Como empleado, puede que necesites hacer solicitudes que te ayuden a desempeñar tu función de forma eficaz. Por ejemplo, si eres diseñador gráfico, podrías tener que enviar una solicitud de compra de una nueva tablet gráfica o un software de diseño especializado que te permita completar tus proyectos con mayor eficacia.
Normalmente, en estos casos tendrás que proporcionar los datos básicos de lo que quieres solicitar, que luego deberán ser revisados y aprobados por las personas o los perfiles autorizados de tu empresa, como por ejemplo tu responsable de equipo o director financiero.
Una vez aprobada, puede comenzar el proceso de entrega, ya sea parcial o total. En cualquier caso, tu empresa puede recibir notas de entrega y albaranes (documentos que confirman que los bienes han sido entregados), si así lo ha establecido un administrador de Payhawk en tu empresa, así como las facturas correspondientes a los importes adeudados al proveedor. Este proceso continúa hasta que se entregan todos los bienes o servicios, se realiza el pago completo y la compra se cierra (es decir, ya no se requieren más acciones).
Tipos de solicitudes en Payhawk
Los administradores de Payhawk de tu empresa pueden definir distintos tipos de solicitudes. El objetivo es mejorar la visibilidad de los gastos de la empresa, gestionar los presupuestos de forma más eficaz, clasificar mejor los gastos y configurar flujos de aprobación personalizados según el tipo específico de solicitud.
Por ejemplo:
Al enviar una solicitud para una nueva tablet gráfica, podrías seleccionar el tipo de solicitud Hardware, siempre que un administrador de Payhawk haya definido ese tipo para tu empresa.
Este tipo de solicitud podría requerir la aprobación del responsable de equipo de TI en lugar de tu responsable directo.
Al final del mes, tu empresa tendrá una visión más clara de cuánto se ha gastado específicamente en hardware nuevo.
También pueden generarse órdenes de compra para tu solicitud si un administrador de Payhawk ha activado esta función en la cuenta de tu empresa. Una orden de compra es un documento oficial emitido por un comprador a un proveedor. Especifica los productos o servicios que se van a adquirir, junto con sus cantidades, precios y detalles de entrega.
En cuanto a la periodicidad de las solicitudes u órdenes de compra, pueden ser puntuales o periódicas.
Notas sobre las solicitudes
Los administradores de Payhawk de tu empresa pueden haber definido ajustes para las solicitudes que afecten a tu proceso. Ten en cuenta los siguientes aspectos:
Algunas de las solicitudes pueden requerir una nota de entrega y albarán (por ejemplo, cuando la empresa compra bienes), mientras que otras no la necesitan (por ejemplo, cuando la empresa contrata servicios).
Los administradores de Payhawk pueden definir reglas de discrepancia para las solicitudes. Estas reglas están pensadas para gestionar situaciones en las que la factura del proveedor supera el importe solicitado o la cantidad de artículos recibidos difiere de lo que la empresa pidió. En estos casos, las personas o los perfiles autorizados en tu empresa pueden solicitarte información adicional para resolver la incidencia.
Los contables y administradores de Payhawk, así como los revisores asignados, pueden acceder a todas las solicitudes de la empresa.
Fases del ciclo de vida de una solicitud
Para alinearse con las etapas que cada solicitud debe seguir en tu empresa, Payhawk organiza el ciclo de vida de cada solicitud en las siguientes fases clave (o pasos) relevantes para quienes las crean:
Fase clave | Acciones, perfiles y responsabilidades |
Creación de solicitudes y envío para revisión o aprobación | Puedes crear y luego enviar tu solicitud desde Solicitudes > Enviar.
En ese mismo apartado podrás encontrar las solicitudes que te hayan devuelto las personas autorizadas de tu empresa si se necesita información adicional sobre la compra o si es necesario actualizar los datos.
Desde aquí, como persona que envía la solicitud, puedes:
Una vez que envíes tu solicitud:
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Revisión y aprobación de solicitudes | Las solicitudes que hayas enviado deberán ser revisadas y/o aprobadas por las personas autorizadas de tu empresa que un administrador de Payhawk haya asignado como parte del flujo de revisión y/o aprobación.
