Zum Erstellen eines Kaufs in Payhawk müssen Sie Angaben zu den gewünschten Artikeln ausfüllen, alle durch Ihre Payhawk-Administratoren geforderten Kaufangaben machen und den Kauf einreichen.
Bei Erstellung eines Kaufs in Payhawk müssen Sie mindestens folgende Informationen angeben:
Beschreibung der beantragten Waren oder Dienstleistungen
Die Anzahl der Einheiten, deren Kauf beantragt werden soll
Währung des Kaufs
Nettobetrag pro Einheit für die beantragten Waren oder Gesamtnettopreis für die beantragten Dienstleistungen
Sollte eine Prüfung erforderlich sein, wird der Kauf auf die Registerkarte Prüfen verschoben, wo er die Prüfung durch das Beschaffungsteam erwartet. Sollte keine Prüfung erforderlich sein, wird er direkt auf die Registerkarte Genehmigen verschoben, wo er die Genehmigung durch die Genehmiger erwartet, die entsprechend den vordefinierten Workflows Ihres Unternehmens zuständig sind.
Besonderheiten
Sie können Rabatte, Inzahlungnahmen, Rückgaben und ähnliches hinzufügen, indem Sie Ihrem Kauf Artikel mit negativen Preisen pro Einheit hinzufügen.
Sie müssen keinen Lieferanten für Ihren Kauf angeben, damit er geprüft oder genehmigt wird. Damit Payhawk jedoch Ihren Kauf auf Basis der hochgeladenen Rechnungen mit der entsprechenden Ausgabe verknüpft, müssen Sie die Lieferantendaten angeben.
Käufe erstellen
So erstellen Sie einen Kauf im Payhawk-Webportal:
Navigieren Sie zu Käufe. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu.
Gehen Sie im sich öffnenden Dialogfeld wie folgt vor:
Beschreiben Sie im Feld Anmerkungen den Zweck des Kaufs.
(Optional) Geben Sie im Feld Lieferant den Namen des Lieferanten für die von Ihnen beantragten Artikel ein.
Damit Payhawk den Kauf mit den zugehörigen Ausgaben verknüpfen kann, ist ein Lieferant erforderlich. Der Name des Lieferanten wird zudem als Name für den Kauf verwendet.
(Optional) Wählen Sie im Feld Wiederholung im Drop-down-Menü aus, ob der Kauf sich in einem bestimmten Zeitraum wiederholt oder nicht, und tragen Sie die Dauer ein.
(Optional) Laden Sie im Feld Dokument anhängen ein Dokument für Ihren Kauf hoch, z. B. das Lieferantenangebot.
Klicken Sie auf Weiter.
Kaufartikel und -details hinzufügen
Rufen Sie nach Erstellung Ihres Kaufs die Registerkarte Einreichen auf und wählen Sie den Kauf aus, um Kaufangaben wie z. B. Informationen zu den gewünschten Artikeln und alle Kauf-Pflichtfelder auszufüllen.
Basierend auf den von den Payhawk-Administratoren Ihres Unternehmens konfigurierten Kauffeld-Einstellungen wird das Payhawks-OCR automatisch versuchen, Kaufdaten aus einem möglicherweise angehängten Dokument zu extrahieren. Dieses Dokument kann ein Preisangebot Ihres Lieferanten, ein Screenshot eines Warenkorbs usw. sein. Payhawk analysiert die Positionen und füllt Details wie Mengen und Stückpreise aus.
Die Felder des Kaufartikels werden automatisch basierend auf der aktiven Feldvorschlagsstrategie ausgefüllt, falls diese aktiviert ist.
Erfolgreich extrahierte Daten werden mit einem Stern markiert.
So fügen Sie Informationen über die gewünschten Artikel und ggf. die erforderlichen Pflichtangaben hinzu:
Navigieren Sie zu Käufe > Registerkarte Einreichen und wählen Sie den Kauf aus.
Prüfen Sie unter Posten die automatisch extrahierten Kaufdaten.
Fügen Sie je nach Erforderlichkeit eventuelle fehlende Informationen hinzu, beispielsweise die Artikelbeschreibungen. Mengen und die Preise pro Einheit müssen Sie nicht unbedingt angeben.
Klicken Sie auf Einreichen.