Les bons de commande sont des documents commerciaux émis par votre entreprise (en tant qu'acheteur) de biens ou de services à l'intention d'un fournisseur (en tant que vendeur).
Dans la plupart des cas, les bons de commande mentionnent le type, la quantité et le prix convenu pour les produits ou les services que le fournisseur va fournir à votre entreprise. Par ailleurs, un bon de commande est assorti d'un numéro de BDC unique que le fournisseur est tenu d'ajouter à toute éventuelle facture qui vous est adressée.
Types de bons de commande
Au sein du système Payhawk, les employés habilités à créer des demandes d'achat sont appelés demandeurs. En tant que demandeur, vous pouvez créer :
Bons de commande uniques – Bons de commande pour un ensemble spécifique de livraisons requises dans l'immédiat. Lorsque les biens ou les services sont livrés, le bon de commande est clôturé.
Bons de commande récurrents – Bons de commande pour des biens ou des services requis périodiquement par votre entreprise, par exemple chaque mois.
Remarques sur les bons de commande
Les administrateurs Payhawk de votre entreprise ont peut-être défini des paramètres pour les bons de commande qui affectent votre processus en tant que demandeur :
Tous les employés de votre entreprise ne peuvent pas soumettre des demandes de bons de commande.
Certaines livraisons peuvent être définies de manière à ce qu'un accusé de réception soit requis.
Les règles d'écart sont définies de manière à remédier aux situations dans lesquelles la facture du fournisseur dépasse le montant du bon de commande ou la quantité d'articles reçue diffère de celle commandée. En pareil cas, les personnes autorisées au sein de votre entreprise peuvent demander des informations complémentaires afin de résoudre le problème.
Cycle de vie des bons de commande pour les employés
Dans Payhawk, chaque bon de commande est soumis à plusieurs étapes. Pour créer un bon de commande, les employés soumettent d'abord une demande de bon de commande, laquelle doit être approuvée conformément aux workflows d'approbation prédéfinis au sein de l'entreprise. Lorsque la demande d'achat a été approuvée, le bon de commande est automatiquement créé et peut être envoyé au fournisseur, afin de solliciter la fourniture de marchandises ou de services.
Les administrateurs Payhawk peuvent également configurer chaque étape du cycle de vie des bons de commande dans votre entreprise et les différentes personnes de votre entreprise peuvent se voir attribuer différents rôles. Par exemple, les bons de commande peuvent ne pas être soumis à un processus d'approbation.
Pour en savoir plus sur les spécificités des étapes du cycle de vie des bons de commande et sur les actions disponibles sous chaque onglet, consultez l'article d'aperçu des bons de commande pour les comptables.
Correspondance entre les lignes comptables du bon de commande et différentes factures ou lignes de facture
Lorsque vous créez des demandes de bon de commande, vous ajoutez les biens ou services que vous demandez en tant que lignes comptables au bon de commande et spécifiez leurs prix unitaires nets. Vous créez ensuite les dépenses associées à ce bon de commande et ajoutez les justificatifs des dépenses.
Si vous disposez d’un bon de commande avec une seule ligne comptable, Payhawk lui fera automatiquement correspondre la facture associée.
Si vous disposez d’un bon de commande avec une seule ligne comptable et d’une facture avec 2 lignes ou plus, Payhawk fera automatiquement correspondre la facture au bon de commande.
Si vous disposez d’un bon de commande avec 2 lignes comptables ou plus et d’une facture avec une seule ligne, vous devrez sélectionner l’élément du bon de commande qui correspond.
Si vous disposez d’un bon de commande et d’une facture avec un nombre égal de lignes comptables, vous devez répartir la facture par éléments. Vous pouvez utiliser l’action rapide Partager en [number] lignes comptables pour faire correspondre automatiquement les éléments du bon de commande et de la facture, puis ajouter les montants et les catégorisations des éléments de la facture.
Si vous disposez d’un bon de commande et d’une facture avec un nombre différent de ligne comptables, vous devrez faire correspondre manuellement les éléments du bon de commande aux lignes de la facture.
