Payhawk ha mejorado sus funciones de importación para distintos tipos de datos. Estas mejoras optimizan la experiencia general del usuario en diferentes casos, lo que permite una incorporación autónoma más fluida y una gestión de datos maestros más eficiente.
Desafíos habituales en la gestión de gastos
Al configurar la cuenta de tu empresa en Payhawk, un paso clave para empezar a trabajar con Payhawk es importar los datos maestros esenciales que se comparten en toda la organización, como la estructura de los equipos, la categorización de gastos, el plan de cuentas, etc. Esta importación de datos maestros requiere introducir la información manualmente, lo que aumenta el riesgo de inconsistencias o datos incompletos.
Cómo funciona la importación masiva de datos maestros
Ahora puedes añadir o actualizar datos maestros de forma masiva, incluyendo todos los ajustes relevantes. Solo tienes que descargar una plantilla, rellenarla con la información en el formato requerido y volver a cargarla al sistema para completar la importación.
El sistema permite importar los siguientes tipos de datos maestros:
Proveedores
Valores predeterminados sugeridos (categorización de gastos para equipos, empleados y proveedores)
Datos de pago (empleados y proveedores)
Funciones clave
La importación masiva de datos maestros ayuda a agilizar procesos y a mejorar la eficiencia en diferentes situaciones.
Casos de uso | Prácticas recomendadas |
Incorporación controlada de usuarios | Importar usuarios de forma masiva ahorra tiempo y agiliza la incorporación. Al activar la invitación silenciosa, puedes configurar Payhawk completamente antes de notificar a los empleados, asegurando así un lanzamiento sin contratiempos y evitando accesos anticipados.
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Actualización dinámica de datos
| La importación masiva te permite ahorrar tiempo actualizando de forma eficiente datos dinámicos que requieren cambios frecuentes, como los miembros de equipo, responsables, ID externos, etc.
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Importación optimizada de grandes volúmenes de datos | La importación masiva simplifica la gestión de datos y su estructuración dentro de los límites del sistema garantiza el éxito de la importación. Al organizar las relaciones principal-secundario y controlar la cantidad de valores, puedes evitar fallos y agilizar los procesos.
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Notas sobre la importación masiva de datos maestros
Utiliza siempre una plantilla generada desde la misma entidad en la que tienes previsto importar los datos. No reutilices plantillas en diferentes entidades.
No modifiques los encabezados de las columnas ni alteres la estructura de la plantilla.
Rellena todos los campos obligatorios. Por ejemplo, indica el Correo electrónico de empresa cuando importes empleados de forma masiva.
Selecciona solo los valores predefinidos de los menús desplegables. No introduzcas manualmente valores personalizados o no soportados.
Al copiar o reorganizar líneas de datos existentes en Payhawk, asegúrate de que cada valor de ID del sistema de Payhawk siga correctamente vinculado a su entrada correspondiente. Esto evita actualizar datos incorrectos en filas ya rellenadas o crear registros duplicados.
Por razones de seguridad, la función de importación masiva no permite eliminar datos existentes. Si quieres eliminar o archivar información, puedes hacerlo desde el portal de Payhawk.
Revisa el Resumen una vez que se haya completado la importación. Si hay algún problema, descarga el archivo de errores proporcionado, realiza las correcciones necesarias y vuelve a importar los datos.