Les équipes financières peuvent exporter les données de dépenses et de paiement pour les transactions réglées à partir de l'appli Exporter, puis utiliser ces données à des fins comptables pour les partager avec des systèmes ERP et des logiciels de comptabilité externes.
Cependant, pour que l'équipe financière puisse sélectionner et utiliser un modèle d'exportation comptable à partir de l'appli Exporter, les administrateurs Payhawk doivent d'abord l'activer à partir du compte Payhawk concerné.
Activation des modèles d'exportation comptable
Pour activer le modèle d'export comptable souhaité :
Connexion au portail Web Payhawk.
Accédez à l'onglet Paramètres > Exportations > Modèles .
Cliquez sur le bouton + Ajouter un modèle.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez le format de modèle souhaité en cliquant sur le bouton Utiliser ceci.
Pour décider si un modèle spécifique correspond à vos besoins, vous pouvez également, si vous le souhaitez, le visualiser à l'avance en cliquant sur le lien Afficher un exemple.
Une fois la sélection confirmée, le modèle de comptabilité est ajouté à la liste des modèles sous la section Paramètres > Exportations > Modèles > ACTIFS.
Mise en correspondance des comptes pour les modèles d'exportation comptable
Pour pouvoir partager les données comptables du modèle d'exportation spécifié vers le système ERP externe ou le logiciel de comptabilité que vous utilisez, vous devez renseigner les valeurs d'ID externes afin que les comptes entre les deux systèmes puissent être associés.
Accédez à l'onglet Paramètres > Exportations > Mise en correspondance des comptes .
Pour les types de dépenses Payhawk, les comptes de fonds, les comptes spécifiques et les noms d'entité répertoriés, remplissez les identifiants externes correspondants.
Sous Mise en correspondance personnalisée, remplissez tous les champs personnalisés que vous avez créés dans Payhawk et que vous souhaitez exporter avec le modèle de comptabilité. Pour ajouter d'autres champs personnalisés, utilisez le bouton + Ajouter.
Une fois l'opération terminée, cliquez sur Enregistrer les modifications afin que les données de mise en correspondance puissent être appliquées au modèle.
Archivage des modèles d'exportation comptables
Si vous n'avez plus besoin d'un modèle comptable, vous pouvez l'archiver.
Accédez à la section Paramètres > Exportations > Modèles > ACTIFS.
Cliquez sur le menu à trois points du modèle comptable que vous souhaitez archiver et sélectionnez l'option Archiver.
Ainsi, le modèle archivé sera déplacé sous la section Paramètres > Exportations > Modèles > ARCHIVÉS.
Restauration des modèles d'exportation comptables
Même après l'archivage d'un modèle de comptabilité, vous avez la possibilité de le restaurer si vous devez l'utiliser à nouveau :
Accédez à la section Paramètres > Exportations > Modèles > ARCHIVÉS.
Cliquez sur le menu à trois points du modèle comptable que vous souhaitez activer et sélectionnez l'option Restaurer.
Ainsi, le modèle restauré sera déplacé sous la section Paramètres > Exportations > Modèles > ACTIFS.
