À partir de l'application Paramètres > Achats et des onglets Général, Note de reçu, et Règles, les administrateurs Payhawk peuvent configurer les bons de commande au sein de l'entreprise.
Configuration des paramètres de base des bons de commande
Les paramètres de base comportent la définition des personnes habilitées à soumettre des demandes d'achat pour approbation ainsi que la convention de numérotation à appliquer aux bons de commande.
Pour définir les paramètres de base des bons de commande au sein de votre entreprise :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Paramètres > Achats.
Sous l'onglet Général :
Dans la section Rôles, servez-vous du menu déroulant pour sélectionner les personnes de votre entreprise qui pourront soumettre des bons de commande pour approbation.
Dans la section Personnalisation, sélectionnez le préfixe du numéro et le format du numéro généré automatiquement pour les bons de commande nouvellement créés, par exemple, PO-[numéro généré automatiquement].
(Facultatif) Vous pouvez définir l'adresse e-mail centrale de facturation qui sera automatiquement ajoutée au bon de commande et dont le fournisseur pourra se servir pour envoyer les factures par la suite.
(Facultatif) Vous pouvez également ajouter le logo de votre entreprise qui sera automatiquement affiché sur les bons de commande.
(Facultatif) Vous pouvez également inclure des informations supplémentaires dans les bons de commande. Activez le bouton Informations supplémentaires, remplissez le titre de la section et ajoutez les informations que vous souhaitez voir apparaître dans les bons de commande.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer vos paramètres.
Configuration des catégories de dépenses qui nécessitent des accusés de réception
Vous pouvez définir les catégories de dépenses pour lesquelles un accusé de réception est exigé pour les bons de commande. Les catégories de dépenses visibles dans l'onglet Note de reçu correspondent aux catégories définies à partir de Paramètres > Champs de dépense.
Pour plus d'informations concernant la gestion des champs de dépenses dans Payhawk, reportez-vous aux articles suivants :
Lorsqu'un accusé de réception est nécessaire pour une catégorie de dépenses, cela déclenchera le processus de 3 way matching pour cette catégorie et amènera l'équipe financière à vérifier les informations figurant sur le bon de commande, la facture du fournisseur et l'accusé de réception avant que le paiement ne soit exécuté.
Pour sélectionner les catégories de dépenses pour lesquelles des accusés de réception sont exigés pour les bons de commande :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Paramètres > Achats.
Sous l'onglet Note de reçu, vous pourrez voir les catégories et sous-catégories de dépenses définies pour votre entreprise. Cochez celles pour lesquelles un accusé de réception est exigé.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer vos paramètres.
Notes sur les règles d'écart pour les commandes d'achat
Les catégories de dépenses configurées pour exiger des accusés de réception pour les bons de commande déclenchent un processus de 3 way matching (entre le bon de commande, la facture et l'accusé de réception), tandis que les catégories de dépenses qui n'exigent pas d'accusés de réception pour les bons de commande déclenchent un processus de 2 way matching (entre le bon de commande et la facture).
Si, lors de la mise en correspondance, Payhawk identifie un écart entre les montants indiqués dans les documents, le système déclenche un processus d'approbation du paiement conformément aux workflows prédéfinis pour le type de dépense associé aux bons de commande
Pour simplifier le processus de paiement, Payhawk vous permet de définir des règles d'écart pour les types de dépenses associées aux bons de commande qui autorisent des écarts entre les montants des documents (bon de commande, facture et, le cas échéant, accusé de réception).
Payhawk déclenchera un workflow d'approbation d'écart dans les cas suivants :
Si le montant facturé est supérieur au montant indiqué sur le bon de commande avec un écart supérieur au seuil d'écart autorisé.
Si le nombre d'éléments reçus est inférieur au nombre d'éléments achetés et que la case Je ne prévois pas d'en recevoir davantage est cochée dans l'accusé de réception.
Si le nombre d'éléments reçus est supérieur au nombre d'éléments achetés.
Les règles d'écart peuvent être définies uniquement dans la devise de votre compte de base. Si vous recevez un ordre d'achat à payer dans une autre devise, Payhawk applique le taux de change actuel pour calculer l'écart. Par exemple, si vous définissez une règle d'écart de 20 GBP et que vous recevez un ordre d'achat qui dépasse le montant approuvé avec 21 EUR, aucun écart ne sera déclenché.
Définition des règles d'écart pour les bons de commande
Pour définir les règles d'écart pour les bons de commande :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Paramètres > Achats.
Sous l'onglet Règles d'écart, définissez :
Les rôles ou les personnes au sein de l'entreprise autorisés à approuver (initier) les paiements pour les écarts en cliquant sur le lien Configuration du workflow. Pour plus d'informations, consultez l'article consacré à la configuration des workflows pour les types de dépenses associés aux bons de commande.
Sous Ecart de montant, vous pouvez définir un pourcentage et/ou un montant spécifique qui sera toléré comme seuil acceptable.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer vos paramètres.
S'il existe un écart de quantité, la tolérance d'écart de montant est ignorée.
