Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con las solicitudes y las órdenes de compra en Payhawk.
¿Pueden los empleados utilizar el buzón de recibos de Payhawk para las facturas relacionadas con las solicitudes?
Cuando una factura incluye el número de la solicitud y se envía al buzón de recibos de Payhawk para gastos pagados o gastos pendientes de pago, el sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk extraerá los datos y vinculará automáticamente la factura con la solicitud correspondiente.
Si por algún motivo no se puede leer el número de la solicitud, tendrás que vincular la factura con la solicitud manualmente.
¿Pueden las personas que envían solicitudes enviarlas para su aprobación si aún no se ha seleccionado al proveedor?
Sí. El proceso previsto en Payhawk es que el proveedor debe crearse y añadirse a la solicitud antes de su aprobación.
¿Puede una persona que presenta una solicitud asignar un proveedor que no existe en Payhawk al crear una solicitud?
No. El proveedor debe crearse primero en el sistema a través de la aplicación Proveedor, y esto solo puede hacerlo un administrador de Payhawk. Para más información sobre las distintas formas de crear proveedores, consulta el artículo de preguntas frecuentes sobre proveedores.
¿Puede el sistema extraer automáticamente el ID de la solicitud asociado al gasto?
Sí. La función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk extraerá automáticamente el ID y/o el número de la orden de compra si están incluidos en la factura cargada.
¿Pueden los administradores de Payhawk eliminar una solicitud después de que haya sido aprobada?
Las solicitudes pueden cerrarse manualmente por la persona que las envía o por los contables y administradores de Payhawk. Para más información, consulta el artículo sobre cómo cerrar solicitudes.
¿Tienen que ser administradores de Payhawk los empleados que pueden eliminar solicitudes no enviadas?
No. Para más información, consulta el artículo sobre cómo editar y eliminar solicitudes.
¿Puede Payhawk vincular varias facturas a una sola solicitud?
Sí.
¿Puede Payhawk vincular una sola factura a varias solicitudes?
No. Si una única factura corresponde a dos solicitudes distintas, tendrás que cargar la factura dos veces y vincular cada copia con la solicitud correspondiente, incluyendo solo los artículos relevantes en cada una.
¿Payhawk admite el proceso de triple conciliación?
Sí. Para más información, consulta la sección sobre el proceso contable de doble y triple conciliación en Payhawk antes del pago.
¿Cómo pueden los usuarios configurar qué categorías de solicitudes requieren una nota de entrega y albarán?
Los clientes pueden seleccionar las categorías que requieren una nota de entrega y albarán desde la pestaña Configuración > Solicitudes > Nota de entrega y albarán. Para más información, consulta el artículo sobre cómo configurar las categorías de gasto que requieren notas de entrega y albaranes para las solicitudes.
¿Puede Payhawk detectar discrepancias automáticamente?
Sí. Payhawk vincula automáticamente las notas de entrega y albaranes y las facturas cargadas con las solicitudes, y te avisa en casos de discrepancias en la cantidad o el precio. Para más información, consulta el artículo sobre cómo definir umbrales de discrepancia para las solicitudes.
¿Cómo pueden los usuarios definir los umbrales de discrepancia y los flujos de aprobación?
Puedes establecer los umbrales de discrepancia desde la pestaña Configuración > Solicitudes > Reglas. Para más información, consulta el artículo sobre cómo definir umbrales de discrepancia para las solicitudes.
Al mismo tiempo, puedes configurar flujos de aprobación personalizados en caso de discrepancias desde la pestaña Configuración > Flujos de aprobación > Tipos de gasto > Factura. Para más información, consulta el artículo sobre cómo definir flujos de aprobación para pagos de facturas con solicitudes.
¿Cómo pueden los usuarios definir quién puede enviar órdenes de compra?
Los usuarios pueden definir quién puede enviar solicitudes desde Configuración > Solicitudes > Órdenes de compra.
¿Pueden los usuarios definir una numeración personalizada y un prefijo para las órdenes de compra?
Sí. Puedes personalizar estos datos desde Configuración > Solicitudes > Órdenes de compra > Personalización.
¿Pueden los usuarios establecer una dirección de correo electrónico central para facturación de órdenes de compra, a la que se envíen las facturas entrantes?
Sí. Puedes establecer la dirección de correo electrónico desde el campo Configuración > Solicitudes > General > Personalización > Correo electrónico central de facturación. Para más información, consulta el artículo sobre cómo configurar los ajustes básicos de las solicitudes.
¿Puede una solicitud ser aprobada por varias personas?
Sí. Puedes personalizar los flujos de aprobación de solicitudes desde la aplicación Configuración > Flujos de aprobación > Solicitudes. Allí puedes asignar un perfil específico (como contable o administrador de Payhawk), una persona concreta (como el responsable de equipo o el responsable de un campo de gasto personalizado) o definir un flujo de aprobación personalizado basado en importes.
¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida de una solicitud?
Envío: la solicitud no se ha enviado o ha sido devuelta al empleado.
Revisión: la solicitud se ha enviado pero aún no se ha revisado, o se ha devuelto para su revisión.
Aprobación: la solicitud se ha revisado, pero aún no se ha aprobado.
Recepción: la solicitud se ha aprobado, pero aún no se ha recibido por completo.
Facturación: todos los artículos se han recibido en su totalidad, pero la solicitud aún no se ha facturado.
Pago: todos los artículos se han recibido y facturado en su totalidad, pero una o más facturas aún no se han pagado.
Cierre: todos los artículos se han recibido y facturado, pero la solicitud aún no se ha cerrado.
Para ver todos los detalles, consulta el artículo sobre el ciclo de vida de las solicitudes en Payhawk.
¿Pueden los usuarios archivar o eliminar una solicitud que ya ha sido aprobada?
No puedes eliminar la solicitud, pero puedes cerrarla si ya no es necesaria.
¿Puede Payhawk generar informes de solicitudes basadas en criterios específicos?
Sí. Para filtrar solicitudes según criterios específicos, ve a la aplicación Solicitudes y selecciona los filtros que quieras.
¿Las solicitudes creadas están vinculadas al ERP o al software de contabilidad de la empresa?
No.
¿Se puede volver a abrir una solicitud una vez que ha sido cerrada?
Sí, una solicitud puede volver a abrirse por cualquiera persona que también tenga permiso para cerrarla. Esto incluye a todos los usuarios que pueden ver la solicitud en Payhawk: la persona que la creó y su revisor, el responsable de equipo de quien la creó, así como los contables y administradores de Payhawk dentro de tu empresa.