Vous devez d'abord créer une demande d'achat pour un bon de commande dans Payhawk, puis soumettre la demande d'achat pour approbation et, une fois l'approbation accordée, le système crée automatiquement le bon de commande.
Spécificités
Vous pouvez ajouter des remises, des reprises, des retours et d'autres éléments similaires en incluant dans votre demande d'achat des articles dont le prix unitaire est négatif.
Vous n'avez pas besoin d'inclure un fournisseur dans votre demande d'achat pour la créer, l'envoyer pour approbation et recevoir son approbation. Cependant, pour que Payhawk puisse lier votre commande d'achat aux dépenses connexes basées sur les factures téléchargées, il faudra que vous ajoutiez les données du fournisseur.
Création de demandes d'achat
Pour créer une demande d'achat à partir du portail Web Payhawk :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Achats. Cliquez sur le + Créer bouton.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Décrivez l'objet de la demande d'achat.
(Facultatif) Saisissez le nom du fournisseur des éléments sollicités.
Veuillez noter que vous pouvez créer une demande d'achat sans fournisseur, mais vous devrez le fournir avant l'approbation du document, dans la mesure où le nom du fournisseur sera utilisé en tant que nom du bon de commande une fois celui-ci créé.
(Facultatif) Joignez un document à votre demande d'achat, par exemple le devis du fournisseur.
Créez la demande d'achat en cliquant sur Continuer.
Ajout d'articles et de détails de l'achat
Une fois que vous avez créé votre demande d'achat et que vous avez cliqué sur Continuer, vous serez automatiquement redirigé(e) vers le document nouvellement créé afin d'y ajouter les informations de l'achat.
Si, pour une raison ou pour une autre, vous vous êtes déconnecté(e) avant la saisie des informations, vous pouvez accéder à votre demande d'achat de la manière suivante :
Accédez à Achats > Brouillon.
Sélectionnez la demande d'achat en cliquant dessus.
Sous Éléments, saisissez les champs requis. Veuillez noter que ceux-ci peuvent différer en fonction des exigences de votre entreprise :
Catégorie. Il s'agit de la catégorie de dépenses, telle que définie par vos administrateurs Payhawk, dont dépendent les éléments requis.
Tout champ personnalisé défini par vos administrateurs Payhawk, tel que Classe ou Centre de coût.
Ajoutez les informations concernant les éléments que vous sollicitez :
Description.
Nombre d'unités.
Devise.
Prix net par unité (prix hors TVA, taxe de vente américaine et autres taxes).
Si vous avez plusieurs éléments, ajoutez les données requises pour chacun d'entre eux.
Si, pour une raison ou pour une autre, vous n'avez pas rempli les champs requis, vous ne serez plus en mesure d'envoyer la demande d'achat pour approbation. Payhawk affichera un message vous invitant à fournir les informations manquantes.
Suppression de demandes d'achat
Vous pouvez uniquement supprimer les demandes d'achat avant leur soumission pour approbation.
Pour supprimer une demande d'achat à partir du portail Web Payhawk :
Accédez à Achats.
Sélectionnez la demande d'achat concernée en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Supprimer.
Modification des demandes d'achat
Vous pouvez modifier vos demandes d'achat à tout moment car elles sont à l'état de projet et n'ont pas été soumises pour approbation ou approuvées.
Lorsque votre demande d'achat est approuvée, Payhawk crée automatiquement votre ordre d'achat à sa place sous l'onglet Ouvrir.
Comme pour la suppression de vos demandes d'achat, vous pouvez les modifier :
Dans le portail web de Payhawk, allez dans Achats > Brouillons.
Sélectionnez la demande d'achat souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Modifier.
Modification des commandes d'achat
Vous ne pouvez modifier que les commandes d'achat sans fournisseur. Une fois le fournisseur ajouté, vous ne pourrez plus modifier la commande.
Pour ajouter un fournisseur à votre commande d'achat :
Dans le portail web Payhawk, allez dans Achats > Ouvrir.
Sélectionnez la commande souhaitée, cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez l'option Modifier.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez le fournisseur dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer.
