Les bons de commande sont des documents commerciaux émis par votre entreprise (en tant qu'acheteur) de biens ou de services à l'intention d'un fournisseur (en tant que vendeur).
Dans la plupart des cas, les bons de commande mentionnent le type, la quantité et le prix convenu pour les produits ou les services que le fournisseur va fournir à votre entreprise. Par ailleurs, un bon de commande est assorti d'un numéro de BDC unique que le fournisseur est tenu d'ajouter à toute éventuelle facture qui vous est adressée.
Types d'achats
Au sein du système Payhawk, les employés habilités à créer des demandes d'achat sont appelés demandeurs. En tant que demandeur, vous pouvez créer :
Bons de commande uniques – Achats pour un ensemble spécifique de livraisons requises dans l'immédiat. Lorsque les biens ou les services sont livrés, le bon de commande est clôturé.
Achats récurrents – Achats pour des biens ou des services requis périodiquement par votre entreprise, par exemple chaque mois.
Remarques sur les achats
Les administrateurs Payhawk de votre entreprise ont peut-être défini des paramètres pour les bons de commande qui affectent votre processus en tant que demandeur :
Tous les employés de votre entreprise ne peuvent pas soumettre des demandes de bons de commande.
Certaines livraisons peuvent être définies de manière à ce qu'un accusé de réception soit requis.
Les règles d'écart sont définies de manière à remédier aux situations dans lesquelles la facture du fournisseur dépasse le montant du bon de commande ou la quantité d'articles reçue diffère de celle commandée. En pareil cas, les personnes autorisées au sein de votre entreprise peuvent demander des informations complémentaires afin de résoudre le problème.
Étapes et processus d'achat
Chaque achat dans Payhawk suit différentes étapes gérées par des employés ou des personnes disposant de rôles autorisés au sein de votre entreprise. Elles sont définies par les workflows configurés par les administrateurs Payhawk de votre entreprise – par exemple, les achats peuvent être configurés pour ne pas passer par un processus de vérification ou d'approbation.
Le cycle de vie complet de l'achat comprend :
Soumission de l'achat (effectuée par le demandeur depuis l'onglet Soumettre).
La vérification de l'achat (qui est une étape facultative), si elle est incluse dans le workflow, est effectuée par les responsables de la vérification désignés à partir de l'onglet Vérifier).
Approbation de l'achat (effectuée par les approbateurs désignés depuis l'onglet Approuver). Une fois l'achat approuvé, il peut être envoyé au fournisseur pour demander la livraison de biens ou de services.
Ajout des accusés de réception à l'achat (peut être effectué par tous les employés ayant accès à l'achat depuis l'onglet Recevoir ou Facture).
Ajout de factures à l'achat (peut être effectué par tous les employés ayant accès à l'achat depuis l'onglet Recevoir ou Facture).
Paiement des factures (effectué par les employés ou rôles autorisés de l’entreprise).
Clôture des achats (effectuée par les administrateurs Payhawk à partir de l'onglet Clôturer).
Les comptables et les administrateurs Payhawk ainsi que les responsables de la vérification des achats désignés peuvent accéder à tous les achats.
Pour obtenir des informations détaillées sur les étapes d'achat, les actions disponibles, les rôles et les responsabilités, consultez l'aperçu des achats pour les comptables.
Correspondance entre les lignes comptables du bon de commande et différentes factures ou lignes de facture
Lorsque vous créez des demandes de bon de commande, vous ajoutez les biens ou services que vous demandez en tant que lignes comptables au bon de commande et spécifiez leurs prix unitaires nets. Vous créez ensuite les dépenses associées à ce bon de commande et ajoutez les justificatifs des dépenses.
Si vous disposez d’un bon de commande avec une seule ligne comptable, Payhawk lui fera automatiquement correspondre la facture associée.
Si vous disposez d’un bon de commande avec une seule ligne comptable et d’une facture avec 2 lignes ou plus, Payhawk fera automatiquement correspondre la facture au bon de commande.
Si vous disposez d’un bon de commande avec 2 lignes comptables ou plus et d’une facture avec une seule ligne, vous devrez sélectionner l’élément du bon de commande qui correspond.
Si vous disposez d’un bon de commande et d’une facture avec un nombre égal de lignes comptables, vous devez répartir la facture par éléments. Vous pouvez utiliser l’action rapide Partager en [number] lignes comptables pour faire correspondre automatiquement les éléments du bon de commande et de la facture, puis ajouter les montants et les catégorisations des éléments de la facture.
Si vous disposez d’un bon de commande et d’une facture avec un nombre différent de ligne comptables, vous devrez faire correspondre manuellement les éléments du bon de commande aux lignes de la facture.
