Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes (FAQ) relacionadas con las órdenes de compra en Payhawk.
¿Pueden los empleados utilizar el Buzón de recibos de Payhawk para facturas relacionadas con órdenes de compra?
Cuando una factura indica el número de la orden de compra y se envía al Buzón de recibos de Payhawk para gastos pagados o impagados, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk extraerá los datos y vinculará automáticamente la factura a la orden de compra correspondiente.
Si por algún motivo el número de la orden de compra no se puede leer, tendrás que vincular la factura a la orden de compra manualmente.
¿Pueden los usuarios presentar compras para su aprobación con proveedores nuevos o que no se hayan seleccionado?
Sí, el proceso previsto en Payhawk es que el proveedor tiene que crearse antes de que se apruebe la compra.
¿Puede el sistema extraer automáticamente el número de compra del gasto?
Sí. La función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extraerá automáticamente el número de OC si este está incluido en la factura cargada.
¿Pueden los administradores de Payhawk eliminar una compra después de que se haya aprobado?
Tanto el solicitante como los contables y administradores de Payhawk pueden cerrar manualmente las pedidos. Para obtener más información, consulte el artículo sobre el cierre de pedidos.
¿Es necesario que los empleados que pueden eliminar los borradores de las solicitudes de compra sean administradores de Payhawk?
No. Para obtener más información, consulte el artículo sobre la editar y eliminación de las solicitudes de compra.
¿Puede Payhawk asociar varias facturas a una única OC?
Sí.
¿Puede Payhawk vincular una factura a varias compras?
No.
¿Payhawk admite el proceso de triple conciliación?
Sí. Para obtener más información, consulte la sección sobre el proceso de doble y triple conciliación contable en Payhawk antes del pago.
¿Cómo pueden los usuarios configurar las categorías de compras que requieren una nota de entrega y albarán?
Los clientes pueden seleccionar las categorías que requieren una nota de entrega y albarán en la pestaña Panel de control > Ajustes > Órdenes de compra > Acuse de recibo. Para obtener más información, consulte el artículo sobre la configuración de las categorías de gastos que requieren notas de entrega y albaranes para las solicitudes de compra.
¿Puede Payhawk detectar discrepancias automáticamente?
Sí. Payhawk asocia automáticamente las notas de entrega y albaranes y las facturas cargadas con las órdenes de compra y notifica los casos en los que la cantidad y/o el precio no coinciden. Para obtener más información, consulte el artículo sobre la definición de los umbrales de discrepancia para las órdenes de compra.
¿Cómo pueden los usuarios definir los reglamento para discrepancias y los flujos de aprobación?
Puede establecer los umbrales de discrepancia en la pestaña Ajustes > Órdenes de compra > Reglas. Para obtener más información, consulte el artículo sobre la definición de los umbrales de discrepancia para las órdenes de compra.
Al mismo tiempo, puede establecer flujos de aprobación personalizados en caso de que haya discrepancias, en el campo Ajustes > Flujos de aprobación > Tipos de gasto > Factura. Para obtener más información, consulte el artículo sobre la definición de los flujos de aprobación para transferencias bancarias con órdenes de compra.
¿Cómo pueden los usuarios definir quién puede presentar compras?
Los usuarios pueden establecer quién puede enviar solicitudes de compra desde la pestaña Ajustes > Compras > General. Por el momento, Payhawk ofrece las opciones Todos y Contables y administradores.
¿Pueden los usuarios definir una numeración y un prefijo de compra personalizados?
Sí. Es posible personalizar los datos en el campo Ajustes > Compras > General > Personalización.
¿Pueden los usuarios establecer una dirección de correo electrónico de facturación central a la que se enviarán las facturas entrantes?
Sí. Es posible establecer una dirección de correo electrónico en el campo Ajustes > Compras > General > Personalización > Dirección de correo electrónico de facturación central. Para obtener más información, consulte el artículo sobre la configuración de los ajustes básicos de las órdenes de compra.
¿Puede una compra ser aprobada por varias personas?
Sí. Es posible personalizar los flujos de aprobación de la solicitud de compra desde la aplicación Ajustes > Flujos de aprobación > Órdenes de compra. Allí puede establecer un perfil concreto, como un contable o un administrador de Payhawk; una persona, como un jefe de equipo o un gestor de un campo de gasto personalizado, o seleccionar un flujo de aprobación personalizado basado en los importes.
¿Cuáles son los distintos estados de las compras?
Presentar: la compra no se ha enviado o se ha devuelto al empleado.
Revisar: la compra se ha presentado pero no se ha revisado, o se ha devuelto para su revisión.
Aprobar: la compra se ha revisado, pero aún no se ha aprobado.
Recibir: la compra se ha aprobado, pero aún no se ha recibido en su totalidad.
Facturar: se han recibido todos los artículos, pero aún no se ha facturado la compra.
Pagar – Todos los artículos han sido recibidos y facturados por completo, pero una o más facturas aún no están pagadas.
Cerrar: todos los artículos se han recibido y facturado, pero la compra no se ha cerrado todavía.
Para obtener más información, consulta el ciclo de vida de las compras en Payhawk.
¿Pueden los usuarios archivar o eliminar una compra que ya esté aprobada?
No puedes eliminar la compra, pero puedes cerrarla si ya no la necesitas.
¿Puede Payhawk generar informes de compras según criterios específicos?
Sí. Para filtrar compras según criterios específicos, ve a la aplicación de Compras y selecciona los filtros que desees.
Por ejemplo, para ver todas las compras recibidas pero no facturadas, aplica los filtros Estado recibido y Estado facturado. A continuación, puedes exportar la lista filtrada como un archivo de Excel haciendo clic en el botón Descargar. También puedes descargar un informe completo de Excel de todas las compras de la empresa, incluyendo sus estados.
