Vous devez d'abord créer une demande d'achat pour un bon de commande dans Payhawk, puis soumettre la demande d'achat pour approbation et, une fois l'approbation accordée, le système crée automatiquement le bon de commande.
Création de demandes d'achat
Pour créer une demande d'achat à partir du portail Web Payhawk :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Achats. Cliquez sur le + Créer bouton.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Décrivez l'objet de la demande d'achat.
(Facultatif) Saisissez le nom du fournisseur des éléments sollicités.
Veuillez noter que vous pouvez créer une demande d'achat sans fournisseur, mais vous devrez le fournir avant l'approbation du document, dans la mesure où le nom du fournisseur sera utilisé en tant que nom du bon de commande une fois celui-ci créé.
(Facultatif) Joignez un document à votre demande d'achat, par exemple le devis du fournisseur.
Créez la demande d'achat en cliquant sur Continuer.
Ajout des informations de l'achat
Une fois que vous avez créé votre demande d'achat et que vous avez cliqué sur Continuer, vous serez automatiquement redirigé(e) vers le document nouvellement créé afin d'y ajouter les informations de l'achat.
Si, pour une raison ou pour une autre, vous vous êtes déconnecté(e) avant la saisie des informations, vous pouvez accéder à votre demande d'achat de la manière suivante :
Accédez à Achats > Brouillon.
Sélectionnez la demande d'achat en cliquant dessus.
Sous Éléments, saisissez les champs requis. Veuillez noter que ceux-ci peuvent différer en fonction des exigences de votre entreprise :
Catégorie. Il s'agit de la catégorie de dépenses, telle que définie par vos administrateurs Payhawk, dont dépendent les éléments requis.
Tout champ personnalisé défini par vos administrateurs Payhawk, tel que Classe ou Centre de coût.
Ajoutez les informations concernant les éléments que vous sollicitez :
Description.
Nombre d'unités.
Devise.
Prix net par unité (prix hors TVA, taxe de vente américaine et autres taxes).
Si vous avez plusieurs éléments, ajoutez les données requises pour chacun d'entre eux.
Si, pour une raison ou pour une autre, vous n'avez pas rempli les champs requis, vous ne serez plus en mesure d'envoyer la demande d'achat pour approbation. Payhawk affichera un message vous invitant à fournir les informations manquantes.
Suppression de demandes d'achat
Pour supprimer une demande d'achat à partir du portail Web Payhawk :
Accédez à Achats.
Sélectionnez la demande d'achat concernée en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Supprimer.
Vous pouvez uniquement supprimer les demandes d'achat avant leur soumission pour approbation.