Gestion des champs de dépenses intégrés

Vous pouvez définir la visibilité et les options requises pour la vérification ou la soumission pour chaque champ de dépenses intégré auquel elles s'appliquent.

Options de visibilité spécifiques

Payhawk vous permet de contrôler les employés qui peuvent consulter des champs de dépenses spécifiques.

Les options de visibilité disponibles pour les champs de dépenses suivants sont spécifiques :

Le champ de dépenses Document ne peut être défini que sur Tous.
Les champs de dépenses Date du document et Fournisseur ne peuvent pas être définis sur Aucun.
Le champ de dépenses Taux d'imposition ne peut pas être défini sur Tous.

Si l'option Autoriser les employés à être membres de plusieurs équipes a été désactivée, Équipe :

Affichera les options de visibilité Comptables et administrateurs et Aucun.
Affichera l'option Obligatoire avant vérification si la visibilité est définie sur Comptables et administrateurs.

Si l'option Autoriser les employés à être membres de plusieurs équipes a été activée dans le menu Paramètres > Équipes, le champ de dépenses Équipe :

Aura sa visibilité définie sur Tous en lecture seule.
Affichera les options Obligatoire pour la soumission et Obligatoire avant vérification qui peuvent être définies.

Définition de la visibilité des champs de dépenses intégrés

Payhawk vous permet de contrôler les employés qui peuvent consulter des champs de dépenses spécifiques.

Pour modifier la visibilité du champ de dépenses Type de document, par exemple :

Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Paramètres > Champs de dépenses.
Cliquez sur le champ de dépenses intégré souhaité, par exemple, Type de document.
Cliquez sur le bouton déroulant et sélectionnez les rôles d'utilisateur pouvant accéder au champ, par exemple Comptables et administrateurs.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Spécification des paramètres de vérification des champs de dépenses intégrés

En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez également définir les champs de dépenses intégrés qui doivent être vérifiés. Par conséquent, si l'un des champs obligatoires est laissé vide, les comptables Payhawk ne pourront pas marquer une dépense comme vérifiée (sur l'application Dépenses).

Si la visibilité du champ de dépenses intégré est Aucun, Obligatoire avant vérification n'est pas disponible.

Pour activer le paramètre Obligatoire avant vérification pour un champ de dépenses intégré :

Accédez à Paramètres > Champs de dépenses.
Cliquez sur le champ de dépenses intégré souhaité, par exemple Date du document.
Activez l'option Obligatoire avant vérification.

Spécification des paramètres de soumission des champs de dépenses intégrés

Les champs obligatoires pour la soumission sont des champs que vous attendez que les employés remplissent avant de soumettre leurs dépenses.

Obligatoire pour la soumission n'est disponible que si la visibilité du champ de dépenses intégré est Tous.

Pour activer le paramètre Obligatoire pour la soumission pour un champ de dépenses intégré :

Accédez à Paramètres > Champs de dépenses.
Cliquez sur le champ de dépenses intégré souhaité, par exemple Date du document.
Activez l'option Obligatoire pour la soumission.

Paramètres pour les catégories de dépenses

Les catégories de dépenses offrent des options supplémentaires pour les stratégies de suggestion liées à la population automatique des données de dépenses dans le champ de la catégorie de la dépense. Pour plus d'informations, voir l'article sur les stratégies de suggestion pour les catégories de dépenses et les champs de dépenses personnalisés.