A medida que las empresas adoptan herramientas de IA en distintos equipos, gestionar los costes y la visibilidad se vuelve más complicado. Payhawk te ayuda facilitando la prueba de herramientas de IA con tarjetas de empresa, mientras mantienes las suscripciones visibles y bajo control. Los pagos se sincronizan directamente con tu ERP, lo que permite una mejor gestión del gasto y libera al departamento financiero para que pueda centrarse en decisiones más estratégicas.
Este artículo destaca ejemplos prácticos que te ayudarán a impulsar el crecimiento de la IA mientras mantienes total visibilidad y control sobre el gasto.
Tarjetas: mejores prácticas para el gasto en IA
Hay dos estrategias principales para gestionar los gastos de IA utilizando las tarjetas de Payhawk: una para suscripciones de alto valor y otra para experimentación y pruebas.
Suscripciones de alto valor
Aquí se incluyen suscripciones activas a servicios de IA prémium como OpenAI, Microsoft Copilot y Anthropic entre otros. Para gestionarlas de forma eficiente y segura en Payhawk, sigue estos pasos:
Crea una tarjeta virtual. En el portal de Payhawk, ve a Tarjetas y emite una Nueva tarjeta virtual.
Asígnala al responsable de la herramienta. Asigna la tarjeta a la persona correspondiente, como el responsable de datos o el responsable de marketing.
Establece un límite de gasto mensual. Define un límite mensual alto que cubra los costes previstos de la suscripción o del uso.
Aplica restricciones de uso. En Ajustes < Controles avanzados de la tarjeta, restringe la tarjeta para que solo pueda usarse con el proveedor de IA específico.
Resultado:
Aunque tenga un límite de gasto más alto, la tarjeta sigue siendo segura y no puede utilizarse para gastos no autorizados o que no estén relacionados.
Experimentación y pruebas
Para los equipos que están probando nuevas herramientas o servicios de IA en fase de prueba, puedes controlar el gasto y reducir el riesgo utilizando Payhawk de la siguiente manera:
Solicitud y emisión de tarjetas. Los empleados pueden solicitar tarjetas a través del flujo de aprobación, o los administradores de Payhawk pueden emitirlas directamente.
Crea una tarjeta de un solo uso o de duración limitada.
Tarjeta de un solo uso: válida para un registro de prueba único, evitando cualquier cargo futuro.
Tarjeta de duración limitada: establece una fecha de caducidad mediante la API (por ejemplo, 14 o 30 días), tras la cual la tarjeta se desactiva automáticamente.
Fomenta la experimentación segura. Promueve el uso de estas tarjetas para probar nuevas herramientas de IA sin compromiso a largo plazo.
Resultado:
Los equipos pueden explorar nuevas soluciones de IA de forma segura, sin riesgo de cargos recurrentes, comisiones ocultas ni dependencia de un único proveedor.
Políticas de gasto: mejores prácticas para el gasto en IA
Las políticas de gasto en Payhawk te ofrecen un control preciso sobre las herramientas de IA a las que tus equipos pueden acceder y utilizar. Gracias a los controles avanzados, los administradores de Payhawk pueden configurar reglas que generen uno de los siguientes resultados:
Permite solo proveedores aprobados. Limita el gasto a proveedores de confianza como OpenAI, Microsoft o Anthropic, asegurando que los fondos se utilicen exclusivamente en herramientas verificadas y de nivel empresarial.
Bloquea proveedores específicos. Restringe el gasto en herramientas de IA no aprobadas, de consumo o duplicadas, ayudando a prevenir el uso no controlado de TI y la adopción no autorizada de herramientas.
Resultado:
Cada tarjeta funciona dentro de reglas claramente definidas. Los equipos tienen acceso a las herramientas que necesitan, mientras el departamento financiero mantiene la supervisión y evita un gasto en IA fragmentado y de alto riesgo.
Campos de gasto: mejores prácticas para el gasto en IA
Aunque la mayoría de las empresas hacen un seguimiento del gasto en IA por proveedor, este método suele carecer de la granularidad necesaria para medir con precisión el ROI. Con las funcionalidades de campos de gasto de Payhawk, puedes adoptar un enfoque más específico para categorizar y analizar los gastos de IA.
Opción 1: campos de gasto por categoría de IA o cuenta contable
Crea una categoría específica de Gasto en IA dentro de tu actual plan de cuentas de Tecnología/TI.
Asigna todos los gastos de IA a esta categoría, asegurándote de que estén correctamente registrados en tu ERP o sistema contable.
Resultado:
Los equipos financieros obtienen una visibilidad clara del gasto en IA a nivel del libro mayor, lo que permite informes más precisos y un análisis más exacto del ROI.
Opción 2: campos de gasto personalizados
Configura un campo personalizado llamado Gasto en IA con un menú desplegable o un selector Sí/No.
Los empleados seleccionan este campo al presentar gastos relacionados con herramientas o servicios de IA.
