Bestellungen sind wesentlich, um einen transparenten und organisierten Beschaffungsprozess zu gewährleisten und Unternehmen die effektive Verfolgung und Kontrolle von Ausgaben zu erlauben. Sie bieten einen klaren Nachweis über beantragte Waren und Dienstleistungen und optimieren die Kommunikation zwischen Käufern und Lieferanten.
Weitere Einzelheiten zum Kauf-Lebenszyklus in Payhawk einschließlich Phasen, verfügbaren Aktionen, Rollen und Verantwortlichkeiten finden Sie im Überblick über Käufe für Buchhalter.
Einstellungen für Käufe konfigurieren
Über die Einstellungen-App können Payhawk-Administratoren verschiedene Optionen für Käufe im Unternehmen konfigurieren.
Allgemeine Kaufeinstellungen definieren
Über Käufe > Allgemeine Einstellungen können Sie Folgendes definieren:
Mitarbeiter-Einreichungsberechtigungen für Käufe
Bestellnummerierung, Unternehmenslogo und zentrale E-Mail-Adresse zur Rechnungsstellung
Zusätzliche Rechnungsstellungsinformationen
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Konfigurieren allgemeiner Einstellungen für Käufe.
Empfangsscheine für bestimmte Ausgabenkategorien erforderlich machen
In den Einstellungen unter Käufe > Empfangsbestätigung können Sie die Ausgabenkategorien definieren, für die ein Empfangsschein erforderlich sein soll, wodurch wiederum ein 3-Wege-Abgleich für diese Kategorien ausgelöst wird.
Weitere Informationen finden Sie hier:
Regeln für das automatische Schließen und Schwellenwerte für Unstimmigkeiten definieren
Regeln, auf deren Basis Käufe automatisch geschlossen werden können, wenn Standardbedingungen erfüllt sind
Schwellenwerte für Unstimmigkeiten bei Beträgen und Mengen, deren Überschreitung Ihre vordefinierten Genehmigungs-Workflows für Ausgabentypen im Zusammenhang mit Käufen auslöst
Simulation zum Testen Ihrer Abweichungsregeln in einem realen Szenario durch Klicken auf die Option Probieren Sie es aus.
Weitere Informationen finden Sie hier:
2- und 3-Wege-Abgleich
Nach Erhalt der Lieferantenrechnung (und ggf. des Empfangsscheins) führt das Payhawk-System eine Gegenprüfung der Dokumente auf Unstimmigkeiten durch.