Payhawk-beheerders kunnen aankoopinstellingen voor het bedrijf configureren via de tabbladen instellingen > inkooporders en algemeen, ontvangstbewijs, en regels.
Algemene aankoopinstellingen
Je kunt via het tabblad algemeen de basisinstellingen voor aankopen definiëren, zoals wie inkooporders ter goedkeuring kan indienen en de nummeringsconventie die wordt toegepast op aankopen.
Configureer als volgt de basisinstellingen voor aankopen binnen je bedrijf:
Ga naar het tabblad algemeen:
Selecteer in het drop-down menu onder rollen welke medewerkers binnen je bedrijf aankopen ter goedkeuring kunnen indienen.
Definieer onder aanpassing het voorvoegsel van het nummer en het formaat voor automatisch gegenereerde inkoopnummers, zoals PO-[automatisch gegenereerd nummer].
Je kunt een centraal e-mailadres voor facturatie specificeren dat automatisch wordt gekoppeld aan aankopen. Zo kunnen leveranciers hun facturen rechtstreeks versturen (optioneel).
Voeg je bedrijfslogo toe zodat dit automatisch bij alle aankopen wordt weergegeven (optioneel).
Je kunt extra factuurgegevens aan aankopen toevoegen door de knop aanvullende informatie in te schakelen (optioneel). Voer een titel in voor de sectie en geef de informatie op die je bij de aankopen wilt laten verschijnen.
Klik op wijzigingen opslaan om je instellingen te bevestigen.
Ontvangstbewijzen voor bepaalde uitgavencategorieën
Je kunt via het tabblad ontvangstbewijs instellen dat ontvangstbewijzen verplicht zijn voor aankopen in een bepaalde categorie. De uitgavencategorieën in dit tabblad definieer je onder instellingen > uitgavenvelden. Je beheert ze via instellingen > uitgavenvelden > geïntegreerde velden > categorieën.
Als je een ontvangstbewijs voor een uitgavencategorie verplicht stelt, wordt voor die categorie het drievoudige matchingsproces geactiveerd en moet het finance-team de gegevens van de aankoop, de factuur van de leverancier en het ontvangstbewijs controleren voordat de betaling wordt uitgevoerd.
Selecteer als volgt de uitgavencategorieën waarbij ontvangstbewijzen voor aankopen verplicht zijn:
Ga naar het tabblad ontvangstbewijs om de gedefinieerde uitgavencategorieën en subcategorieën voor je bedrijf te bekijken. Vink de selectievakjes aan van de categorieën waarvoor je een ontvangstbewijs verplicht wilt stellen.
Klik op wijzigingen opslaan.
Opmerkingen bij discrepantieregels
Uitgavencategorieën waarvoor ontvangstbewijzen bij aankopen verplicht zijn gesteld, activeren een drievoudig matchingproces (tussen de aankoop, de factuur en het ontvangstbewijs). Uitgavencategorieën waar geen ontvangstbewijs voor nodig is, activeren een tweevoudig matchingproces (tussen de aankoop en de factuur).
Als Payhawk bij het matchen een discrepantie vindt tussen de bedragen in de documenten, activeert het systeem een goedkeuringsproces voor de betaling op basis van de vooraf gedefinieerde workflows voor het uitgaventype dat is gekoppeld aan aankopen.
Om het betalingsproces te vereenvoudigen, kun je in Payhawk discrepantieregels definiëren voor aankoopgerelateerde uitgaventypen waarbij afwijkingen tussen de bedragen in de documenten (aankoop, factuur en ontvangstbewijs, indien nodig) toegestaan zijn.
Payhawk activeert in de volgende gevallen een goedkeuringsflow voor discrepanties:
Als het factuurbedrag hoger is dan het aankoopbedrag, waarbij het verschil groter is dan de toegestane discrepantiedrempel.
Als er minder artikelen zijn ontvangen dan aangekocht en het selectievakje ik verwacht geen artikelen meer in het ontvangstbewijs is aangevinkt.
Als er meer artikelen zijn ontvangen dan aangekocht.
Discrepantieregels kunnen alleen worden ingesteld in de basisvaluta van je rekening. Als een aankoop in een andere valuta is ontvangen, gebruikt Payhawk de actuele wisselkoers om de discrepantie te berekenen. Stel je bijvoorbeeld een discrepantieregel in van 20 Britse pond, en ontvang je een aankoop die het goedgekeurde bedrag met 21 euro overschrijdt, dan wordt er geen discrepantie geactiveerd.
Regels voor automatisch sluiten en discrepantiedrempels
Definieer als volgt discrepantieregels voor aankopen:
Ga naar het tabblad regels:
Specificeer of automatisch sluiten ingeschakeld moet zijn voor aankopen binnen je bedrijf.
Gebruik de link configuratie workflow om rollen of medewerkers toe te wijzen die betalingen voor discrepanties mogen initiëren. Zie voor meer informatie het artikel over het instellen van workflows voor aankopen.
Stel onder afwijking in bedrag een percentage in en eventueel een specifiek bedrag als geaccepteerde drempelwaarde.
Klik op wijzigingen opslaan.
Als er een discrepantie is in de aantallen, wordt de discrepantieregel voor het bedrag genegeerd.
