En tant qu'employé, vous pouvez être amené à formuler des demandes qui vous aident à remplir efficacement votre rôle. Par exemple, si vous êtes graphiste, vous pouvez avoir besoin de soumettre une demande d'achat pour une nouvelle tablette de dessin ou un logiciel de conception spécialisé afin de mener à bien vos projets de manière efficace.
En général, dans ce cas, vous devez fournir les détails de base de votre demande, qui doit ensuite être vérifiée et approuvée par des personnes ou des rôles autorisés au sein de votre entreprise, par exemple votre responsable d'équipe ou le directeur financier.
Une fois approuvée, le processus de livraison peut commencer, en totalité ou en partie. Dans tous les cas, votre entreprise peut recevoir des bons de réception (documents confirmant que les marchandises ont été livrées), s'ils sont définis par un administrateur Payhawk de votre entreprise, et des factures pour les montants dus au fournisseur. Ce processus se poursuit jusqu'à ce que tous les biens ou services aient été livrés, que le paiement intégral ait été effectué et que l'achat ait été clôturé (ce qui signifie qu'aucune autre action n'est requise).
Types de demandes dans Payhawk
Les administrateurs Payhawk au sein de votre entreprise peuvent définir différents types de demandes. L'objectif est d'améliorer la visibilité des dépenses de l'entreprise, de gérer les budgets plus efficacement, de mieux catégoriser les dépenses et de mettre en place des workflows sur mesure en fonction du type de demande.
Par exemple :
Lorsque vous soumettez une demande pour une nouvelle tablette de dessin, vous pouvez sélectionner le type de demande Matériel, à condition qu'un administrateur Payhawk ait défini ce type de demande pour votre entreprise.
Ce type de demande peut alors nécessiter l'approbation du Responsable d'équipe informatique au lieu de celle de votre Responsable d'équipe direct.
À la fin du mois, votre entreprise aura une vision plus claire du montant dépensé spécifiquement pour du nouveau matériel.
Des bons de commande peuvent également être générés à votre demande s'ils ont été activés pour le compte Payhawk par un administrateur Payhawk de votre entreprise. Un bon de commande est un document officiel émis par un acheteur à l'intention d'un fournisseur. Il spécifie les produits ou services qui vont être achetés, ainsi que leurs quantités, prix et détails de livraison.
En ce qui concerne la fréquence des demandes ou des commandes, elles peuvent être soit uniques, soit récurrentes.
Remarques sur les demandes
Les administrateurs Payhawk de votre entreprise peuvent avoir défini des paramètres pour les demandes qui affectent votre processus. Notez les spécificités suivantes :
Certaines demandes peuvent nécessiter un bon de réception (par exemple, lorsque l'entreprise achète des biens), d'autres non (par exemple, lorsque l'entreprise achète des services).
Les administrateurs Payhawk peuvent définir des règles d'écart pour les demandes. Ces règles sont destinées à traiter les situations dans lesquelles la facture du fournisseur dépasse le montant demandé ou lorsque la quantité reçue d'articles diffère de ce qui a été commandé par l'entreprise. Dans de tels cas, des personnes ou des rôles autorisés au sein de votre entreprise peuvent vous demander des informations supplémentaires afin de résoudre le problème.
Les comptables et les administrateurs Payhawk, ainsi que les responsables de la vérification désignés, peuvent accéder à toutes les demandes de l'entreprise.
Phases du cycle de vie de la demande
Pour s'aligner sur les étapes que chaque demande doit suivre dans votre entreprise, Payhawk organise le cycle de vie de chaque demande selon les phases clés suivantes (ou étapes) pertinentes pour les propriétaires de la demande :
Phase clé | Actions, rôles et responsabilités |
Création des demandes et soumission pour vérification ou approbation | Vous pouvez créer et soumettre votre demande à partir de l'onglet Demandes > Soumettre.
C'est également ici que vous trouverez les demandes qui vous ont été renvoyées par les personnes autorisées de votre entreprise si des données d'achat supplémentaires sont nécessaires ou si les informations doivent être mises à jour.
À partir de là, en tant que demandeur, vous pouvez :
Une fois que vous avez soumis votre demande :
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Vérification et approbation des demandes | Les demandes que vous avez soumises devront être vérifiées et/ou approuvées par des personnes autorisées de votre entreprise qui ont été assignées par un administrateur Payhawk dans le cadre du processus de vérification et/ou d'approbation.
