Pour créer un achat dans Payhawk, vous devez remplir les informations relatives aux articles souhaités, ajouter tous les détails de l'achat requis par vos administrateurs Payhawk et soumettre l'achat.
Les informations minimales requises que vous devez fournir lors de la création d'un achat dans Payhawk sont les suivantes :
Description des biens ou des services demandés.
Nombre d'unités que vous demandez à acheter.
Devise de l'achat.
Montant net par unité pour les biens demandés ou prix net total pour les services demandés.
Si une vérification est requise, l'achat sera transféré vers l'onglet Vérification, où il attendra d'être vérifié par l'équipe en charge du Procurement. Sinon, elle sera directement déplacée vers l'onglet Approuver en attendant l'approbation des responsables désignés en fonction des workflows prédéfinis de votre entreprise.
Particularités
Vous pouvez ajouter des remises, des échanges, des retours et d'autres éléments en incluant des articles dont le prix unitaire est négatif à votre achat.
Vous n'avez pas besoin d'inclure un fournisseur à votre achat pour qu'il soit vérifié ou approuvé. Cependant, pour que Payhawk associe votre achat aux dépenses concernées en fonction des factures téléversées, vous devrez ajouter les informations relatives au fournisseur.
Création des achats
Pour créer un achat depuis le portail Web Payhawk :
Accédez aux Achats. Cliquez sur le bouton + Nouveau.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Dans le champ Note, décrivez l'objet de l'achat.
(Facultatif) Dans le champ Fournisseur, saisissez le nom du fournisseur pour les articles demandés.
Payhawk aura besoin d'un fournisseur pour associer l'achat et les dépenses concernées. Par ailleurs, le nom du fournisseur sera utilisé comme nom d’achat.
(Facultatif) Dans le champ Récurrence, du menu déroulant, choisissez si l'achat sera récurrent sur un laps de temps spécifique ou non, et renseignez la durée.
(Facultatif) Dans le champ Joindre un document, téléversez un document pour votre achat, par exemple, le devis du fournisseur.
Cliquez sur Continuer.
Ajout des articles et des informations relatives aux achats
Après avoir créé votre achat, accédez à l'onglet Soumettre et sélectionnez-le pour renseigner les détails relatifs à l'achat, tels que les données sur les articles souhaités et les éventuels champs obligatoires relatifs à l'achat.
En fonction des paramètres des champs d’achat configurés par les administrateurs Payhawk de votre entreprise, l'OCR de Payhawk tentera automatiquement d'extraire les données d'achat à partir d'un document éventuellement joint. Ce document peut être un devis de votre fournisseur, une capture d’écran d’un panier d’achat, etc. Payhawk analysera les articles et renseignera des détails tels que les quantités et les prix unitaires.
Les champs de l'article acheté seront automatiquement remplis en fonction de la stratégie active de suggestion de champs, si elle est activée.
Les données extraites avec succès seront marquées d'une étoile.
Pour ajouter les informations relatives aux éléments souhaités et les informations obligatoires, le cas échéant :
Accédez à l'onglet Achats > Soumettre et sélectionnez l'achat.
Sous Articles, vérifiez les données relatives aux achats extraites automatiquement.
Si nécessaire, ajoutez toutes les informations absentes comme la description des éléments. Les quantités et les prix unitaires sont facultatifs et vous ne pouvez pas les renseigner.
Cliquez sur Soumettre.