Als kaarthouder kan het zijn dat je een frauduleuze transactie opmerkt of een transactie die je niet herkent. Ook kan het voorkomen dat je kaart kwijtraakt of gestolen wordt.
Als je kaart kwijt of gestolen is, of als je een onbekende of frauduleuze transactie ziet:
Blokkeer (bevries) je Payhawk-bedrijfskaart onmiddellijk om verder gebruik te voorkomen totdat je je transacties onder de loep hebt genomen.
Meld het voorval bij het Payhawk Support-team en een Payhawk-beheerder bij je bedrijf.
Tips voor het controleren van onbekende transacties
Het kan voorkomen dat een onbekende transactie rechtmatig blijkt te zijn. Nadat je je kaart hebt bevroren, kun je als volgt onderzoeken of dit het geval is:
Controleer de datum, tijd en locatie van de onbekende transactie om te zien of er gegevens bekend zijn of bekend lijken.
Controleer of de winkel waar je de bestelling hebt geplaatst, onder een andere naam handelt.
Controleer of de transactie "in behandeling" is, wat betekent dat de verwerking nog niet is afgerond.
Actieplan
Als je de transactie nog steeds niet herkent of als je hebt gemerkt dat er iets verdachts gaande is met je Payhawk-account, doorloop je onmiddellijk de volgende stappen:
Je kunt op twee manieren contact opnemen met het Payhawk Support-team:
Via de chat rechtsonderin de Payhawk-website of via de Payhawk-helpdesk.
Stuur hiervoor een e-mail naar support@payhawk.com.
Help het team met het beantwoorden van eventuele vragen. Stuur screenshots en eventuele andere gegevens van de transactie door.
Informeer de Payhawk-beheerder bij je bedrijf en vraag een nieuwe Payhawk-bedrijfskaart aan als je er in de tussentijd een nodig hebt.
Als de betaling klopt, maar het bedrag niet, zul je contact moeten opnemen met de verkoper.
Als de transactie blijkt te kloppen, kun je je Payhawk-bedrijfskaart deblokkeren en weer in gebruik nemen.
Periode en kosten van geschillen
De toegewezen periode voor het melden van frauduleuze of ongeautoriseerde transacties met de kaartdienstverleners is drie maanden. Als de transactie meer dan drie maanden voordat je contact hebt opgenomen met het Support-team heeft plaatsgevonden, kan Payhawk deze niet meer betwisten.
De kosten voor een geschilclaim bedragen 25 valuta-eenheden, afhankelijk van de EUR, GBP of USD-valuta van de rekening. Deze vergoeding is een standaard onderdeel van het chargebackproces en dekt de administratieve kosten die gepaard gaan met de afhandeling van dergelijke zaken. Payhawk heeft expliciete bevestiging namens de kaarthouder nodig om de geschillenaanvraag in behandeling te kunnen nemen.