Dans l'Édition Summer'24, nous avons lancé le graphique Designer de workflow qui introduit des changements sur la façon dont vous définissiez les workflows au sein de votre entreprise.
Si vous utilisez notre précédent moteur de workflows et devez vérifier sa documentation ou souhaitez approfondir en comparant l'expérience avant-après, consultez les articles de notre centre d'aide.
Visibilité et mise en page
L'une des plus grandes améliorations est que vous pouvez désormais comprendre les workflows définis en un clin d'œil grâce à la représentation graphique des responsables d'approbation, des étapes et des critères définis.
Conditions, responsables d'approbation et workflows personnalisés
Précédemment, le critère de définition de base d'un workflow se faisait en fonction d'un montant. Vous aviez le choix entre des workflows d'approbation en une seule étape, séquentiels en plusieurs étapes et non séquentiels en plusieurs étapes.
Désormais, vous pouvez partir du concept basé sur un montant et ajouter de la flexibilité inspirante à vos workflows à l'aide de l'ensemble plus large de conditions en fonction des catégories d'équipe et de dépense. En plus des rôles Payhawk par défaut, vous pouvez définir pour chaque étape des rôles personnalisés (responsables d'équipe, responsables d'équipe de deuxième niveau et responsables de catégorie) ainsi que des responsables disposant de champs personnalisés comme responsables d'approbation pour des équipes et des catégories spécifiques. Vous pouvez également exclure des équipes et des catégories d'un workflow.
Types de workflows
Les types de workflows restent les mêmes. Vous pouvez définir des workflows par types de dépenses (virements bancaires avec ou sans bon de commande, paiements par carte, trésorerie de l'entreprise, remboursements, kilométrage et par jour), des bons de commande et des demandes de carte.
Attributions de workflow
Comme auparavant, vous pouvez également définir vos attributions de workflow personnalisées. Ce que nous avons amélioré, c'est que pour chaque étape que vous définissez, vous pouvez désormais voir le comportement d'attribution qui sera appliqué si l'étape ne peut pas être exécutée immédiatement.
Un cas d'utilisation pour comparer
Jetons un œil à un exemple de cas d'utilisation et comparons comment définir un workflow séquentiel en plusieurs étapes avec l'expérience précédente et avec le nouveau concepteur de workflows.
Avec une approbation séquentielle en plusieurs étapes, tous les responsables d'approbation concernés doivent valider les demandes de dépense l'une après l'autre (à la suite) pour chaque seuil spécifique.
Partons du principe que vous souhaitez définir la validation suivante pour le type de dépense Kilométrage au sein de votre entreprise :
Les dépenses jusqu'à 100 euros seront validées par le chef d'équipe.
Les dépenses jusqu'à 300 euros seront validées par le responsable de second niveau.
Les montants supérieurs à 300 euros (seuil illimité) seront validés par n'importe quel administrateur Payhawk.
Par conséquent, nous voulons nous assurer que si un employé soumet une demande de dépense de type Kilométrage d'un montant de :
150 euros, le chef d'équipe recevra en premier la demande de dépense.
Lorsque le chef d'équipe aura validé la dépense, le responsable de niveau recevra la demande de dépense pour validation finale.
Avant
Le workflow d'approbation défini avant la mise en place du nouveau concepteur de workflows ressemblera à l'illustration ci-dessous.
Après
Le workflow d'approbation défini après la mise en place du nouveau concepteur de workflows ressemblera à l'illustration ci-dessous.
