Payhawk fournit une intégration directe aux services Cloud DATEV en utilisant le Rechnungsdatenservice 1.0, ce qui permet d'exporter sans effort les dépenses vers DATEV Unternehmen Online (DUO).
L'intégration entre Payhawk et DUO vous permet d'avoir un contrôle total sur les données échangées entre les deux systèmes.
Le diagramme suivant montre toutes les données partagées par DUO et Payhawk.
Pour plus d’informations, consultez les articles suivants :
Transfert des paiements vers DUO
Pour des raisons comptables, Payhawk exporte uniquement les transactions réglées. Cela signifie que si un paiement a été autorisé, mais n'a pas encore été réglé, Payhawk ne l'exportera pas vers DUO.
Une fois une transaction réglée, sa date de règlement et son montant seront automatiquement exportés vers le compte bancaire Payhawk dans DUO sous forme de ligne de relevé bancaire.
Pour plus d'informations, consultez l'article sur l'Exportation des dépenses et des paiements vers DUO.
Transfert des dépôts vers DUO
Lors de l'exportation de dépôts vers DUO, Payhawk crée deux importations de grand livre avec des signes opposés :
Transaction de signe positif (+)
[Débit] Numéro de compte correspondant au Code compte solde.
[Crédit] Numéro de compte du partenaire commercial correspondant au Code de compte du fournisseur par défaut.
Transaction de signe négatif (-)
[Crédit] Numéro de compte correspondant au Code de compte de liquide en transit.
[Débit] Numéro de compte du partenaire commercial correspondant au Code de compte du fournisseur par défaut.
Dans les deux transactions, le Numéro de compte du partenaire commercial (Compte de contrepartie - Gegenkonto) est le Code de compte du fournisseur par défaut, que vous n'avez pas configuré dans l'assistant de connexion Payhawk-DATEV. Pour avoir un numéro de compte dans la colonne Compte de contrepartie (Gegenkonto), déconnectez et reconnectez votre intégration DATEV, puis fournissez un Code de compte du fournisseur par défaut.
Transfert des dépenses vers DUO
Une fois qu’une dépense est marquée comme examinée avec l’option Marquer comme examinée, Payhawk exportera cette dépense vers DUO.
Ces conventions s’appliqueront aux dépenses spécifiques suivantes :
Les écritures de dépenses créditent le compte collectif du fournisseur et débitent le compte du grand livre, tandis que les écritures de paiement créditent le compte bancaire Payhawk et débitent le compte collectif du fournisseur.
Par conséquent, les écritures de dépenses apparaissent comme un montant positif et les écritures de paiement comme un montant négatif dans DUO.
Le document de dépenses sera joint uniquement à l'écriture de la dépense.
Les écritures de dépenses et de paiements sont mappées en fonction du numéro de référence du document de dépenses.
Lorsque les factures impayées sont marquées comme payées ou payées directement via Payhawk, elles sont automatiquement mises à jour en tant que Factures payées si Payhawk réussit à les faire correspondre à un paiement sur DUO.
Pour plus d'informations, consultez l'article sur l'Exportation des dépenses et des paiements vers DUO.
Association des factures aux paiements
Lorsqu'une facture d'achat est exportée de Payhawk vers DUO et si la dépense a été payée via Payhawk, Payhawk créera et exportera automatiquement l'entrée du journal de paiement et l'associera à la dépense via le numéro de la dépense et le nom du fournisseur.
Types de dépenses exportées vers DUO
Actuellement, Payhawk prend en charge l'exportation des types de dépenses vers DUO suivants :
Dépenses par carte
Virements bancaires
Trésorerie de l'entreprise
Dépenses remboursables
Indemnité journalière
Kilométrage
Les dépenses par carte et par virement bancaire seront exportées avec le nom du fournisseur figurant sur la facture. Toutefois, si la dépense est téléchargée dans Payhawk en tant que dépense remboursable (remboursement, indemnité journalière, kilométrage), le système tentera de trouver le nom de l'employé et l'exportera avec le nom de l'employé l'ayant soumise dans Payhawk.
Si Payhawk ne trouve pas le nom de cet employé, le système tentera d'exporter la dépense remboursable avec le nom du fournisseur.
Si le nom du fournisseur est introuvable, le système exportera finalement la dépense remboursable vers le Compte de partenaire commercial par défaut dans DUO.
Champs de données exportés vers DUO
Payhawk exporte les champs de données vers DUO suivants :
Catégorie - Mappé au plan comptable DUO.
Numéro du document
Préfixe du numéro de document- Ce champ facultatif vous permet de donner un préfixe à toutes les dépenses effectuées via Payhawk et de les visualiser facilement pour les exporter vers DUO.
Date du document
Période de service - Une fois que l'administrateur aura modifié la date de la Période de service dans Payhawk, il écrasera la Date du document de la dépense enregistrée dans le système ERP.
Date d'échéance - Pour toutes les dépenses bancaires, Payhawk exporte la date d'échéance. Si aucune date d'échéance n'est saisie, la date de la dépense est utilisée comme date d'échéance.
Note - La note explicative du titulaire de la carte pour la dépense est disponible dans le champ Description de la dépense dans DUO.
Image du document
Montant - Le montant total moins le taux d'imposition de la dépense.
Devise
Taux de TVA - Le taux de TVA fourni par DUO.
Catégories de suivi - Payhawk importe les dimensions DUO et permet de les utiliser comme champs de dépenses.
Frais - Lorsque la transaction est accompagnée d'un frais, ce frais crée une entrée de journal de paiement distincte dans le compte dédié lors de la connexion au système ERP.