Durante la fase de revisión y/o aprobación, como persona que envía la solicitud, aún podrás:
Si tu empresa requiere que las solicitudes se revisen antes de aprobarse, la solicitud pasará a Solicitudes > Aprobación una vez que se haya revisado.
Si tu empresa no requiere que las solicitudes se revisen, la solicitud pasará a:
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Carga de notas de entrega y albaranes y facturas para tus solicitudes | Durante el proceso de entrega, recibirás las notas de entrega y albaranes de los bienes solicitados y las facturas de los artículos o servicios entregados, que podrás cargar en tu solicitud.
Desde Solicitudes > Recepción y Solicitudes > Facturas, podrás:
Si tu solicitud requiere notas de entrega y albaranes, y todas las notas se han recibido y cargado, la entrega se completará y la solicitud pasará a Solicitudes > Facturación.
Cuando se hayan cargado todas las facturas, tu solicitud pasará a Solicitudes > Pago. |
Pago y cierre de solicitudes | Una vez que todas las facturas de tu solicitud hayan sido pagadas por las personas autorizadas de tu empresa, tu solicitud:
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Conciliación de partidas de solicitud con distintas facturas o partidas de factura
Cuando creas una solicitud, añades los bienes o servicios que necesitas como partidas y especificas sus precios unitarios netos. Al conciliar las partidas de las solicitudes u órdenes de compra con las partidas de los gastos o facturas, se aplican las siguientes reglas:
Los gastos bancarios pueden conciliarse con solicitudes cuyo método de pago esté configurado como Factura o Ninguno.
Los gastos con tarjeta pueden conciliarse con solicitudes cuyo método de pago esté configurado como Tarjeta o Ninguno.
Los gastos no pueden conciliarse con solicitudes cuyo método de pago esté configurado como No se requiere pago.
Las solicitudes y órdenes de compra con proveedores inactivos se excluyen de las opciones de conciliación.
Al seleccionar los gastos que se van a conciliar con solicitudes y órdenes de compra, solo estarán disponibles aquellos con el estado Abierto, y se aplicará la siguiente lógica de filtrado:
Si el gasto tiene un proveedor asignado, podrás seleccionar entre todas las solicitudes y órdenes de compra que tengan el mismo proveedor o que no tengan ninguno asignado.
Si el gasto tiene un proveedor sugerido, aún puedes conciliar el gasto con todas las solicitudes.
Si el gasto tiene un identificador de orden de compra, la herramienta de automatización de Payhawk lo vinculará automáticamente a la orden de compra, ya que los identificadores de OC son únicos en el sistema.
Las solicitudes y órdenes de compra que puedes ver dependen de tu perfil y permisos en Payhawk. Por ejemplo, si se te ha concedido permiso para vincular gastos a solicitudes y órdenes de compra, podrás realizar esta acción aunque no hayas sido tú quien haya enviado originalmente el gasto, la solicitud o la orden de compra.
Para conciliar correctamente cada partida de la solicitud con el gasto correspondiente, ten en cuenta los siguientes escenarios:
Si la solicitud contiene una única partida, la herramienta de automatización de Payhawk vinculará automáticamente la factura con esa partida.
Si la solicitud tiene una única partida y la factura contiene varias, tendrás que editar cada línea del gasto, completar la información de cada una y hacer clic en Guardar para actualizar.
Si la solicitud tiene varias partidas y la factura una única línea, tendrás que seleccionar manualmente a qué partida de la solicitud vincularla.
Si necesitas más contexto para los artículos de solicitudes que no tienen campos de clasificación, puedes utilizar la opción Dividir en partidas:
Si no hay ningún documento adjunto, puedes dividir los artículos manualmente.
Si hay un documento adjunto, puedes dividir los artículos manualmente o extraer las líneas directamente del documento.
Si la solicitud y la factura tienen un número diferente de partidas, tendrás que vincular manualmente las partidas de la solicitud con las partidas correspondientes de la factura del gasto.