Bestellungen helfen Unternehmen dabei, den Beschaffungsprozess transparent zu halten und ihre Ausgaben effizient zu verwalten.
Aktionen für Payhawk-Administratoren
Das Menü unter Einstellungen > Einkäufe ist für Payhawk-Administratoren vorgesehen und enthält die Registerkarten Allgemein,
Auf der Registerkarte Allgemein können Sie die grundlegenden Konfigurationen für die Bestellungen festlegen.
Auf der Registerkarte Empfangsbestätigung können Sie die Ausgabenkategorien definieren, für die ein Empfangsschein erforderlich ist, wodurch ein 2- oder 3-Wege-Abgleich für diese Kategorien ausgelöst wird.
Auf der Registerkarte Regeln können Sie die Schwellenwerte für Unstimmigkeiten definieren, deren Überschreitung Ihre vordefinierten Genehmigungsworkflows für Ausgabentypen im Zusammenhang mit Bestellungen auslöst. Sie können auch festlegen, dass Bestellungen automatisch geschlossen werden, wenn die Standardbedingungen erfüllt sind.
Payhawk-Administratoren können die Kategorien, die auf der Registerkarte Einkäufe > Empfangsbestätigung angezeigt werden, über die Einstellungen unter Ausgabenfelder > Vorgegebene Felder > Kategorien steuern.
Über das Menü Workflows können Payhawk-Administratoren die Rollen, Personen oder die betragsbasierte Genehmigungskette für die Genehmigung von Beschaffungsanfragen definieren.
Payhawk-Administratoren definieren den Genehmigungsworkflow für die Einleitung von Zahlungen für Ausgabentypen im Zusammenhang mit Bestellungen in den Workflow-Einstellungen Ausgabentypen.
Aktionen für Mitarbeiter
Über die App Einkäufe können Mitarbeiter Beschaffungsanfragen erstellen, sie zur Genehmigung einreichen, Empfangsscheine und Rechnungen für Bestellungen hochladen sowie den Fortschritt der Lieferung und des Bestellung selbst überwachen.
Bevor Mitarbeiter eine Bestellung bei Payhawk erstellen, verfassen und übermitteln sie eine Kaufanfrage, die dann gemäß den vordefinierten Genehmigungsworkflows des Unternehmens genehmigt wird. Nach Genehmigung der Kaufanfrage wird automatisch die Bestellung erstellt, die an den Lieferanten gesendet werden kann, um die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen anzufordern.
Beschaffungsanfragen können abhängig von ihrem Status auf der Registerkarte Entwurf, Zurückgeschickt oder Ausstehende Genehmigung zu finden sein. Sobald die Anfrage genehmigt wurde, wird eine Bestellung erstellt, die dann auf der Registerkarte Offen oder Alle zu finden ist.
Die Registerkarte Entwurf enthält die neu erstellten Beschaffungsanfragen, bevor sie zur Genehmigung eingereicht werden. Nur der Entwurf einer Bestellung kann vom Antragsteller gelöscht werden.
Die Registerkarte Ausstehende Genehmigung enthält die Beschaffungsanfragen, die zur Genehmigung eingereicht wurden, aber noch nicht genehmigt wurden.
Die Registerkarte Zurückgeschickt enthält die Beschaffungsanfragen, die vom Genehmiger zurückgeschickt wurden, um zusätzliche Details oder Aktualisierungen anzufordern.
Die Registerkarte Offen enthält die nach der Genehmigung der Kaufanfrage automatisch erstellten Bestellungen.
Die Registerkarte Alle enthält alle Bestellungen und Beschaffungsanfragen, mit Ausnahme der vom Genehmiger abgelehnten und gelöschten.
Aktionen für Genehmiger
Genehmiger von Beschaffungsanfragen erhalten Benachrichtigungen in ihrem Posteingang und können die Anfrage auf eine der folgenden Arten verwalten:
Sie können die Kaufanfrage genehmigen.
Sie können die Kaufanfrage an den Absender zurücksenden und um zusätzliche benötigte Angaben bitten.
Sie können die Kaufanfrage als Ganzes ablehnen und den Grund dafür angeben.
2- oder 3-Wege-Abgleich
Nach Erhalt der Lieferantenrechnung (und ggf. des Empfangsscheins) prüft das Payhawk-System die Dokumente auf Unstimmigkeiten.
Zahlung
Basierend auf den definierten Schwellenwerten für Unstimmigkeiten löst es die Genehmigung der Unstimmigkeiten und Zahlungsworkflows aus. Wenn es keine Unstimmigkeiten zwischen Bestellung, Lieferantenrechnung und dem potenziell erforderlichen Empfangsschein gibt, kann die Zahlung an den Lieferanten veranlasst werden.
Die separaten Genehmigungsworkflows für Rechnungen, die mit Bestellungen verknüpft sind, können über den Abschnitt Einstellungen > Workflows > Ausgabentypen definiert werden.
Zusammenfassung von Meilensteinen und Rollen
Die folgende Tabelle fasst die Meilensteine für Bestellungen und die verantwortliche Rolle oder Person für den Schritt zusammen.
Meilenstein | Verantwortliche Rolle oder Person | Details |
Antragsteller | Über App Einkäufe. | |
Antragsteller | Über Einkäufe > Registerkarte Entwurf. Bestellungen können nur gelöscht werden, wenn sie noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurden. | |
Antragsteller | Über Einkäufe > Registerkarte Entwurf. | |
Genehmiger | Der Link in der E-Mail-Anfrage bietet Direktzugriff auf die Einkäufe-App.
Genehmiger werden über die Konfigurationen unter Einstellungen > Workflows definiert. | |
Payhawk-Administrator | Über die Konfigurationen unter Einstellungen > Workflows. | |
Payhawk-Administrator | Über Einstellungen > Einkäufe > Registerkarte Regeln. Unstimmigkeitenregeln können für Beträge definiert werden. | |
Der Antragsteller oder andere autorisierte Nutzer | Empfangsscheine werden über App Einkäufe hochgeladen. | |
Die Rolle oder Person basiert auf den Payhawk-Sichtbarkeitseinstellungen für den Ausgabentyp | Rechnungen für die erstellte Bestellung-Ausgabe können direkt über die Ausgaben-App oder in der Einkäufe-App über den Bestellung selbst hochgeladen werden.
Payhawk extrahiert automatisch die PO-Nummer, wenn diese auf der Rechnung angegeben wurde. Ist dies nicht der Fall, muss die Verknüpfung der Ausgabe mit der Bestellung manuell vorgenommen werden. | |
Entsprechend den Payhawk-Einstellungen zur Workflowkonfiguration | Die Zahlungen für hochgeladene Rechnungen werden entsprechend dem definierten Genehmigungsworkflow des Unternehmens für die jeweiligen Ausgabentypen genehmigt. | |
Payhawk-Administrator | Das Schließen von Bestellungen findet beim 2- oder 3-Wege-Abgleich statt, bevor die Rechnung bezahlt wird.
Bestellungen können so eingestellt werden, dass sie automatisch geschlossen werden, oder sie können manuell geschlossen werden. |