Inkooporders zijn essentieel voor een transparant en georganiseerd inkoopproces en helpen je als bedrijf om je uitgaven effectief te volgen en te controleren. Ze geven een duidelijk overzicht van aangevraagde goederen of diensten en stroomlijnen de communicatie tussen kopers en leveranciers.
Zie voor gedetailleerde informatie over de inkoopcyclus bij Payhawk, waaronder fasen, beschikbare acties, rollen en verantwoordelijkheden, het overzicht van aankopen voor accountants.
Instellingen configureren voor aankopen
Payhawk-beheerders kunnen via de app instellingen verschillende opties configureren voor aankopen binnen het bedrijf.
Algemene aankoopinstellingen definiëren
Je kunt via inkooporders > algemene instellingen het volgende definiëren:
Rechten van medewerkers om aankopen in te dienen.
Inkoopnummering, bedrijfslogo en een e-mailadres voor centrale facturering.
Aanvullende factuurgegevens.
Zie voor meer informatie het artikel over algemene instellingen voor aankopen configureren.
Ontvangstbewijzen voor bepaalde uitgavencategorieën verplicht stellen
Je kunt via de instellingen inkooporders > ontvangstbewijs definiëren voor welke uitgavencategorieën een ontvangstbewijs vereist is en waar dus een drievoudige matching voor wordt geactiveerd.
Ga voor meer informatie naar:
Regels voor automatisch sluiten en discrepantiedrempels definiëren
Je kunt via de instellingen inkooporders > regels het volgende definiëren:
Regels op basis waarvan aankopen automatisch worden gesloten als ze voldoen aan standaardvoorwaarden.
Als discrepantiedrempels voor bedragen en aantallen worden overschreden, activeert dit je vooraf gedefinieerde goedkeuringsflows voor uitgaventypen gerelateerd aan aankopen.
Je kunt de configuratie van je discrepantieregels testen door te klikken op de optie probeer het eens.
Ga voor meer informatie naar:
Twee- en drievoudige matching
Als de factuur en (eventueel) het ontvangstbewijs van de leverancier is binnengekomen, controleert het Payhawk-systeem de documenten op discrepanties.