En Payhawk, primero se crea una solicitud de compra para una orden de compra, a continuación, se envía la solicitud de compra para su aprobación y, tras la aprobación, el sistema crea automáticamente la orden de compra.
Especificaciones
Puede añadir descuentos, cambios, devoluciones y similares incluyendo artículos con precios unitarios negativos en su solicitud de compra.
No es necesario que incluya un proveedor en su solicitud de compra para crearla, enviarla para su aprobación y recibir su aprobación. Sin embargo, para que Payhawk vincule su orden de compra con los gastos relacionados basados en las facturas cargadas, necesitará que usted agregue los datos del proveedor.
Creación de solicitudes de compra
Los detalles mínimos que necesitas proporcionar al crear una solicitud de orden de compra en Payhawk son los siguientes:
Descripción de los bienes o servicios solicitados.
Número de unidades que solicitas comprar.
Moneda de la orden de compra.
Precio neto por unidad de los bienes solicitados o precio neto total de los servicios solicitados.
Para crear una solicitud de compra desde el portal web de Payhawk:
En el portal web de Payhawk, ve a Compras. Haz clic en el botón + Nuevo.
En el diálogo que se abre:
Describe el propósito de la solicitud de compra.
(Opcional) Introduce el nombre del proveedor de los artículos que solicitas.
Ten en cuenta que puedes crear una solicitud de compra sin proveedor, pero tendrás que indicarlo antes de la aprobación del documento porque el nombre del proveedor se utilizará como nombre de la propia orden de compra una vez creada.
(Opcional) Adjunta un documento a la solicitud de compra, por ejemplo, el presupuesto del proveedor.
Crea la solicitud de compra haciendo clic en Continuar.
Añadir los artículos y datos de la compra
Después de crear la solicitud de compra y hacer clic en Continuar, se te redirigirá automáticamente al documento recién creado para que añadas los datos de la compra.
Si por algún motivo has cerrado sesión antes de introducir los datos, podrás acceder a la solicitud de compra de la siguiente forma:
Ve a Compras > Borrador.
Selecciona la solicitud de compra haciendo clic en ella.
En Artículos, rellena los campos obligatorios. Ten en cuenta que los campos pueden cambiar en función de los requisitos de tu empresa:
Categoría. Se trata de la categoría de gastos definida por los administradores de Payhawk a la que pertenecen los artículos solicitados.
Cualquier campo personalizado definido por los administradores de Payhawk como por ejemplo Clase o Centro de coste.
Añade los datos sobre los artículos que solicitas:
Descripción.
Número de unidades.
Precio neto por unidad (el precio sin IVA, impuestos de venta en E.E. U.U. ni otros impuestos).
Si tienes más de un artículo, añade los datos requeridos de cada uno.
Si por algún motivo no has rellenado los campos requeridos, no podrás enviar la solicitud de compra para su aprobación. Payhawk mostrará una notificación para que proporciones la información que falta.
Envío inicial de las solicitudes de compra
Para enviar la solicitud de compra para su aprobación:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Compras > Borrador.
Selecciona la solicitud de compra que desees haciendo clic en ella.
Haz clic en Enviar para ser aprobado. Como resultado, el aprobador recibirá una notificación en su Notificaciones y la solicitud de compra pasará a la pestaña Aprobación pendiente.
Envío de solicitudes de compra devueltas para su aprobación
Después de enviar la solicitud de compra para su aprobación, puede ocurrir que parte de la información facilitada sea incorrecta y que el aprobador devuelva el documento para que lo actualices.
Para editar y volver a enviar una solicitud de compra después de haber sido devuelta:
Ve a Compras > Devuelto.
Selecciona la solicitud de compra haciendo clic en ella y edita los datos necesarios.
Para editar la nota de la solicitud de compra, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona la opción Editar.
Para modificar los artículos, selecciona aquellos que necesites.
Para añadir más artículos, haz clic en el botón + Añadir nuevo artículo y facilita los datos necesarios.
Cuando esté listo, haz clic en Enviar para ser aprobado.
