À partir de l'application Paramètres > Achats et des onglets Général, Note de reçu, et Règles, les administrateurs Payhawk peuvent configurer les bons de commande au sein de l'entreprise.
Paramètres généraux d'achat
À partir de l'onglet Général, vous pouvez définir les paramètres de base pour les achats, et notamment spécifier qui peut soumettre des demandes d'achat pour approbation et définir la convention de numérotation appliquée aux achats.
Pour configurer les paramètres d'achat de base pour votre entreprise :
Accédez à l’onglet Général :
Dans la section Rôles, utilisez le menu déroulant pour sélectionner les employés de votre entreprise habilités à soumettre des achats pour approbation.
Dans la section Personnalisation, définissez le préfixe du numéro et le format des numéros d'achat générés automatiquement, comme PO-[numéro généré automatiquement].
(Facultatif) Vous pouvez spécifier une adresse e-mail de facturation centrale qui sera automatiquement associée aux achats, permettant ainsi aux fournisseurs d'envoyer directement des factures.
(Facultatif) Ajoutez le logo de votre entreprise pour qu'il s'affiche automatiquement sur tous les achats.
(Facultatif) Vous pouvez ajouter des détails de facturation supplémentaires aux achats en activant le bouton Informations complémentaires. Saisissez un titre pour la section et renseignez les détails que vous souhaitez voir apparaître sur les achats.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer vos paramètres.
Accusés de réception pour des catégories de dépenses spécifiques
À partir de l'onglet Accusé de réception, vous pouvez exiger des accusés de réception pour les achats d'une catégorie spécifique. Les catégories de dépenses de cet onglet sont définies dans Paramètres > Champs de dépenses et peuvent être gérées à partir des Paramètres > Champs de dépenses > Champs intégrés > Catégories.
Le fait d'exiger un accusé de réception pour une catégorie de dépenses déclenchera le triple rapprochement pour cette catégorie et nécessitera une vérification des détails relatifs à l'achat, de la facture du fournisseur et de l'accusé de réception par l'équipe financière avant que le paiement ne soit exécuté.
Pour sélectionner les catégories de dépenses pour lesquelles des accusés de réception sont exigés pour les achats :
Accédez à l'onglet Accusé de réception pour afficher les catégories et sous-catégories de dépenses définies pour votre entreprise. Cochez les cases correspondant à celles pour lesquelles vous souhaitez exiger un reçu.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Notes sur les règles d'écart pour les commandes d'achat
Les catégories de dépenses configurées pour exiger des accusés de réception pour les bons de commande déclenchent un processus de 3 way matching (entre le bon de commande, la facture et l'accusé de réception), tandis que les catégories de dépenses qui n'exigent pas d'accusés de réception pour les bons de commande déclenchent un processus de 2 way matching (entre le bon de commande et la facture).
Si, lors de la mise en correspondance, Payhawk identifie un écart entre les montants indiqués dans les documents, le système déclenche un processus d'approbation du paiement conformément aux workflows prédéfinis pour le type de dépense associé aux bons de commande
Pour simplifier le processus de paiement, Payhawk vous permet de définir des règles d'écart pour les types de dépenses associées aux bons de commande qui autorisent des écarts entre les montants des documents (bon de commande, facture et, le cas échéant, accusé de réception).
Payhawk déclenchera un workflow d'approbation d'écart dans les cas suivants :
Si le montant facturé est supérieur au montant indiqué sur le bon de commande avec un écart supérieur au seuil d'écart autorisé.
Si le nombre d'éléments reçus est inférieur au nombre d'éléments achetés et que la case Je ne prévois pas d'en recevoir davantage est cochée dans l'accusé de réception.
Si le nombre d'éléments reçus est supérieur au nombre d'éléments achetés.
Les règles d'écart peuvent être définies uniquement dans la devise de votre compte de base. Si vous recevez un ordre d'achat à payer dans une autre devise, Payhawk applique le taux de change actuel pour calculer l'écart. Par exemple, si vous définissez une règle d'écart de 20 GBP et que vous recevez un ordre d'achat qui dépasse le montant approuvé avec 21 EUR, aucun écart ne sera déclenché.
Règles de clôture automatique et seuils d'écarts
Pour définir les règles d'écarts pour les achats :
Accédez à l’onglet Règles :
Spécifiez si la clôture automatique doit être activée pour les achats dans votre entreprise.
Utilisez le lien Configuration du workflow pour attribuer des rôles ou des employés autorisés à initier des paiements en cas d'écarts. Pour obtenir davantage d'informations, consultez l'article relatif à la configuration des workflows pour les achats.
Sous Écart de montant, définissez un pourcentage et/ou un montant spécifique comme seuil acceptable.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
S'il existe un écart de quantité, la tolérance d'écart de montant sera ignorée.
