Les équipes financières peuvent exporter les données de dépenses et de paiement pour les transactions réglées à partir de l'appli Exporter, puis utiliser ces données à des fins comptables pour les partager avec des systèmes ERP et des logiciels de comptabilité externes.
Cependant, pour que l'équipe financière puisse sélectionner et utiliser un modèle d'exportation comptable à partir de l'appli Exporter, les administrateurs Payhawk doivent d'abord l'activer à partir du compte Payhawk concerné.
Si vous avez déjà personnalisé des modèles Excel ou CSV, certaines fonctionnalités des modèles comptables prédéfinis risquent de ne pas être disponibles.
Activation des modèles d'exportation comptable
Pour activer le modèle d'export comptable souhaité :
Connexion au portail Web Payhawk.
Accédez à l'onglet Paramètres > Exportations > Modèles .
Cliquez sur le bouton + Ajouter un modèle.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez le format de modèle souhaité en cliquant sur le bouton Utiliser ceci.
Donnez un nom au modèle et cliquez sur Ajouter.
Une fois la sélection confirmée, le modèle de comptabilité est ajouté à la liste des modèles sous la section Paramètres > Exportations > Modèles > ACTIFS.
Mise en correspondance des comptes pour les modèles d'exportation comptable
Pour pouvoir partager les données comptables du modèle d'exportation spécifié vers le système ERP externe ou le logiciel de comptabilité que vous utilisez, vous devez renseigner les valeurs d'ID externes afin que les comptes entre les deux systèmes puissent être associés.
Accédez à l'onglet Paramètres > Exportations > Mise en correspondance des comptes .
Pour les types de dépenses Payhawk, les comptes de fonds, les comptes spécifiques et les noms d'entité répertoriés, remplissez les identifiants externes correspondants.
Sous Mise en correspondance personnalisée, remplissez tous les champs personnalisés que vous avez créés dans Payhawk et que vous souhaitez exporter avec le modèle de comptabilité. Pour ajouter d'autres champs personnalisés, utilisez le bouton + Ajouter.
Une fois l'opération terminée, cliquez sur Enregistrer les modifications afin que les données de mise en correspondance puissent être appliquées au modèle.
Archivage des modèles d'exportation comptables
Si vous n'avez plus besoin d'un modèle comptable, vous pouvez l'archiver.
Accédez à la section Paramètres > Exportations > Modèles > ACTIFS.
Cliquez sur le menu à trois points du modèle comptable que vous souhaitez archiver et sélectionnez l'option Archiver.
Ainsi, le modèle archivé sera déplacé sous la section Paramètres > Exportations > Modèles > ARCHIVÉS.
Autre possibilité :
Accédez à Paramètres > Exportations > Modèles.
Sélectionnez le modèle souhaité en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points situé en haut à droite et sélectionnez Archiver.
Restauration des modèles d'exportation comptables
Même après l'archivage d'un modèle de comptabilité, vous avez la possibilité de le restaurer si vous devez l'utiliser à nouveau :
Accédez à la section Paramètres > Exportations > Modèles > ARCHIVÉS.
Cliquez sur le menu à trois points du modèle comptable que vous souhaitez activer et sélectionnez l'option Restaurer.
Ainsi, le modèle restauré sera déplacé sous la section Paramètres > Exportations > Modèles > ACTIFS.
Renommer les modèles comptables
Pour renommer un modèle comptable :
Accédez à Paramètres > Exportations > Modèles.
Sélectionnez le modèle souhaité en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points situé en haut à droite et sélectionnez Renommer.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, mettez à jour le nom cliquez sur Renommer.
Suppression des modèles comptables
Pour supprimer un modèle comptable utilisé pour l'exportation planifiée, vous devez configurer un autre modèle qui sera utilisé pour l'exportation planifiée.
Pour supprimer définitivement un modèle comptable :
Accédez à Paramètres > Exportations > Modèles.
Cliquez sur le menu à trois points du modèle souhaité et sélectionnez l'option Supprimer.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cochez la case et cliquez sur Supprimer le modèle.
Autre possibilité :
Accédez à Paramètres > Exportations > Modèles.
Sélectionnez le modèle souhaité en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points situé en haut à droite et sélectionnez Supprimer.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cochez la case et cliquez sur Supprimer le modèle.
Publication et activation des modèles
Pour que les comptables Payhawk de votre entreprise puissent commencer à utiliser des modèles comptables, vous devez les publier afin que leur dernière version soit disponible dans l'application Exporter.
Accédez à Paramètres > Exportations > Modèles.
Sélectionnez le modèle souhaité en cliquant dessus.
Cliquez sur le bouton Publier le modèle. Une confirmation s'affichera alors.
Affichage de l'historique des mises à jour de modèles
Toutes les modifications apportées par les administrateurs de Payhawk à un modèle comptable peuvent être consultées dans le journal d'historique de ce modèle.
Accédez à Paramètres > Exportations > Modèles.
Sélectionnez le modèle souhaité en cliquant dessus.
Cliquez sur le menu à trois points situé en haut à droite et sélectionnez Afficher l'historique. La boîte de dialogue contenant l'historique du modèle s'ouvre alors pour que vous puissiez le consulter.
À partir de là, vous pouvez restaurer une version antérieure ou dupliquer une version antérieure et la définir en tant que nouveau modèle.
Restauration des versions précédentes des modèles
Dans la boîte de dialogue qui affiche l'historique du modèle, cliquez sur le menu à trois points situé à côté de la version que vous souhaitez restaurer et sélectionnez l'option Restaurer cette version. La version actuelle sera alors mise à jour et le journal d'historique affichera l'action.
Duplication des modèles comptables
Vous pouvez utiliser un modèle comptable existant et en créer un autre par-dessus. En pareil cas, vous pouvez dupliquer le modèle existant.
Dans la boîte de dialogue qui affiche l'historique du modèle, cliquez sur le menu à trois points situé à côté de la version que vous souhaitez dupliquer et sélectionnez l'option Dupliquer en tant que nouveau modèle. La version actuelle sera alors ajoutée à la liste des modèles actifs.