Haz que el campo sea dependiente, de forma que solo se muestre cuando la categoría del gasto sea Tecnología/TI.
Resultado:
Ofrece una forma flexible y no intrusiva de hacer un seguimiento del gasto en IA sin modificar tu plan de cuentas.
Flujos de aprobación: mejores prácticas para el gasto en IA
Los flujos de aprobación en Payhawk te ayudan a encontrar el equilibrio perfecto entre rapidez y control, permitiendo que los equipos exploren herramientas de IA mientras mantienes una supervisión total.
Flujo de aprobación de solicitudes de tarjetas
Utiliza el flujo de aprobación de solicitudes de tarjetascomo punto de control central para las pruebas de IA. Aquí tienes cómo configurarlo de forma eficaz:
Configura tarjetas de un solo uso. Evita cargos recurrentes emitiendo tarjetas que caducan tras una única transacción, lo que resulta ideal para pruebas gratuitas o evaluaciones a corto plazo.
Añade aprobadores clave. Incluye a tu responsable de compras o al responsable técnico como aprobadores para evitar suscripciones duplicadas o innecesarias.
Exige identificar la herramienta. Haz obligatorio que los usuarios indiquen la herramienta de IA en la solicitud, asegurando que los departamentos de finanzas y TI tengan visibilidad desde el principio.
Resultado:
Los equipos pueden probar rápidamente con herramientas de IA, mientras que los departamentos de compras y tecnología mantienen el control y el gasto se consolida.
Flujo de aprobación de gastos
Si estás utilizando un campo personalizado de Gasto en IA (echa un vistazo a la sección sobre campos de gasto), puedes mejorar tu flujo de aprobación con un nivel extra de supervisión:
Añade un paso de aprobación de IA. Envía automáticamente cualquier gasto marcado como Gasto en IA a la persona designada para tomar decisiones, como el responsable de datos, el responsable técnico o el responsable de innovación.
Asegura la alineación estratégica. Este paso garantiza que alguien responsable de IA de tu empresa revise y apruebe cada gasto de IA.
Resultado:
Todo el gasto en IA es validado por la persona adecuada, lo que ayuda a tu organización a mantenerse alineada, evitar despilfarros y maximizar el ROI.
Suscripciones: mejores prácticas para el gasto en IA
Una vez que tus primeros gastos de IA se procesen con tarjetas de Payhawk, es importante marcarlos como suscripciones para habilitar un seguimiento centralizado y una optimización más inteligente del gasto.
Aquí tienes cómo configurarlo:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos > Marcar como suscripción para cualquier gasto recurrente en IA, como créditos de OpenAI o Microsoft Copilot.
Asigna la suscripción al proveedor correcto. Así te aseguras de que todos los cargos recurrentes del mismo proveedor se agrupen y se controlen juntos.
Utiliza la aplicación Suscripciones para hacer un seguimiento de:
Gasto actual en IA por proveedor
Tendencias de gasto a lo largo del tiempo, incluidas subidas o anomalías
Patrones de uso en herramientas basadas en créditos, como el consumo de tokens
Resultado:
Obtienes una visión centralizada y en tiempo real de los costes de IA en todos los proveedores, identificas oportunidades de optimización y construyes con el tiempo una estrategia de gasto en IA más eficiente y basada en datos.
Presupuestos: mejores prácticas para el gasto en IA
Los presupuestos en Payhawk te ayudan a asignar responsables claros, hacer un seguimiento en tiempo real de los gastos de IA y asegurarte de que el gasto se mantenga alineado con los objetivos de la empresa. Aquí tienes cómo configurarlo:
Accede al portal web de Payhawk. Ve a Presupuestos y crea un Nuevo presupuesto.
Crea presupuestos específicos para IA. Estructura los presupuestos por equipo (por ejemplo, IA de marketing o IA de TI), proyecto (por ejemplo, IA de habilitación de ventas o IA de análisis de datos) o categoría, según cómo gestione tu organización las iniciativas de IA.
Asigna gastos relevantes. Vincula los gastos de IA al presupuesto adecuado para que el gasto se registre y se clasifique automáticamente.
Supervisa y haz ajustes en tiempo real. Haz un seguimiento continuo del gasto frente al presupuesto. Si aumenta el uso o se dispara la demanda, puedes ajustar rápidamente los límites o reasignar fondos directamente desde la aplicación Tarjetas.
Resultado:
El gasto en IA tiene responsables claros y se controla por equipo o proyecto, lo que facilita medir el ROI, y el departamento financiero evita los gastos adicionales gracias a la visibilidad y control en tiempo real de los presupuestos.
¿Necesitas ayuda para configurar Payhawk para gastos de IA?
Si necesitas más ayuda práctica para configurar Payhawk para los gastos relacionados con IA, puedes agendar una llamada con tu responsable de implementación para recibir orientación personalizada. También puedes usar el chat dentro de la plataforma para contactar al soporte de Payhawk y obtener ayuda rápidamente.