Je kunt als Payhawk-boekhouder je bedrijfsuitgaven efficient zoeken, sorteren en ordenen door de beschikbare uitgavenfilters en -kenmerken toe te passen, gegroepeerd in categorieën.
Met filters kun je bedrijfsuitgaven groeperen op basis van uitgavegegevens, zoals een uitgavencategorie of leverancier, of op basis van criteria, zoals wie de uitgave heeft gemaakt, of deze is beoordeeld of niet, de betreffende goedkeurder en meer. Nadat je filters hebt toegepast op je bedrijfsuitgaven, kun je die weergave opslaan zodat je er snel bij kunt.
Voordelen
Je kunt de uitgavenfilters aggregeren om je resultaten te verfijnen en aan te passen voor een beter inzicht in je uitgavencyclus. Door bijvoorbeeld de filterkenmerken van de goedkeuringsstatus toe te passen, kun je uitgaven in afwachting van goedkeuring, teruggestuurde uitgaven of uitgaven die nog niet zijn ingediend filteren en de betreffende medewerkers een herinnering sturen om het proces voort te zetten.
Pas de uitgavenfilters toe en sla de gefilterde uitgavenweergaven op om tijd en moeite te besparen. Zo kan je finance-team de eigen taken op slimme en transparante wijze bijhouden en vervullen. Verschillende boekhouders kunnen bijvoorbeeld verschillende uitgavencategorieën bijhouden.
je kunt op de gefilterde uitgaven uitgavenbewerkingen in bulk uitvoeren. Zo kun je bijvoorbeeld uitgaven filteren die onder een bepaald bedrag liggen, deze selecteren en in bulk betalen. Ook kun je gefilterde uitgaven downloaden op basis van de vereiste criteria.
Bijzonderheden
Uitgavenfilters zoals serviceperiode en documentnummer zijn pas beschikbaar nadat je de betreffende uitgavevelden hebt ingeschakeld in de app instellingen.
Als ingeplande betalingen voor je bedrijf zijn ingeschakeld, kun je de uitgavenfilter vervaldatum toepassen om uitgaven weer te geven waarvan de betaling is ingepland. Het doel van de filter vervaldatum is om je te helpen bij het initiëren van een betalingsrun door te filteren op verschuldigde of verlopen betalingen.
Voor verbeterde zichtbaarheid en traceerbaarheid kun je verschillende exportfilters toepassen en combineren om je uitgaven en betalingen te sorteren, bijvoorbeeld exportstatus, wie de export heeft uitgevoerd, de exportdatum, het ERP-systeem waarnaar ze zijn geëxporteerd en het externe uitgave- en betalingsnummer.
Ook kun je je uitgaven filteren op basis van de goedkeuring die in behandeling is voor een goedkeuringsflowstap (bijvoorbeeld goedkeuring door een teammanager) en per goedkeurder (bijvoorbeeld Jacob Jones).
Zoeken in uitgaven
Je kunt je bedrijfsuitgaven doorzoeken op:
Algemene gegevens: uitgavetitel, naam medewerker, opmerking
Uitgavenveldgegevens: categorie, documentnummer, naam belastingtarief, code belastingtarief, aanpasbare invulvelden.
Leveranciersgegevens: naam leverancier, btw-nummer leverancier, extern ID leverancier.
Valuta- en bedraggegevens: betaalde valuta, nettobedrag, totaalbedrag, totaal basisbedrag.
Je zoekt als volgt een specifieke uitgave:
Ga in het Payhawk-webportaal naar onkosten.
Klik op het icoon zoeken. Selecteer de gewenste zoekcriteria in het invoerveld.
De zoekoptie is van toepassing op de uitgaven in het geopende tabblad 'uitgaven'. Open het tabblad alle om in alle uitgaven te zoeken.
Filters toepassen op uitgaven en betalingen
Sorteer als volgt je bedrijfsuitgaven op basis van een of meerdere specifieke criteria:
Ga in het Payhawk-webportaal naar onkosten.
Klik op + filter toevoegen.
Selecteer in het drop-downmenu het kenmerk waarop je je uitgaven wilt filteren. Klik voor dit voorbeeld op goedkeuringsstatus.
Selecteer in het drop-downmenu de filtercriteria die je wilt toepassen op de goedkeuringsstatus van een uitgave.
Selecteer bijvoorbeeld niet ingediend en in afwachting van goedkeuring. Niet ingediend filtert alle uitgaven die medewerkers niet hebben ingediend. In afwachting van goedkeuring filtert alle uitgaven die zijn ingediend maar nog niet goedgekeurd.
Klik op gereed.
Als je de bedrijfsuitgaven hebt gefilterd op basis van de gewenste uitgavencriteria, kun je de gefilterde weergave opslaan zodat je er later snel bij kunt.