el mismo nombre de proveedor, por ejemplo, Amazon con diferentes números de IVA para cada país?
No puedes tener nombres de proveedor duplicados. En este ejemplo concreto, puedes utilizar Amazon ES, Amazon DE, Amazon UK, etc. para tener nombres diferentes para las distintas entidades de proveedores.
¿Qué pasa si me desconecto de la integración con mi ERP?
Si has importado proveedores a través de una integración ERP y luego te has desconectado, los proveedores no se eliminarán.