Vous devez d'abord créer une demande d'achat pour un bon de commande dans Payhawk, puis soumettre la demande d'achat pour approbation et, une fois l'approbation accordée, le système crée automatiquement le bon de commande.
Spécificités
Vous pouvez ajouter des remises, des reprises, des retours et d'autres éléments similaires en incluant dans votre demande d'achat des articles dont le prix unitaire est négatif.
Vous n'avez pas besoin d'inclure un fournisseur dans votre demande d'achat pour la créer, l'envoyer pour approbation et recevoir son approbation. Cependant, pour que Payhawk puisse lier votre commande d'achat aux dépenses connexes basées sur les factures téléchargées, il faudra que vous ajoutiez les données du fournisseur.
Création de demandes d'achat
Les détails minimums que tu dois fournir lors de la création d'une demande de bon de commande dans Payhawk sont les suivants :
Description des biens ou des services demandés.
Nombre d'unités que vous demandez à acheter.
Devise du bon de commande.
Montant net par unité pour les biens demandés ou prix net total pour les services demandés.
Pour créer une demande d'achat à partir du portail Web Payhawk :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Achats. Cliquez sur le + Créer bouton.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Décrivez l'objet de la demande d'achat.
(Facultatif) Saisissez le nom du fournisseur des éléments sollicités.
Veuillez noter que vous pouvez créer une demande d'achat sans fournisseur, mais vous devrez le fournir avant l'approbation du document, dans la mesure où le nom du fournisseur sera utilisé en tant que nom du bon de commande une fois celui-ci créé.
(Facultatif) Joignez un document à votre demande d'achat, par exemple le devis du fournisseur.
Créez la demande d'achat en cliquant sur Continuer.
Ajout d'articles et de détails de l'achat
Une fois que vous avez créé votre demande d'achat et que vous avez cliqué sur Continuer, vous serez automatiquement redirigé(e) vers le document nouvellement créé afin d'y ajouter les informations de l'achat.
Si, pour une raison ou pour une autre, vous vous êtes déconnecté(e) avant la saisie des informations, vous pouvez accéder à votre demande d'achat de la manière suivante :
Accédez à Achats > Brouillon.
Sélectionnez la demande d'achat en cliquant dessus.
Sous Éléments, saisissez les champs requis. Veuillez noter que ceux-ci peuvent différer en fonction des exigences de votre entreprise :
Catégorie. Il s'agit de la catégorie de dépenses, telle que définie par vos administrateurs Payhawk, dont dépendent les éléments requis.
Tout champ personnalisé défini par vos administrateurs Payhawk, tel que Classe ou Centre de coût.
Ajoutez les informations concernant les éléments que vous sollicitez :
Description.
Nombre d'unités.
Prix net par unité (prix hors TVA, taxe de vente américaine et autres taxes).
Si vous avez plusieurs éléments, ajoutez les données requises pour chacun d'entre eux.
Si, pour une raison ou pour une autre, vous n'avez pas rempli les champs requis, vous ne serez plus en mesure d'envoyer la demande d'achat pour approbation. Payhawk affichera un message vous invitant à fournir les informations manquantes.
Soumission initiale de demandes d'achat
Pour soumettre votre demande d'achat pour approbation :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Achats > Brouillon.
Sélectionnez la demande d'achat concernée en cliquant dessus.
Cliquez sur Envoyer pour approbation. Le responsable de l'approbation recevra ensuite une notification dans sa Boîte de réception et la demande d'achat sera déplacée sous l'onglet En attente d'approbation.
Soumission des demandes d'achat renvoyées pour approbation
Une fois que vous avez envoyé votre demande d'achat pour approbation, il est possible que certaines des informations fournies soient erronées et que le responsable de l'approbation vous renvoie le document en vous demandant de le mettre à jour.
Pour modifier et soumettre à nouveau une demande d'achat qui vous a été renvoyée :
Accédez à Achats > Retourné.
Sélectionnez la demande d'achat en cliquant dessus et modifiez les données requises.
Pour modifier la note de la demande d'achat, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez l'option Modifier.
Pour modifier les éléments, sélectionnez ceux qui vous sont nécessaires.
Pour ajouter d'autres éléments, cliquez sur le bouton + Ajouter un nouvel élément et fournissez les informations requises.
Lorsque vous êtes prêt(e), cliquez sur Envoyer pour approbation.
