Als je je bedrijfsuitgaven betaalt, vooral aan bekende leveranciers, dan worden de betreffende contact- en betaalgegevens meestal handmatig ingevuld. Om dit proces te automatiseren en te vergemakkelijken, hoef je bij Payhawk de leveranciersgegevens maar een keer in te vullen en op te slaan, en kun je ze vanaf dat moment toepassen op alle uitgaven bij die leverancier.
Voordelen
Met de leveranciersbeheeroplossing van Payhawk voorkom je duplicaat-leveranciersinformatie in je rapportage. Daarnaast worden de leveranciersgegevens gesynchroniseerd met je ERP-systeem of boekhoudsoftware en zijn ze altijd actueel.
De leveranciersgegevens worden automatisch ingevuld. Hiermee voorkom je invoerfouten en verbeter je je boekhouding dankzij geautomatiseerde uitgavencategorieën per leverancier.
Met een auditlogboek van leveranciersgegevens hou je snel en eenvoudig de wijzigingen in leveranciersgegevens bij en hou je je database actueel. Zo bevorder je de compliance en minimaliseer je het risico op fraude.
Use cases voor leveranciersbeheer
Je kunt bij je uitgavenbeheer als Payhawk-boekhouder, -medewerker of -beheerder in de volgende gevallen leveranciersinformatie in Payhawk hergebruiken:
Bij het indienen van uitgaven kunnen medewerkers leveranciersinformatie hergebruiken die op voorhand door Payhawk-boekhouders of -beheerders is toegevoegd.
Bij het betalen van bedrijfsuitgaven, kun je als Payhawk-boekhouder of -beheerder betalingsgegevens gerelateerd aan een leverancier opslaan en hergebruiken.
Ook kan de uitgavencategorisatie van je bedrijf plaatsvinden op basis van leveranciers. Je kunt voor elke leverancier standaardwaarden opslaan voor aanpasbare invulvelden voor de categorie, het belastingtarief en overige aanpasbare velden die je hebt ingesteld. Zo wordt elke keer dat er onder een bepaalde leverancier een nieuwe uitgave wordt aangemaakt, de uitgavencategorie ingevuld.
Leveranciersgegevens zijn van belang voor de mastergegevens van elk ERP-systeem of boekhoudsoftware. Dergelijke gegevens zijn essentieel voor het managen van je bedrijf, aangezien het voor alle handelingen de 'single source of truth' (SSOT) is. Zorg er met de app leveranciers van Payhawk voor dat je te allen tijde beschikt over nauwkeurige en actuele leveranciersinformatie.
Payhawk synchroniseert de gegevens uit de app Leveranciers automatisch met geïntegreerde ERP-systemen. Dit betekent dat alle wijzigingen die je in Payhawk of in het ERP-systeem aanbrengt in je leveranciers automatisch worden bijgewerkt, waardoor je altijd beschikt over de meest actuele informatie.
De leveranciersbeheeroplossing kan ook dienen als belangrijke tool voor fraudepreventie. Doordat alle betalingsgegevens van je leveranciers centraal zijn opgeslagen, kun je vaststellen of de bankgegevens op een factuur overeenkomen met die van je leverancier. Zo kun je controleren of alles klopt om fraude te voorkomen.
Hoofdscherm leveranciers
De informatie die je hebt opgeslagen over je bedrijfsleveranciers is te vinden in de app Leveranciers in Payhawk.
Het tabblad Leveranciers > Actief geeft alle leveranciers weer waarmee je bedrijf actief zaken doet.
Het tabblad Leveranciers > Archief bevat alle leveranciers waar je bedrijf geen zaken meer mee doet. Zie voor meer informatie het artikel over leveranciers archiveren in Payhawk.
De volgende tabel bevat de leveranciersvelden die worden weergegeven in de schermen Leveranciers > Actief en Gearchiveerd.
Leveranciersveld | Details |
LEVERANCIER | Geeft de naam, het logo en het land van registratie van de leverancier weer. |
VALUTA | Geeft de valuta van de betalingsgegevens van de leverancier weer. |
CATEGORIE | Geeft de gedefinieerde uitgavencategorie in Payhawk weer die is geassocieerd met de goederen of diensten van de leverancier. |
BELASTINGTARIEF | Bevat het belastingtarief dat in het land van levering in rekening wordt gebracht voor de goederen of diensten van de leverancier. |
EXTERNE ID | Een optioneel veld. Geeft het nummer weer waarmee bijvoorbeeld ERP-systemen naar de leverancier refereren. |
Tabbladen leveranciersgegevens en uitgavencategorisatie
Klik op een leverancier om de tabbladen Details en Uitgavencategorisatie te openen en zo de bewerkbare invulvelden met leveranciersinformatie weer te geven.
In de volgende tabel staan de velden die in elk leverancierstabblad te vinden zijn.
Veld | Details |
Leveranciers > Details > Algemeen | Bevat de ingebouwde leveranciersvelden lLeveranciersnaam, Belastingnummer en Land die vermeld staan in het scherm Instellingen > Leveranciersvelden en het veld Externe ID.
De leveranciersnaam is verplicht voor het aanmaken van het leveranciersdossier in Payhawk. De overige velden zijn optioneel.
Als de leveranciersnaam, het belastingnummer en het land worden opgegeven in het tabblad Algemeen, worden ze bij elke uitgave die geassocieerd is met deze leverancier hergebruikt.
|
Leveranciers > Details > Betaling | Afhankelijk van de valuta, bevat het veld Betaling de valutaspecifieke betalingsgegevens van een leverancier - bijvoorbeeld IBAN en BIC/SWIFT voor betalingen in EUR.
|
Leveranciers > Details > Contact | Bevat de contactgegevens van de leverancier - naam van de contactpersoon, telefoon en e-mail.
|
Leveranciers > Details > Aanvullend | Geeft de aanvullende leveranciersvelden weer zoals gedefinieerd in Instellingen > Leveranciersvelden - bijvoorbeeld, Inkoopgoedkeuring vereist? of de contractuele afspraak met de leverancier uploaden.
|
Leveranciers > Uitgavencategorisatie > Uitgavencategorisatie | Bevat informatie over de gedefinieerde Payhawk-uitgavencategorie voor de goederen en diensten die de leverancier levert - bijvoorbeeld Marketing.
|
Je leveranciersgegevens in Payhawk invoeren
Je kunt je leveranciersgegevens handmatig invoeren door je leveranciersgegevens te importeren via een Excel-sjabloonbestand.
Beschik je echter over een actieve ERP-integratie met Payhawk, dan kun je je leveranciers synchroniseren tussen Payhawk en je ERP-systeem (boekhoudsoftware).