Als onderdeel van het bevestigingsproces van de details van onkosten kunnen geautoriseerde gebruikers binnen je bedrijf betalingen van rekeningen plannen op de datum waarop ze uiterlijk moeten wroden betaald, of zowel betalingen van rekeningen als onkosten die worden terugbetaald instellen voor een specifieke datum, of ze onmiddellijk verwerken na autorisatie.
Een Payhawk-beheerder van je bedrijf kan de standaarduitvoering van betalingen van rekeningen zo configureren dat deze onmiddellijk of op de datum waarop het onkosten-item uiterlijk moet worden vergoed, plaatsvindt. De standaardinstelling voor betaling is zichtbaar in het veld Betaling uitvoeren.
Standaard worden onkosten die moeten worden vergoed onmiddellijk na autorisatie terugbetaald. Hoe je een andere standaardverwerking van een betaling kunt instellen, zie het artikel over Terugbetalingen configureren.
Hoe laat ingeplande betalingen worden verwerkt
Geplande betalingen worden uitgevoerd om 11:00 uur Nederlandse tijd op de aangegeven dag.
De betaling van een rekening of een terugbetaling inplannen
Je kunt de betaling van een rekening of te vergoeden onkosten, zoals een kilometervergoeding of dagvergoeding, via een bankoverschrijving zo inplannen:
Ga in Payhawk naar het tabblad Onkosten > Details bevestigen.
Selecteer het gewenste onkosten-item door erop te klikken.
In het vervolgkeuzemenu Betalingsuitvoeringsmethode kunt u de betaling plannen met een van de volgende opties:
Nu betalen - Als je deze optie selecteert, wordt de betaling voor de gemaakte onkosten direct gestart nadat deze is geautoriseerd door gebruikers binnen je bedrijf die hiertoe gemachtigd zijn.
(Alleen voor de betaling van rekeningen)Vervaldatum - Als je deze optie selecteert, wordt de betaling van de onkosten in gang gezet op de datum waarop ze uiterlijk moeten worden vergoed, die automatisch wordt gedetecteerd en ingevuld door de OCR van Payhawk.
Houd er rekening mee dat uiterste betaaldata alleen in de toekomst kunnen liggen. Als je de vergoeding van onkosten probeert in te plannen op een vervaldatum in het verleden, krijg je van het systeem een melding en wordt de datum van verwerking ingesteld op vandaag.
Specifieke datum - Als je deze optie selecteert, kun je zelf een datum kiezen waarop de betaling voor de onkosten moet worden uitgevoerd.
Houd er rekening mee dat data in het verleden zijn uitgeschakeld en je alleen een specifieke datum in de toekomst kunt instellen.
Klik om de details van de onkosten te bevestigen op Details bevestigen.
Het onkosten-item gaat nu naar Betalen > Autoriseren. Daar kunnen degenen die hiertoe gemachtigd zijn binnen je bedrijf, de betaling verwerken of hem opnieuw inplannen.
Meerdere betalingen van rekeningen en meerdere terugbetalingen inplannen
Je kunt de betaling van twee of meer rekeningen of te vergoeden onkosten, zoals een kilometervergoeding of dagvergoeding, via een bankoverschrijving zo inplannen:
Ga in Payhawk naar het tabblad Onkosten > Betalen > Details bevestigen.
Kies de gewenste onkosten-items door de selectievakjes in te schakelen.
Kies in het uitklapmenu Betaling uitvoeren wanneer de betaling moet worden uitgevoerd (Vervaldatum voor rekeningen en Nu betalen of Specifieke datum voor rekeningen, kilometer-, dag- en andere vergoedingen).
(Alleen voor rekeningen) Selecteer in het uitklapmenu Referentie de gewenste referentie voor de geselecteerde betalingen die deel uitmaken van de bulkbetaling (Documentnummer, Documentdatum, of beide gecombineerd).
Klik in het venster dat rechts verschijnt op Bevestigen.
De geplande betalingen gaan nu naar Betalen > Autoriseren. Daar kunnen degenen die hiertoe gemachtigd zijn binnen je bedrijf, ze verwerken.
Zie voor meer informatie over het opnieuw inplannen of direct betalen van geplande betalingen en onkosten die moeten worden vergoed het artikel Geplande betalingen beheren.