Aankopen (inkooporders) zijn commerciële documenten die je bedrijf (als koper) van goederen of diensten uitgeeft aan een leverancier (als verkoper).
In de meeste gevallen geven aankopen het type, de hoeveelheid en de overeengekomen prijs aan voor producten of diensten die de leverancier aan je bedrijf zal leveren. Bovendien krijgt een aankoop een uniek nummer. De leverancier moet dit nummer toevoegen aan de factuur die je uiteindelijk ontvangt.
Soorten aankopen
In het Payhawk-systeem worden medewerkers die aankopen kunnen doen, aanvragers genoemd.
Als aanvrager kun je het volgende aanmaken:
Eenmalige aankopen - aankopen voor een specifieke set leveringen die op dat moment nodig zijn. Zodra de goederen of diensten zijn geleverd, wordt de aankoop gesloten.
Periodieke aankopen - aankopen van goederen of diensten die je bedrijf periodiek nodig heeft, bijvoorbeeld elke maand.
Opmerkingen bij aankopen
Payhawk-beheerders bij je bedrijf hebben mogelijk instellingen gedefinieerd voor aankopen die van invloed zijn op je proces als aanvrager:
Niet alle medewerkers bij je bedrijf kunnen aankopen indienen.
Bij sommige leveringen is mogelijk een ontvangstbewijs vereist, bij andere niet.
Discrepantieregels worden gedefinieerd voor als de factuur van de leverancier het aankoopbedrag overschrijdt of als het ontvangen aantal artikelen afwijkt van de bestelling. In dergelijke gevallen kunnen bevoegde medewerkers of rollen binnen je bedrijf om aanvullende informatie vragen om het probleem op te lossen.
Inkoopfasen en -processen
Elke aankoop in Payhawk doorloopt verschillende fasen, die worden afgehandeld door geautoriseerde medewerkers of rollen binnen je bedrijf. Deze fasen worden gedefinieerd door de workflows die zijn geconfigureerd door Payhawk-beheerders in je organisatie. Zo kan bijvoorbeeld worden ingesteld dat aankopen geen beoordelings- of goedkeuringsproces hoeven te doorlopen.
De volledige inkoopcyclus is als volgt:
De aankoop indienen (dit doet de aanvrager via het tabblad indienen).
De aankoop beoordelen (als deze optionele stap is opgenomen in de workflow, doen toegewezen beoordelaars dit via het tabblad beoordelen).
De aankoop goedkeuren (toegewezen goedkeurders doen dit via het tabblad goedkeuren). Zodra de aankoop is goedgekeurd, kan deze naar de leverancier worden gestuurd met het verzoek om de goederen of diensten te leveren.
Ontvangstbewijzen toevoegen aan de aankoop (dit kunnen alle medewerkers met toegang tot de aankoop doen via het tabblad ontvangen of factuur).
Facturen toevoegen aan de aankoop (dit kunnen alle medewerkers met toegang tot de aankoop doen via het tabblad ontvangen of factuur).
Facturen betalen (uitgevoerd door geautoriseerde medewerkers of rollen bij het bedrijf).
Aankopen sluiten (uitgevoerd door Payhawk-beheerders via het tabblad sluiten.
Payhawk-boekhouders, -beheerders en toegewezen aankoopbeoordelaars hebben toegang tot alle aankopen.
Zie voor meer informatie over de aankoopfasen, beschikbare handelingen, rollen en verantwoordelijkheden het overzicht van aankopen voor boekhouders.
Aankoopregelitems matchen met verschillende facturen of factuurregels
Bij het aanmaken van aankopen voeg je de goederen of diensten die je aanvraagt toe als aankoopregelitems en specificeer je de nettoprijs per stuk. Vervolgens maak je de uitgaven aan gerelateerd aan die aankoop en voeg je de uitgavedocumenten toe.
Voor aankopen met een enkel regelitem matcht Payhawk de gekoppelde factuur automatisch aan deze aankoop.
Voor aankopen met een enkel regelitem en een factuur met 2 of meer regels, matcht Payhawk de factuur automatisch aan de aankoop.
Voor aankopen met 2 of meer regelitems en een factuur met een enkele regel, moet je aangeven welke aankoopitem je wilt matchen.
Voor aankopen en facturen met een gelijk aantal regelitems moet je de factuur splitsen in items. Gebruik de snelle handeling splitsen in [aantal] regelitems om automatisch de corresponderende items van de aankoop en de factuur te matchen en de bedragen en categorisaties van de factuuritems toe te voegen.
Voor een aankoop en een factuur met een verschillend aantal regelitems moet je handmatig de aankoopitems matchen aan de betreffende factuurregels.
