Cet article apporte des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) concernant les bons de commande dans Payhawk.
Les employés peuvent-ils utiliser la boîte de réception Payhawk pour les factures liées aux demandes ?
Lorsqu'une facture mentionne le numéro de la demande et est envoyée vers la boîte de réception des reçus Payhawk pour des dépenses payées ou non payées, la reconnaissance optique de caractères (OCR) de Payhawk extraira les données et associera automatiquement la facture à la demande correspondante.
Si, pour une raison quelconque, le numéro de la demande ne peut être lu, vous devrez associer manuellement la facture à la demande.
Les demandeurs peuvent-ils soumettre des demandes d'approbation si le fournisseur n'a pas été sélectionné ?
Oui. Le processus prévu dans Payhawk est que le fournisseur doit être créé et ajouté à la demande avant qu'elle ne soit approuvée.
Un demandeur peut-il attribuer un fournisseur qui n'existe pas dans Payhawk lors de la création d'une demande ?
Non. Le fournisseur doit d'abord être créé dans le système via l'application Fournisseur par un Administrateur Payhawk. Pour plus d'informations sur les façons de créer des fournisseurs, consultez l'article de la FAQ sur les fournisseurs.
Le système peut-il extraire automatiquement l'ID de la demande pour la dépense ?
Oui, la fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Payhawk extraira automatiquement le numéro d'identification et/ou le numéro de commande s'ils sont inclus dans la facture téléchargée.
Les Administrateurs Payhawk peuvent-ils supprimer une demande après qu'elle ait été approuvée ?
Les demandes peuvent être clôturées manuellement par le demandeur ou par les comptables et administrateurs de Payhawk. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la clôture des demandes.
Les employés qui peuvent supprimer les demandes non soumises doivent-ils être des administrateurs Payhawk ?
Non. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la modification et la suppression des demandes.
Payhawk peut-il effectuer le rapprochement de plusieurs factures avec une seule demande ?
Oui.
Payhawk peut-il effectuer le rapprochement d'une facture avec plusieurs demandes ?
Non. Si une même facture se rapporte à deux demandes distinctes, vous devez télécharger la facture deux fois et effectuer le rapprochement de chaque copie à la demande correspondante, en n'incluant que les éléments pertinents dans chacune d'elles.
Payhawk prend-il en charge un processus de rapprochement à 3 facteurs ?
Oui. Pour plus d'informations, consultez la section concernant le processus de rapprochement comptable à 2 et 3 facteurs chez Payhawk avant le paiement.
Comment les utilisateurs peuvent-ils configurer les catégories de demandes qui doivent faire l'objet d'un bon de réception ?
Les clients peuvent sélectionner les catégories qui nécessitent un bon de réception dans l'onglet Paramètres > Demandes> Bon de réception. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la définition des catégories de dépenses qui nécessitent des bons de réception pour les demandes.
Payhawk peut-il détecter automatiquement les écarts ?
Oui. Payhawk effectue automatiquement le rapprochement des accusés de réception et des factures téléchargés avec les demandes, et envoie une notification en cas de non-concordance des quantités et/ou des prix. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la définition des seuils d'écart pour les demandes.
Comment les utilisateurs peuvent-ils définir des workflows et des seuils d'écarts ?
Vous pouvez définir des seuils d'écart dans l'onglet Paramètres > Demandes> Règles. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la définition des seuils d'écart pour les demandes.
Parallèlement, vous pouvez définir des workflows d'approbation personnalisés en cas d'écarts à partir du champ Paramètres> Workflows> Types de dépenses > Facture. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la définition des workflows pour les paiements de factures avec demandes.
Comment les utilisateurs peuvent-ils définir les personnes habilitées à soumettre des bons de commande ?
Les utilisateurs peuvent définir les personnes habilitées à soumettre des demandes à partir des Paramètres> Demandes > Bons de commande.
Les utilisateurs peuvent-ils définir une numérotation et un préfixe personnalisés pour les bons de commande ?
Oui, vous pouvez personnaliser les données à partir des Paramètres > Demandes > Bons de commande > Personnalisation.
Les utilisateurs peuvent-ils définir une adresse e-mail centrale de facturation pour les bons de commande, à laquelle les factures entrantes seront envoyées ?
Oui. Vous pouvez définir l'adresse e-mail à partir du champ Paramètres > Demandes > Général > Personnalisation > Adresse e-mail de facturation centrale. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la configuration des paramètres de base pour les demandes.
Une demande peut-elle être approuvée par plusieurs personnes ?
Oui. Vous pouvez personnaliser les workflows d'approbation des demandes à partir de l'application Paramètres > Workflows > Demandes. Vous pouvez y définir un rôle spécifique, tel qu'un comptable ou un administrateur Payhawk, une personne, telle qu'un responsable d'équipe ou un responsable d'un champ de dépenses personnalisé, ou sélectionner un workflow personnalisé basé sur le montant.
Quelles sont les étapes du cycle de vie de la demande ?
Soumettre – La demande n'a pas été soumise ou a été renvoyée à l'employé.
Vérifier – La demande est soumise mais n'est pas vérifiée, ou elle a été renvoyée pour vérification.
Approuver – La demande est vérifiée mais pas encore approuvée.
Recevoir – La demande est approuvée mais n'est pas entièrement reçue.
Facturer – Tous les articles ont été reçus, mais la demande n'a pas encore été facturée.
Payer – Tous les articles ont été reçus et facturés, mais une ou plusieurs factures n'ont pas encore été payées.
Clôturer – Tous les articles ont été reçus et facturés, mais la demande n'est pas encore clôturée.
Pour obtenir davantage d'informations, consultez le cycle de vie des demandes chez Payhawk.
Les utilisateurs peuvent-ils archiver ou supprimer une demande qui a déjà été approuvée ?
Vous ne pouvez pas supprimer la demande, mais vous pouvez la clôturer si elle n'est plus nécessaire.
Payhawk peut-il générer des rapports pour les demandes basées sur des critères spécifiques ?
Oui. Pour filtrer les demandes en fonction de critères spécifiques, accédez à l'application Demandes et sélectionnez les filtres souhaités.
Les demandes créées sont-elles liées au logiciel ERP ou comptable de l'entreprise ?
Non.
Une demande peut-elle être rouverte après avoir été clôturée ?
Oui, une demande peut être rouverte par toute personne ayant également la permission de la clôturer. Cela inclut tous les utilisateurs qui peuvent consulter la demande dans Payhawk : le propriétaire de la demande et le responsable de la vérification, le responsable d'équipe du propriétaire de la demande, ainsi que les comptables et les administrateurs Payhawk au sein de votre entreprise.