Au cours de la phase de vérification et/ou d'approbation, en tant que demandeur, vous pourrez toujours :
Si votre entreprise exige que les demandes soient d'abord vérifiées avant d'être approuvées, la demande sera déplacée sous Demandes > Approuver une fois qu'elle aura été vérifiée.
Si votre entreprise n'exige pas que les demandes soient vérifiées, la demande sera déplacée sous :
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Téléchargement des bons de réception et des factures pour vos demandes | Au cours du processus de livraison, vous recevrez des bons de réception pour les marchandises demandées et des factures pour les services ou articles livrés. Vous pourrez les ajouter à votre demande.
Via l'onglet Demandes > Recevoir et Demandes > Factures, vous serez en mesure de :
Si votre demande nécessite des bons de réception, que tous les bons de réception ont été reçus et téléchargés et que la livraison est terminée, la demande sera déplacée sous Demandes > Facture.
Lorsque toutes les factures ont été téléchargées, votre demande est transférée dans la rubrique Demandes > Payer. |
Paiement et clôture des demandes | Une fois que toutes les factures relatives à votre demande ont été payées par les personnes autorisées de votre entreprise, votre demande sera :
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Rapprochement des lignes de demande avec plusieurs factures ou lignes de factures
Lorsque vous créez une demande, vous ajoutez les biens ou les services dont vous avez besoin en tant que postes et vous indiquez leur prix unitaire net. Lors du rapprochement des lignes comptables des demandes ou des bons de commande avec des lignes comptables des dépenses ou des factures, les règles suivantes s’appliquent :
Les dépenses bancaires peuvent être rapprochées des demandes dont la méthode de paiement est définie sur Facture ou Aucune.
Les dépenses par carte peuvent être rapprochées des demandes dont la méthode de paiement est définie sur Carte ou Aucune.
Les dépenses ne peuvent pas être rapprochées des demandes dont la méthode de paiement est définie sur Aucun paiement nécessaire.
Les demandes et les bons de commande avec des fournisseurs inactifs sont exclues des options de rapprochement.
Lors de la sélection des dépenses à rapprocher avec des demandes et des bons de commande, seules celles dont le statut est Ouvert seront disponibles, et la logique de filtrage suivante s'appliquera :
Si un fournisseur est attribué à la dépense, vous pouvez sélectionner l'ensemble des demandes et des bons de commande qui ont le même fournisseur ou qui n'ont pas de fournisseur attribué.
Si un fournisseur est suggéré pour une dépense, elle peut tout de même être rapprochée de toutes les demandes.
Si la dépense possède un identifiant de bon de commande, l'outil d'automatisation de Payhawk la rapprochera automatiquement du bon de commande, car les identifiants des bons de commande sont uniques pour le système.
Les demandes et les bons de commande que vous êtes autorisé(e) à voir dépendent de votre rôle et de vos autorisations Payhawk. Par exemple, si vous êtes autorisé(e) à associer des dépenses à des demandes et à des bons de commande, vous pouvez effectuer cette action même si vous n'avez pas soumis la dépense, la demande ou le bon de commande à l'origine.
Pour rapprocher avec précision chaque ligne de demande de la dépense correspondante, gardez à l’esprit les scénarios suivants :
Si la demande contient une seule ligne, l’outil d’automatisation de Payhawk rapprochera automatiquement la facture de celle-ci.
Si la demande ne comporte qu'une seule ligne et que la facture en comporte plusieurs, vous devez modifier chaque ligne de dépense, compléter les informations pour chacune d'entre elles et cliquer sur Enregistrer pour procéder à la mise à jour.
Si la demande comporte plusieurs lignes et que la facture n’en contient qu’une, vous devrez sélectionner manuellement la ligne de la demande à rapprocher.
Si vous avez besoin de plus de contexte pour des lignes de demande qui ne disposent pas de champs de catégorisation, vous pouvez utiliser l’option Diviser en lignes :
Si aucun document n'est joint, vous pouvez fractionner manuellement les articles.
Si un document est joint, vous pouvez fractionner les articles manuellement ou extraire des lignes du document.
Si la demande et la facture comportent un nombre différent de lignes comptables, vous devrez rapprocher manuellement les lignes de la demande avec les lignes correspondantes de la facture de la dépense.