Les bons de commande (BDC) constituent une composante essentielle du processus complet des factures fournisseurs au sein d'une entreprise. En effet, ils permettent aux entreprises de faire preuve de transparence en matière de gestion de leurs ressources et de leurs relations avec les fournisseurs.

Les bons de commande sont des documents commerciaux établis par votre entreprise (en tant qu'acheteur) de biens ou de services et destinés à un fournisseur (en tant que vendeur). En règle générale, les bons de commande mentionnent le type, la quantité et le prix convenu pour les produits ou les services que le fournisseur va fournir à votre entreprise. Par ailleurs, un bon de commande est assorti d'un numéro de BDC unique que le fournisseur est tenu d'ajouter à toute éventuelle facture qui vous est adressée.

Avant de créer un bon de commande chez Payhawk, les employés soumettent une demande d'achat qui sera ensuite approuvée conformément aux workflows d'approbation prédéfinis au sein de l'entreprise. Dès l'approbation de la demande d'achat, le bon de commande est automatiquement créé et peut être envoyé au fournisseur, afin de solliciter la fourniture de marchandises ou de services.

Les bons de commande de marchandises impliquent l'établissement d'une attestation de livraison sous la forme d'un accusé de réception de marchandises (ARM) - ou accusé de réception. Le fournisseur envoie ensuite une facture à l'acheteur pour demander le paiement des biens ou services fournis. La facture est automatiquement associée au bon de commande en extrayant son numéro de la facture grâce à la fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (ROC) de Payhawk.

Par conséquent, Payhawk exécute automatiquement un processus de comptabilité tripartite, ce qui signifie que le système vérifie la quantité entre le bon de commande et le bon de réception, puis le montant net sur le bon de commande et la facture du fournisseur avant que le paiement ne soit exécuté.

Les bons de commande ne nécessitant pas d'accusé de réception de marchandise (ARM) déclenchent un processus comptable de 2 way matching. Le système Payhawk vérifie automatiquement le montant net du bon de commande et de la facture du fournisseur.

Au sein du système Payhawk, les employés habilités à créer des demandes d'achat sont appelés demandeurs. Les demandeurs peuvent également supprimer des demandes d'achat avant de les envoyer pour approbation, les soumettre pour approbation, et télécharger des accusés de réception sur les bons de commande.

Tous les employés peuvent télécharger et associer des factures à des bons de commande et soumettre des dépenses pour approbation.

La configuration de la convention de numérotation, des règles d'écart, des approbations de demandes d'achat, des workflows d'approbation de paiement et des catégories de dépenses qui nécessitent des accusés de réception, est assurée par les administrateurs Payhawk.

Pour créer des demandes d'achat dans Payhawk, vous devez fournir les informations suivantes :

Dans Payhawk, vous pouvez supprimer votre demande d'achat avant de la soumettre pour approbation.

Une fois créée, vous pouvez soumettre votre demande d'achat pour approbation. Les approbateurs sont prédéfinis par vos administrateurs Payhawk et recevront la demande dans leur Boîte de réception.

Les approbateurs peuvent approuver la demande d'achat, vous la renvoyer pour obtenir des informations complémentaires ou la rejeter et la supprimer intégralement.

Si votre bon de commande est configuré pour exiger un accusé de réception pour les éléments demandés, vous pouvez télécharger l'accusé de réception pour leur livraison partielle ou complète.

Lorsque le fournisseur émet une facture pour les éléments ou services correspondants, vous pouvez la télécharger pour permettre à l'équipe financière de régler et de réconcilier le paiement par la suite.

Si le numéro du bon de commande est inclus dans la facture, Payhawk l'extraira automatiquement et l'associera à la facture.