Vous pouvez créer des workflows personnalisés et flexibles pour votre entreprise en définissant un rôle d'approbateur spécifique ou en attribuant un employé désigné comme approbateur à votre workflow et en définissant des conditions spécifiques pour que le workflow s'exécute lorsque ces conditions sont remplies.
Vous pouvez ainsi créer des flux d'approbation pour des cas spécifiques en fonction des conditions suivantes :
Montant
Équipe de l'employé qui soumet la demande
Valeur sélectionnée d'un champ personnalisé
Catégorie de dépenses sélectionnée
Pour plus d'informations sur les rôles et les personnes que vous pouvez inclure dans vos flux de travail, consultez l'article sur les approbateurs de flux de travail.
Conditions de workflow basées sur le montant
Pour l'étape d'approbation de chaque demande, vous pouvez utiliser des conditions basées sur le montant et définir des seuils. Ces seuils peuvent être approuvés par différents employés ou rôles de votre entreprise, de manière individuelle, les uns après les autres ou en parallèle.
Auparavant, vous pouviez définir les workflows d'approbation suivants dans Payhawk en fonction des montants :
Les workflows précédemment connus, basés sur des montants, en une seule étape, en plusieurs étapes séquentielles et en plusieurs étapes non séquentielles, ont été développés et étendus pour couvrir des scénarios plus complexes.
Approbations en une seule étape
Vous pouvez autoriser vos employés à soumettre des demandes de dépenses uniquement à la personne la plus pertinente ayant été définie comme approbateur pour ce montant (anciennement appelée approbation en une seule étape).
Supposons que vous configurez les paramètres suivants dans Payhawk :
Les montants de 200 euros ou moins nécessitent l'accord d'un Responsable d'équipe.
Les montants supérieurs à 200 euros et inférieurs ou égaux à 500 euros nécessitent l'accord du Responsable du budget de développement.
Les montants supérieurs à 500 EUR nécessitent l'approbation d'un administrateur Payhawk de l'entreprise.
Ensuite, si un employé soumet une demande de frais kilométriques pour :
150 EUR, seul le Responsable d'équipe devra approuver le montant.
450 EUR, seul le Responsable du budget de développement devra approuver le montant.
550 EUR, seul un administrateur Payhawk devra approuver le montant.
Approbations séquentielles en plusieurs étapes
Vous pouvez demander à tous les approbateurs pertinents d'approuver les demandes de dépenses pour chaque seuil de manière séquentielle.
Supposons que vous configurez les paramètres suivants dans Payhawk :
Le Responsable d'équipe doit approuver tous les montants.
Les montants supérieurs à 300 EUR nécessitent l'approbation d'un responsable de second niveau.
Les montants supérieurs à 500 EUR nécessitent l'approbation d'un administrateur Payhawk de l'entreprise.
Ensuite, si un employé soumet une demande de frais kilométriques d'un montant de 350 EUR, le Responsable d'équipe approuvera d'abord le montant. Puis, le Responsable de second niveau fournira l'approbation finale.
Si une dépense nécessite une mise à jour de la part d'un approbateur précédent, les approbateurs suivants peuvent la renvoyer au demandeur afin qu'il puisse la soumettre à nouveau et déclencher le workflow d'approbation depuis le début.
Approbations non séquentielles en plusieurs étapes
Vous pouvez demander à tous les approbateurs pertinents d’approuver simultanément les demandes de dépenses.
Supposons que vous configurez les paramètres suivants dans Payhawk :
Le Responsable d'équipe doit approuver tous les montants.
Les montants supérieurs à 500 EUR nécessitent l'approbation d'un comptable Payhawk de votre entreprise.
Les montants supérieurs à 1 000 EUR nécessitent l'approbation d'un administrateur Payhawk de l'entreprise.
Ensuite, si un employé soumet une demande de dépense remboursable d'un montant de 1 200 EUR, le Responsable d'équipe, les comptables Payhawk et les administrateurs Payhawk seront informés de la demande soumise et devront approuver son montant.
Définition des workflows personnalisés
Lorsque vous avez défini vos Responsables de catégorie et de champs personnalisés, vous pouvez regrouper les conditions, les approbateurs et les montants pour définir des workflows d'approbation complexes.
Supposons que vous souhaitez configurer le workflow suivant :
L'approbation du Responsable d'équipe est toujours requise.
L'approbation d'un Responsable de catégorie est requise pour les catégories spécifiques du Grand Livre (GL) qui dépassent un certain seuil.
L'approbation d'un Responsable de l'équipe chargée de la planification et de l'analyse financières (FP&A) est déclenchée en fonction d'un GL, d'un code produit ou d'un montant spécifique.
L'approbation des membres de l'équipe des Achats est également déclenchée par un GL, un code produit ou un montant spécifique.
Des personnes spécifiques, telles que le directeur financier ou le PDG, doivent toujours approuver les demandes pour les montants qui dépassent un seuil défini.
Le workflow mis en place ressemblera à ce qui suit.
