Cuando pagas los gastos de empresa, especialmente a proveedores conocidos, la información de contacto y de pago suele rellenarse manualmente. Para automatizar y facilitar el proceso, Payhawk te permite cumplimentar la información del proveedor una vez, guardarla y aplicarla a los gastos que se vayan produciendo.
Beneficios
La solución de gestión de proveedores de Payhawk te ayuda a evitar la duplicación de información de proveedores en tus informes. Además, los datos de los proveedores se sincronizan con el sistema ERP o el software de contabilidad y están siempre actualizados.
Los datos de los proveedores se rellenan automáticamente. Esto ayuda a reducir errores en la información proporcionada y a mejorar la contabilidad con las categorías de gastos automatizadas basadas en el proveedor.
Puedes realizar un seguimiento fácil y rápido de los cambios en los datos de los proveedores y mantener una base de datos precisa, impulsando así el cumplimiento y minimizando el riesgo de fraude, con un registro de auditoría de los datos de los proveedores.
Casos prácticos de gestión de proveedores
En Payhawk, tanto tú, como contable de Payhawk, como los empleados y administradores de Payhawk podéis reutilizar la información de los proveedores durante la gestión de gastos en los siguientes casos:
Al presentar gastos, los empleados pueden reutilizar la información de los proveedores que han añadido previamente los contables o administradores de Payhawk.
Al pagar los gastos de la empresa, los contables y administradores de Payhawk pueden almacenar la información de pago asociada a un proveedor y reutilizarla.
La clasificación de gastos de tu empresa también puede ser impulsada por los proveedores. Es posible guardar los valores predeterminados para la categoría, el tipo de impuesto y otros campos personalizados que has determinado para cada proveedor, rellenando así la categoría de gasto cada vez que se crea un nuevo gasto con un proveedor determinado.
Los datos de los proveedores son importantes para los datos maestros de cualquier sistema ERP o software de contabilidad. Dichos datos son esenciales para el funcionamiento de tu empresa, ya que son la única fuente de información para todas tus operaciones. Con la aplicación Proveedores de Payhawk, puedes estar seguro de que tendrás información precisa y actualizada de los proveedores en todo momento.
En Payhawk, los datos de la aplicación Proveedores se sincronizan automáticamente con los sistemas ERP integrados. Esto significa que cualquier cambio que realices en tus proveedores en Payhawk o en el ERP se actualizará automáticamente, lo que garantiza que siempre tengadispondrás de la información más actualizada.
La solución de gestión de proveedores también puede servir como herramienta importante para prevenir el fraude. Al mantener todos los datos de pago a proveedores en un solo lugar, podrás identificar si los datos bancarios de una factura difieren de los guardados para el proveedor. Esto te permite comprobar si son correctos y evitar posibles fraudes.
Pantalla principal de Proveedores
En Payhawk, la información que has guardado sobre los proveedores de tu empresa se encuentra en la aplicación Proveedores.
La pestaña Proveedores > Activa muestra todos los proveedores con los que tu empresa mantiene relaciones comerciales.
La pestaña Proveedores > Archivados contiene todos los proveedores con los que tu empresa ya no interactúa. Para más información, consulta el artículo sobre cómo archivar proveedores en Payhawk.
La siguiente tabla enumera los campos de proveedores que aparecen en las pantallas Proveedores > Activos y Archivados.
Campo Proveedor | Información detallada |
PROVEEDOR | Muestra el nombre, el logotipo y el país de registro del proveedor. |
MONEDA | Muestra la moneda de los datos de pago del proveedor. |
CATEGORÍA | Muestra la categoría de gasto definida en Payhawk que está asociada a los bienes o servicios del proveedor. |
TIPO DE IMPUESTO | Contiene el tipo de impuesto que se aplica a los bienes o servicios del proveedor en el país de entrega. |
IDENTIFICADOR EXTERNO (ID EXTERNO) | Un campo opcional. Muestra el número mediante el que terceros hacen referencia al proveedor, por ejemplo, sistemas ERP. |
Pestañas de datos del proveedor y clasificación de gastos
Al hacer clic en un proveedor se abren las pestañas del proveedor Información detallada y Clasificación de gastos que muestran campos editables con información del proveedor.
En la siguiente tabla se enumeran los campos incluidos en cada pestaña de proveedor.
Campo | Información detallada |
Proveedores > Información detallada > General | Incluye los campos integrados Nombre del proveedor, Número de identificación fiscal y País del proveedor que aparecen en la pantalla Ajustes > Campos de proveedores, y el campo Identificador externo (ID externo).
El nombre del proveedor es un valor obligatorio para crear el registro del proveedor en Payhawk. Los demás campos son opcionales.
El nombre del proveedor, el número de identificación fiscal y el país, cuando se faciliten en la pestaña General, se reutilizarán en todos los gastos asociados al proveedor. |
Proveedores > Información detallada > Pago | Dependiendo de la moneda, el campo Pago incluye los datos de pago específicos de la moneda de un proveedor, por ejemplo, IBAN y BIC/SWIFT para pagos en EUR. |
Proveedores > Información detallada > Contacto | Incluye los datos de contacto del proveedor: nombre del contacto, número de teléfono y correo electrónico. |
Proveedores > Información detallada > Datos adicionales | Muestra los campos adicionales del proveedor definidos en Ajustes > Campos de proveedores. Por ejemplo, ¿Es necesaria la aprobación de la contratación? o cargar el acuerdo contractual con el proveedor. |
Proveedores > Clasificación de gastos > Clasificación de gastos | Contiene información sobre la categoría de gastos de Payhawk definida para los bienes y servicios que suministra el proveedor, por ejemplo, Marketing. |
Cumplimentación de los datos de los proveedores en Payhawk
Puedes añadir manualmente los datos de los proveedores al sistema Payhawk importando los datos de tus proveedores a través de un archivo de plantilla de Excel.
Sin embargo, si tienes una integración ERP activa con Payhawk, puedes sincronizar tus proveedores entre Payhawk y tu sistema ERP (software de contabilidad).