Con la Edición Verano 2024, lanzamos el Diseñador gráfico de flujos de aprobación, que introduce cambios respecto a cómo se solían definir los flujos de aprobación en la empresa.
Si está utilizando nuestro procesador de flujos de aprobación anterior y necesita consultar su documentación o quiere profundizar en la comparativa de la experiencia antes y después, consulte nuestros artículos del centro de ayuda.
Visibilidad y diseño
Una de las principales mejoras es que ahora puede comprender los flujos de aprobación definidos de un solo vistazo gracias a la representación gráfica de los aprobadores, pasos y criterios definidos.
Condiciones, aprobadores y flujos de aprobación personalizados
Los criterios básicos para definir un flujo de aprobación solían basarse en la cantidad. Se podían definir flujos de aprobación de un solo paso, secuenciales de varios pasos y no secuenciales de varios pasos.
Ahora, puede trabajar sobre el concepto del importe y añadir una flexibilidad de gran utilidad a los flujos de aprobación con un conjunto más amplio de condiciones basadas en los equipos y en las categorías de gastos. Aparte de las funciones predeterminadas de Payhawk, en cada paso se pueden definir funciones personalizadas (responsables de equipos, responsables de equipos de segundo nivel y responsables de categorías) y administradores de campos personalizados como aprobadores para equipos y categorías concretos. También puede excluir equipos y categorías de un flujo de aprobación.
Tipos de flujos de aprobación
Los tipos de flujos de aprobación son los mismos que antes. Puede definir flujos de aprobación para tipos de gastos (transferencias bancarias con o sin órdenes de compra, pagos con tarjeta, efectivo de la empresa, reembolsos, kilometraje y dietas), órdenes de compra y solicitudes de tarjeta.
Alternativas de los flujos de aprobación
Al igual que antes, también puede definir las alternativas de los flujos de aprobación. Una mejora es que ahora, para cada paso que defina, puede ver el comportamiento alternativo que se aplicará si el paso no puede ejecutarse allí mismo.
Un caso de uso para comparar
Veamos un caso de uso de ejemplo y comprobemos cómo se definirá un flujo de aprobación secuencial de varios pasos con la experiencia anterior y con el nuevo Diseñador de flujos de aprobación.
Una aprobación secuencial de varios pasos requiere que todos los aprobadores pertinentes aprueben las solicitudes de gasto una tras otra (en secuencia) para cada umbral específico.
Por lo tanto, supongamos que desea definir la siguiente aprobación para el tipo de gasto Kilometraje en su empresa:
El responsable del equipo aprobará hasta 100 euros.
El responsable de segundo nivel aprobará hasta 300 euros.
Los importes superiores a 300 euros (umbral ilimitado) serán aprobados por cualquier administrador de Payhawk.
En consecuencia, queremos asegurarnos de que si un empleado presenta una solicitud de gastos de Kilometraje por:
150 euros, en primer lugar, el responsable del equipo recibirá la solicitud de gasto.
Una vez que el responsable del equipo haya aprobado el gasto, el responsable de segundo nivel recibirá la solicitud de gasto para su aprobación final.
Antes
El flujo de aprobación definido antes de la implementación del nuevo Diseñador de flujos de aprobación tendrá el siguiente aspecto.
Después
El flujo de aprobación definido después de la implementación del nuevo Diseñador de flujos de aprobación tendrá el siguiente aspecto.
