Da Unternehmen KI-Tools teamübergreifend einsetzen, wird es immer schwieriger, Kosten und Transparenz zu verwalten. Payhawk hilft dabei, indem es die Testphase von KI-Tools mit Firmenkreditkarten vereinfacht und gleichzeitig Abonnements transparent und unter Kontrolle hält. Zahlungen werden direkt mit Ihrem ERP-System synchronisiert, was ein besseres Ausgabenmanagement ermöglicht und den Finanzbereich entlastet, sodass er sich auf wichtigere Entscheidungen konzentrieren kann.
In diesem Artikel werden praktische Beispiele vorgestellt, die Ihnen helfen, das KI-Wachstum zu unterstützen und gleichzeitig die volle Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben zu behalten.
Karten: Bewährte Praktiken für KI-Ausgaben
Es gibt zwei Hauptstrategien für die Verwaltung von KI-bezogenen Ausgaben mit Payhawk-Karten: eine für hochwertige Abonnements und eine weitere für Experimente und Versuche.
Hochwertige Abonnements
Dazu gehören laufende Abonnements für Premium-KI-Dienste wie OpenAI, Microsoft Copilot, Anthropic und andere. Um diese effizient und sicher in Payhawk zu verwalten, folgen Sie den Schritten:
Erstellen Sie eine virtuelle Karte. Navigieren Sie im Payhawk-Portal zu Karten und erstellen Sie eine Neue virtuelle Karte.
Zuweisung an den Eigentümer des Tools. Weisen Sie die Karte dem entsprechenden Interessenvertreter zu, z. B. dem Leiter der Datenabteilung oder dem Marketingleiter.
Setzen Sie ein monatliches Ausgabenlimit. Legen Sie ein hohes Monatslimit fest, das die zu erwartenden Abonnement- oder Nutzungskosten abdeckt.
Nutzungsbeschränkungen anwenden. Unter den Einstellungen> Erweiterte Steuerungen der Karte, die Karte einschränken, so dass sie nur mit dem spezifischen KI-Anbieter verwendet werden kann.
Ergebnis:
Auch mit einem höheren Ausgabenlimit bleibt die Karte sicher und kann nicht für unbefugte oder nicht zusammenhängende Ausgaben verwendet werden.
Erprobungen und Versuche
Teams, die neue KI-Tools oder -Dienste auf Probe testen möchten, können ihre Ausgaben kontrollieren und Risiken reduzieren, indem sie Payhawk wie folgt einsetzen:
Kartenanftage oder -ausgabe. Mitarbeiter können Karten über den Genehmigungs-Workflow anfragen, oder Payhawk-Administratoren können sie direkt ausstellen.
Erstellen Sie eine Karte zur einmaligen oder zeitlich begrenzten Verwendung.
Karte zur einmaligen Verwendung - Gültig für eine einmalige Probeanmeldung, die zukünftige Gebühren verhindert.
Zeitgebundene Karte - Legen Sie über die API ein Verfallsdatum fest (z. B. 14 oder 30 Tage), nach dem die Karte automatisch deaktiviert wird.
Ermutigung zu sicherem Ausprobieren - Fördern Sie die Verwendung dieser Karten zum Testen neuer KI-Werkzeuge ohne langfristige Verpflichtungen.
Ergebnis:
Teams können auf sichere Weise neue KI-Lösungen erkunden, ohne das Risiko laufender Kosten, versteckter Gebühren oder der Bindung an einen bestimmten Anbieter.
Ausgaberichtlinien: Bewährte Praktiken für KI-Ausgaben
Ausgaberichtlinien in Payhawk geben Ihnen die genaue Kontrolle darüber, auf welche KI-Tools Ihre Teams zugreifen und sie nutzen können. Durch die Nutzung erweiterter Kontrollen können Payhawk-Administratoren Regeln konfigurieren, die eines der folgenden Ergebnisse liefern:
Nur zugelassene Anbieter zulassen - Beschränken Sie die Ausgaben auf vertrauenswürdige Anbieter wie OpenAI, Microsoft oder Anthropic und stellen Sie sicher, dass die Mittel ausschließlich für geprüfte, unternehmenstaugliche Tools verwendet werden.
Blockieren Sie bestimmte Anbieter - Schränken Sie die Ausgaben für nicht zugelassene, verbraucherfreundliche oder doppelte KI-Tools ein und verhindern Sie so Schatten-IT und die nicht genehmigte Einführung von Tools.
Ergebnis:
Jede Karte arbeitet nach klar definierten Regeln. Die Teams erhalten Zugang zu den Tools, die sie benötigen, während die Finanzabteilung den Überblick behält und fragmentierte, risikoreiche KI-Ausgaben vermeidet.
Ausgabenfelder: Bewährte Praktiken für KI-Ausgaben
Während die meisten Unternehmen die Ausgaben für künstliche Intelligenz nach Anbietern aufschlüsseln, fehlt dieser Methode oft die nötige Granularität, um den ROI genau zu messen. Mit Payhawks Ausgabenfeld-Funktionen können Sie einen gezielteren Ansatz zur Kategorisierung und Analyse von KI-bezogenen Ausgaben wählen.
