La solution de gestion des fournisseurs et la logique de mise en œuvre sont visibles à divers endroits du cycle de vie de dépenses et d'achats dans Payhawk.
La gestion des fournisseurs affecte notamment les étapes suivantes :
Avant de soumettre une dépense
Lorsque vous soumettez une dépense
Lorsque vous ajoutez des informations concernant le paiement du fournisseur
Avant de soumettre un achat
Pendant et après la validation d'un achat
Avant de soumettre une dépense
Le champ du nom du fournisseur est présent et facultatif pour les employés lors de la création et soumission d'une dépense. Si un employé sélectionne un fournisseur dans la liste déroulante, tous les champs de dépenses personnalisés qui sont marqués pour la catégorisation des dépenses en fonction du fournisseur seront pré-remplis avec les valeurs stockées pour ce fournisseur.
Par exemple, vous pouvez définir un fournisseur par défaut-[échantillon]. Par exemple, un employé effectue une dépense par carte dans KFC. Votre comptable Payhawk préfère ne pas avoir KFC comme fournisseur et, pendant le processus d'examen de la dépense, il peut choisir Nourriture par défaut comme fournisseur. La prochaine fois qu'un employé effectue une dépense par carte chez KFC, le fournisseur sera automatiquement recherché en tant que Nourriture par défaut.
Un employé peut également marquer un fournisseur comme nouveau. Dans ce cas, le fournisseur ne sera pas créé immédiatement. Le comptable ou l'administrateur de Payhawk qui effectue le contrôle des dépenses décidera s'il faut créer un nouveau fournisseur ou changer le fournisseur pour un fournisseur existant.
Marquer un fournisseur comme nouveau lorsque vous soumettez une dépense ne crée pas ce fournisseur.
Seuls les comptables et les administrateurs Payhawk peuvent consulter l'invite de création d'un nouveau fournisseur pour les dépenses soumises.
Lorsque vous soumettez une dépense
Le champ Fournisseur est obligatoire lorsqu'une dépense est en attente d'examen, et les comptables et administrateurs de Payhawk peuvent soit créer un nouveau fournisseur, soit choisir un fournisseur existant dans la liste déroulante.
S'ils choisissent un fournisseur existant, la procédure d'examen peut se poursuivre.
S'ils choisissent de créer un nouveau fournisseur, le comptable ou l'administrateur de Payhawk sera invité à ajouter les informations relatives au nouveau fournisseur. Pour plus d'informations, voir l'article sur l'ajout des détails du fournisseur. Si l'un de ces champs est configuré comme obligatoire à partir de Paramètres > Champs de dépenses, les détails du fournisseur devront être fournis lors de l'ajout d'un fournisseur.
S'il existe déjà un fournisseur avec le même Nom du fournisseur ou Numéro fiscal, Payhawk affichera un message d'erreur correspondant et un fournisseur dupliqué ne sera pas créé.
Une fois qu'un fournisseur est ajouté ou sélectionné dans la liste déroulante, l'examen des dépenses peut se poursuivre, en suivant le processus standard d'examen des dépenses.
Lors de l'ajout des détails de paiement du fournisseur
Pour être exécutés, les frais de virement bancaire nécessitent que les détails de paiement du fournisseur soient ajoutés. Si aucun détail de paiement n'est enregistré pour le fournisseur, Payhawk demandera au comptable ou à l'administrateur de Payhawk de les ajouter.
Si les coordonnées bancaires sont stockées dans Fournisseurs, les comptables et administrateurs Payhawk pourront voir l’écran avec les informations bancaires auto-remplies et ajouter une référence.
Si les coordonnées bancaires du fournisseur ont été modifiées depuis l'application Fournisseurs avant le paiement de la dépense, Payhawk affichera un message d'avertissement. L'utilisateur sera invité à choisir si les détails du fournisseur qui ont été confirmés pour la dernière fois ou ceux qui ont été mis à jour pour la dernière fois sont corrects. Lorsque cet écart sera résolu ou s'il n'y a pas d'écart, l'utilisateur pourra payer la dépense via un 2FA via une confirmation mobile.
Avant de soumettre un achat
Le champ Nom du fournisseur apparaît lorsque les employés soumettent un achat. Pour ajouter un fournisseur existant à l'achat, les employés peuvent le sélectionner depuis la liste déroulante des entreprises.
Si un employé souhaite ajouter une entreprise en tant que nouveau fournisseur, il peut la marquer en tant que nouveau fournisseur, ce qui informera les comptables et les administrateurs Payhawk.
Marquer un fournisseur comme nouveau lorsque vous soumettez un achat ne crée pas ce fournisseur.
Seuls les comptables et les administrateurs Payhawk peuvent afficher l'invite de création d'un nouveau fournisseur pour les achats soumis.
Pendant et après la validation d'un achat
Si, lorsque vous soumettez un achat, un employé a marqué un fournisseur comme nouveau, les comptables et les administrateurs Payhawk recevront une invite pour les informer qu'une entreprise a été suggérée en tant que nouveau fournisseur et devront décider de l'ajouter ou de le remplacer par un fournisseur existant.
