Mit der Summer'24 Edition erscheint der grafische Workflows Designer, der Neuerungen in puncto Festlegung der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen bietet.
Wenn Sie unsere vorherige Workflow-Engine nutzen und deren Dokumentation einsehen möchten oder sich für einen Vergleich der Vorher-Nachher-Erfahrungen interessieren, schauen Sie in unseren Help-Center-Artikeln vorbei.
Sichtbarkeit und Layout
Eine der größten Verbesserungen besteht darin, dass Sie die festgelegten Workflows dank der grafischen Darstellung der jeweiligen Genehmiger, Schritte und Kriterien jetzt auf einen Blick erfassen können.
Bedingungen, Genehmiger und benutzerdefinierte Workflows
Die grundlegenden Kriterien für die Festlegung eines Workflows waren zuvor mengenbasiert. Sie konnten einzelschrittige, mehrschrittige sequentielle und mehrschrittige nicht-sequentielle Genehmigungsworkflows festlegen.
Jetzt sind Sie in der Lage auf dem mengenbasierten Konzept aufzubauen und Ihre Workflows mit der breiteren Palette von Bedingungen auf der Grundlage von Teams und Ausgabenkategorien flexibel zu gestalten. Neben den standardmäßigen Payhawk-Rollen können Sie für jeden Schritt benutzerdefinierte Rollen (Team-Manager, Team-Manager der zweiten Ebene und Kategorie-Manager) und benutzerdefinierte Feld-Manager als Genehmiger für bestimmte Teams und Kategorien festlegen. Außerdem können Sie Teams und Kategorien von einem Workflow ausschließen.
Workflow-Typen
Die Workflow-Typen haben sich mit der neuen Edition nicht geändert. Sie können Workflows für Spesenarten (Überweisungen mit oder ohne Kaufaufträge, Kartenzahlungen, Firmenkasse, Erstattungen, Kilometergeld und Tagegelder), Kaufaufträge und Kartenanforderungen festlegen.
Workflow-Fallbacks
Wie bisher können Sie auch Ihre eigenen Workflow-Fallbacks festlegen. Die Verbesserung beinhaltet hier, dass Sie jetzt für jeden Schritt, den Sie definieren, das Fallback-Verhalten einsehen können, das angewendet wird, wenn der Schritt nicht direkt ausgeführt werden kann.
Ein Anwendungsfall zum Vergleich
Betrachten wir einen beispielhaften Anwendungsfall und sehen uns an, wie ein mehrstufiger sequenzieller Workflow mit den bisherigen Erfahrungen und mit dem neuen Workflows Designer definiert wird.
Bei einer mehrstufigen sequenziellen Genehmigung müssen alle relevanten Genehmiger die Ausgabenanträge einen nach dem anderen (der Reihe nach) für jedes spezifische Limit genehmigen.
Nehmen wir also an, dass Sie in Ihrem Unternehmen die folgende Genehmigungskette für die Ausgabenart Fahrtkostenerstattung definieren möchten:
Bis zu 100 EUR werden vom Teamleiter genehmigt.
Bis zu 300 EUR werden vom Teamleiter der zweiten Ebene genehmigt.
Beträge über 300 EUR (Limit Unbegrenzt) werden von einem beliebigen Payhawk-Administrator genehmigt.
Daher möchten wir sicherstellen, dass ein Mitarbeiter einen Fahrtkostenerstattungs-Ausgabenantrag einreicht für:
150 EUR: Zunächst erhält der Teamleiter der zweiten Ebene den Ausgabenantrag.
Sobald der Teamleiter der zweiten Ebene die Ausgabe genehmigt hat, erhält der Manager der zweiten Ebene den Ausgabenantrag zur endgültigen Genehmigung.
Vorher
Der definierte Genehmigungsworkflow vor der Implementierung des neuen Workflows Designers sieht wie folgt aus.
Nachher
Der definierte Genehmigungsworkflow nach der Implementierung des neuen Workflows Designers sieht wie folgt aus.
