In dit artikel beantwoorden we enkele van de meest gestelde vragen (FAQ) over leveranciers in Payhawk.
Wat zijn de randvoorwaarden voor het instellen van leveranciersbeheer in Payhawk?
Voordat je de app Leveranciers instelt, moet je een lijst van bestaande leveranciers voorbereiden en uploaden of je ERP-systeem koppelen om synchronisatie mogelijk te maken.
Hoe maak ik in Payhawk leveranciers aan?
Je kunt leveranciers handmatig aanmaken door via het Payhawk-platform te importeren en te exporteren, door te synchroniseren tussen Payhawk en ERP-systemen, je boekhouders of beheerders gebruik te laten maken van de app Leveranciers of door nieuwe leveranciers toe te voegen bij het uploaden van uitgaven.
Kun je als medewerker nieuwe leveranciers aanmaken in Payhawk?
Nee, je kunt een leverancier alleen markeren als nieuw. Alleen beheerders en boekhouders kunnen nieuwe leveranciers in Payhawk onboarden.
Wat is het doel van de feature uitgavencategorisatie per leverancier?
Definieer met de feature uitgavencategorisatie per leverancier de waarden voor ingebouwde en aanpasbare uitgavenvelden die gerelateerd zijn aan die leverancier. Zo zorg je voor consistente en nauwkeurige categorisatie.
Kan ik de uitgavencategorisatie voor een specifieke leverancier bewerken?
Ja, je kunt altijd de uitgavencategorisatie voor een specifieke leverancier bewerken.
Hoe archiveer ik een leverancier in Payhawk?
Als een leverancier niet meer nodig is of de gegevens kloppen niet, dan kun je de leverancier verplaatsen naar het tabblad Leveranciers > Gearchiveerd.
Zijn er beperkingen aan het synchroniseren van leveranciersgegevens tussen Payhawk en ERP-systemen?
Ja. Momenteel synchroniseert Payhawk de bankgegevens van de leverancier niet vanuit het ERP-systeem. Je moet als klant bankgegevens handmatig invoeren in de app leveranciers of bij het betalen van een leverancier via Payhawk.
Hoe vaak worden leveranciers gesynchroniseerd met het ERP-systeem?
Payhawk wordt dagelijks bijgewerkt met de leveranciersgegevens uit het ERP-systeem. Het ERP-systeem wordt in realtime bijgewerkt met leveranciersgegevens uit Payhawk.
Worden medewerkers behandeld als leveranciers?
Ja. Net als bij de ERP-systemen, verschijnt elke medewerker als leverancier in de app leveranciers.
Wat gebeurt er als de betalingsgegevens van de leverancier op de factuur niet overeenkomen met de gegevens in Payhawk?
Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven en de factuur wordt pas na bevestiging door een Payhawk-boekhouder naar het ERP-systeem gepusht.
Hoe kan ik leveranciersvelden toevoegen?
Ga naar Instellingen > Leveranciersvelden > Aanvullende velden. Zie voor meer informatie de sectie over leveranciersvelden.
Hoe activeer ik leveranciergestuurde categorisatie?
Ga naar Instellingen > Uitgavenvelden > Aanpasbare velden. Schakel per aanpasbaar veld de schakelaar voor leveranciergestuurde uitgavencategorisatie in. Ga vervolgens naar het tabblad Leverancier > Uitgavencategorisatie. Hier vind je het veld dat kan worden ingevuld met de informatie per leverancier.
Voor meer informatie:
Ik wil niet dat alle verkopers uit onze kaarttransacties worden opgenomen in onze leverancierslijst. Kan ik ze uitsluiten?
Zeker, hiervoor gebruik je een zogenaamde "standaard" leverancier.
Stel dat een medewerker KFC betaalt met zijn of haar kaart, maar je wilt KFC niet opnemen op de leverancierslijst van het bedrijf. Kies hiervoor tijdens het beoordelingsproces van die uitgave de "standaard" leverancier.
Als er nog geen standaardleverancier is aangemaakt, maak je een Standaard - food leverancier aan.
Is er wel al een standaardleverancier aangemaakt, dan selecteer je deze direct.
De volgende keer dat een medewerker betaalt bij een KFC-servicepunt, wordt de leverancier automatisch opgezocht als Standaard - food.
Waarom zijn sommige leveranciers gearchiveerd?
Leveranciers van eerdere uitgaven verschijnen mogelijk als gearchiveerd (in het tabblad Leveranciers > Gearchiveerd) als ze momenteel niet voorkomen in de ERP-lijst. Vandaar dat ze geen Externe ID hebben.
Houd er rekening mee dat alle actieve leveranciers een externe ID hebben maar gearchiveerde leveranciers meestal niet. Als je een leverancier op inactief zet in je ERP, wordt de leverancier in Payhawk tijdens de dagelijkse synchronisatie gearchiveerd. Je hebt dan een gearchiveerde leverancier met een externe ID.
De logica achter dit gedrag is dat Payhawk tijdens de dagelijkse synchronisatie de ERP-gegevens bekijkt en als de leverancier in het ERP-systeem wordt gevonden, deze wordt gesynchroniseerd als actief. Herkent Payhawk echter een leverancier die bij eerdere uitgaven is gebruikt maar momenteel niet in het ERP-systeem staat, laat Payhawk de leverancier op gearchiveerd staan, zodat je de leverancier zelf op actief kunt zetten.
Kan ik meerdere namen voor hetzelfde belastingnummer hanteren?
Er mogen geen duplicaat leveranciers voorkomen - noch met dezelfde naam, noch met dezelfde leveranciers-ID.
Kan ik meerdere btw-nummers aan dezelfde leveranciersnaam koppelen, bijvoorbeeld Amazon met verschillende btw-nummers per land?
Er mogen geen duplicaat leveranciersnamen voorkomen. In dit specifieke voorbeeld kun je Amazon ES, Amazon DE, Amazon UK, etc. gebruiken, zodat je voor de verschillende entiteiten van de leverancier verschillende namen hebt.
Wat gebeurt er als ik mijn ERP-integratie ongedaan maak?
Leveranciers geïmporteerd via een ERP-integratie die je vervolgens hebt onderbroken, worden niet verwijderd.