Las órdenes de compra (OC) ayudan a las empresas a aplicar un proceso de adquisición transparente y a gestionar eficazmente sus gastos.
Acciones de los administradores de Payhawk
El menú Ajustes > Compras está destinado a los administradores de Payhawk y contiene las pestañas: General, Acuse de recibo y albarán y Reglas:
La pestaña General te permite definir las configuraciones básicas de las órdenes de compra.
La pestaña Acuse de recibo te permite definir las categorías de gasto que requerirán una nota de entrega y albarán, lo que, por lo tanto, activará una doble o triple conciliación para estas categorías.
La pestaña Reglas te permite definir los umbrales de discrepancia que, si se superan, activarán los flujos de trabajo de aprobación predefinidos para los tipos de gasto relacionados con órdenes de compra. También se puede definir que los pedidos de compra se cierren automáticamente en condiciones predeterminadas.
Los administradores de Payhawk pueden controlar las categorías que se muestran en las pestañas Compras > Acuse de recibo desde los ajustes de Campos de gastos > Campos integrados > Categorías.
Desde el menú Flujos de aprobación, los administradores de Payhawk pueden definir los cargos, las personas o la cadena de aprobación basada en el importe para aprobar las solicitudes de compra.
Los administradores de Payhawk definen el flujo de trabajo de aprobación para iniciar los pagos de los tipos de gastos relacionados con las órdenes de compra desde la configuración del flujo de trabajo de Tipos de gastos.
Acciones de los empleados
Desde la aplicación Compras, los empleados pueden crear solicitudes de compra, enviarlas para su aprobación, cargar notas de entrega y albarán y facturas a las órdenes de compra y supervisar el progreso de la entrega y la propia orden de compra.
Antes de crear una orden de compra en Payhawk, los empleados crean y envían una solicitud de compra que se aprueba de acuerdo con los flujos de trabajo de aprobación predefinidos en la empresa. Una vez aprobada la solicitud de compra, la orden de compra se crea automáticamente y se puede enviar al proveedor, solicitando la entrega de bienes o servicios.
Dependiendo de su estado, las solicitudes de compra pueden estar en las pestañas Borrador, Devuelto o Aprobación pendiente. Una vez que se aprueba la solicitud, se crea la orden de compra que está en las pestañas Abrir o Todo.
La pestaña Borrador contiene las solicitudes de compra recién creadas antes de ser enviadas para su aprobación. El solicitante solo puede eliminar una solicitud de compra en borrador.
La pestaña Aprobación pendiente contiene las solicitudes de compra que se han enviado para su aprobación pero que no están aprobadas todavía.
La pestaña Abrir contiene las órdenes de compra creadas automáticamente después de la aprobación de la solicitud de compra.
La pestaña Devuelto contiene las solicitudes de compra devueltas por el aprobador solicitando detalles adicionales o actualizaciones.
La pestaña Todo contiene todas las órdenes de compra y solicitudes de compra excepto aquellas que han sido rechazadas o eliminadas por el aprobador.
Acciones de los aprobadores
Los aprobadores de las solicitudes de compra reciben notificaciones en su Notificaciones y pueden gestionar la solicitud de cualquiera de las siguientes maneras:
Aprueba la solicitud de compra.
Devuelve la solicitud de compra al remitente solicitando detalles adicionales.
Rechaza y elimina la solicitud de compra por completo indicando el motivo.
Doble y triple conciliación
Una vez recibida la factura del proveedor (y la nota de entrega y albarán, si procede), el sistema de Payhawk coteja los documentos en busca de discrepancias.
Pago
En función de los umbrales de discrepancia definidos, activa la aprobación de discrepancias y los flujos de trabajo de pago. Si no hay discrepancias entre la orden de compra, la factura del proveedor y la nota de entrega y albarán, si procede, puede iniciarse el pago al proveedor.
Los flujos de trabajo de aprobación independientes para las facturas vinculadas a órdenes de compra pueden definirse desde la sección Ajustes > Flujos de aprobación > Tipos de gastos.
Resumen de hitos y cargos
La siguiente tabla resumen los hitos de las órdenes de compra y el cargo o persona responsable de este paso.
Hito. | Cargo o persona responsable. | Detalles |
Solicitante | Desde la aplicación Compras. | |
Solicitante | Desde la pestaña Compras > Borrador. | |
Solicitante | Desde la pestaña Compras > Borrador. | |
Aprobador | El enlace en la solicitud por correo electrónico proporciona acceso directo a la aplicación Compras. Los aprobadores se definen a través de las configuraciones Ajustes > Flujos de aprobación. | |
Administrador de Payhawk | Desde las configuraciones Ajustes > Flujos de aprobación. | |
Administrador de Payhawk | Desde la pestaña Ajustes > Compras > Reglas. Pueden definirse reglas de discrepancia para los importes. | |
El solicitante u otros usuarios autorizados | Las notas de entrega y albarán se cargan desde la aplicación Compras. | |
El cargo o la persona se basa en los ajustes de visibilidad del tipo de gasto de Payhawk | Las facturas del gasto de la orden de compra creada se pueden cargar directamente desde la aplicación Gastos o desde la propia orden de compra en la aplicación Compras.
Payhawk extrae automáticamente el número de la orden de compra si aparece en la factura. En caso contrario, debe vincularse manualmente desde el gasto. | |
Según los ajustes de configuración del flujo de trabajo de Payhawk | Los pagos de las facturas que se han cargado se aprueban siguiendo el flujo de trabajo de aprobación definido para los tipos de gasto en la empresa. | |
Administrador de Payhawk | El cierre de las órdenes de compra tiene lugar en la doble y triple conciliación antes del pago de la factura.
Las órdenes de compra pueden configurarse para que se cierren automáticamente, o pueden cerrarse manualmente. |