Je kunt je uitgaven en betalingen in Payhawk exporteren of downloaden afhankelijk van of je beschikt over een live integratie met een ERP-(boekhoud)systeem en of je de gegevens nodig hebt voor rapportage of boekhoudkundige doeleinden.
Live integratie met een ERP-(boekhoud)systeem
Als je beschikt over een live integratie tussen Payhawk en je ERP-(boekhoud)software:
Uitgaven die in Payhawk zijn beoordeeld door een geautoriseerd persoon binnen je bedrijf, worden automatisch vanuit Payhawk geëxporteerd naar het ERP-systeem.
Op basis van de exportstatussen geëxporteerd, niet geëxporteerd en mislukt in de app uitgaven, kun je de exportfilters geëxporteerd, niet geëxporteerd en mislukt toepassen op je uitgaven en combineren met andere filters.
De betalingsinformatie voor een uitgave wordt alleen nadat de uitgave is beoordeeld en de transactie is verwerkt uit Payhawk naar het ERP-systeem geëxporteerd.
De exportgebeurtenis tussen de twee systemen kun je bekijken via de app uitgaven in het auditlogboek geschiedenis bekijken van de uitgave.
De gedetailleerde exportgegevens voor de uitgave kun je bekijken via de app uitgaven in de sectie export van die uitgave.
Bestandsexport van uitgaven en betalingen vanuit de app exporteren
Als je je uitgaven en betalingen naar een bestand exporteert vanuit de app exporteren:
De optie bestandsexport is bedoeld voor boekhoudkundige doeleinden, niet voor rapportage.
De exportstatus van een uitgave of betaling wijzigt niet door het genereren van een rekeningafschrift in PDF.
Uitgaven kun je on demand en in alle beschikbare bestandsformaten exporteren vanuit de app exporteren.
De bestandsexport bevat de uitgave- en betalingsgegevens voor de geselecteerde periode ongeacht of de betaling is verwerkt.
Als je niet beschikt over een live ERP-integratie, wordt de exportstatus van een uitgave of een betaling alleen bijgewerkt naar geëxporteerd als het exportbestand wordt gegenereerd via de app exporteren.
Op basis van de exportstatus kun je de exportfilters niet geëxporteerd, geëxporteerd of mislukt toepassen op uitgaven en betalingen.
Uitgaven en betalingen downloaden vanuit de app uitgaven
De downloadoptie is bedoeld voor rapportage (niet voor boekhoudkundige doeleinden) en overschrijft daarom de exportstatus van uitgaven en betalingen niet.
Het bestand bevat uitgaven en betalingen die worden gefilterd op bepaalde parameters die je voorafgaand aan het downloaden hebt toegepast.
Payhawk houdt de downloads van een uitgave niet bij in het auditlogboek geschiedenis weergeven van die uitgave.
Opmerking over exportfilters
Als de filters geëxporteerd en mislukt zijn toegepast, bevatten de resultaten uitgaven die ooit zijn geëxporteerd of waarvan de export ooit is mislukt. Het kan dus zijn dat ze niet overeenkomen met de werkelijke meest recente exportstatus van de gefilterde uitgaven.
Dit gedrag van de exportstatusfilters is een beperking en zal worden aangepast, zodat de meest recente exportstatus van een uitgave wordt weergegeven als de exportfilters geëxporteerd en mislukt zijn toegepast.