Option 1: Felder für Aufwendungen in der Kategorie „KI“ oder im Hauptbuchkonto
Erstellen Sie eine eigene KI-Ausgaben-Kategorie innerhalb Ihres bestehenden Tech/IT-Kontenplans.
Ordnen Sie alle KI-bezogenen Ausgaben dieser Kategorie zu und stellen Sie sicher, dass sie in Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem korrekt abgebildet sind.
Ergebnis:
Finanzteams erhalten einen klaren Einblick in die KI-Ausgaben auf der Ebene des Hauptbuchs, was eine genauere Berichterstattung und ROI-Analyse ermöglicht.
Option 2: Benutzerdefinierte Ausgabenfelder
Richten Sie ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen KI-Ausgabe mit einem Ja/Nein Umschaltfeld oder Dropdown-Menü ein.
Mitarbeitende wählen dieses Feld aus, wenn sie Ausgaben im Zusammenhang mit KI-Tools oder -Diensten einreichen.
Machen Sie das Feld von Bedingungen abhängig, so dass es nur erscheint, wenn die Ausgabenkategorie Technik/IT ist.
Ergebnis:
Bietet eine flexible und unterbrechungsfreie Möglichkeit, KI-Ausgaben zu verfolgen, ohne den Kontenplan zu ändern.
Genehmigungs-Workflows: Bewährte Praktiken für KI-Ausgaben
Genehmigungs-Workflows in Payhawk helfen Ihnen, das richtige Gleichgewicht zwischen Geschwindigkeit und Kontrolle zu finden, damit Teams KI-Tools erforschen können, ohne den Überblick zu verlieren.
Workflow für Kartenanfragen
Verwenden Sie den Kartenantrag-Workflow als zentralen Kontrollpunkt für KI-Studien. Hier erfahren Sie, wie Sie ihn effektiv konfigurieren:
Einmaliges Ausstellen von Karten - Um laufende Kosten zu vermeiden, können Sie Karten ausstellen, die nach einer einzigen Transaktion verfallen - ideal für kostenlose Testkäufe oder kurzfristige Bewertungen.
Fügen Sie wichtige Genehmiger hinzu - Beziehen Sie Ihren Procurement Lead oder Tech Manager als Genehmiger mit ein, um doppelte oder unnötige Abonnements zu vermeiden.
Erforderliche Identifizierung des Tools - Verpflichten Sie die Benutzer, das KI-Tool in der Anfrage anzugeben, damit die Finanz- und IT-Abteilung von Anfang an Transparenz hat.
Ergebnis:
Teams können schnell mit KI-Tools experimentieren, während die Bereiche Beschaffung und Technik die Kontrolle behalten und die Ausgaben konsolidiert werden.
Workflow zur Genehmigung von Ausgaben
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Ausgabenfeld verwenden (siehe den Abschnitt über Ausgabenfelder), können Sie Ihren Genehmigungsprozess um eine zusätzliche Kontrollebene erweitern:
Hinzufügen eines KI-Genehmigungsschritts - Leiten Sie alle Ausgaben, die als KI-Ausgaben markiert sind, automatisch an einen bestimmten Entscheidungsträger weiter, z. B. den Leiter der Datenabteilung, den CTO oder den Innovationsleiter.
Sicherstellen der strategischen Ausrichtung - Dieser Schritt stellt sicher, dass jede KI-bezogene Ausgabe von einer für die KI-Strategie Ihres Unternehmens verantwortlichen Person geprüft und genehmigt wird.
Ergebnis:
Alle KI-Ausgaben werden von den zuständigen Stakeholdern validiert. So bleibt Ihr Unternehmen auf Kurs, vermeidet Verschwendung und maximiert den ROI.
Abonnements: Bewährte Praktiken für KI-Ausgaben
Sobald Ihre ersten KI-bezogenen Ausgaben über Payhawk-Karten abgewickelt werden, ist es wichtig, sie als Abonnements zu kennzeichnen, um eine zentrale Überwachung und eine intelligentere Ausgabenoptimierung zu ermöglichen.
So richten Sie es ein:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Ausgaben > Markieren als Abonnement für alle wiederkehrenden KI-Kosten, wie OpenAI-Guthaben oder Microsoft Copilot.
Ordnen Sie das Abonnement dem richtigen Anbieter zu. Dadurch wird sichergestellt, dass alle wiederkehrenden Gebühren desselben Anbieters gruppiert und gemeinsam verfolgt werden.
Verwenden Sie die App Abonnements zur Überwachung:
Aktuelle KI-Ausgaben nach Anbieter
Ausgabentrends im Zeitverlauf, einschließlich Ausschlägen oder Anomalien
Nutzungsmuster für kreditbasierte Instrumente, wie z. B. den Token-Konsum
Ergebnis:
Sie erhalten einen zentralen Echtzeit-Überblick über die KI-Kosten bei allen Anbietern, erkennen Optimierungsmöglichkeiten und können im Laufe der Zeit eine effizientere, datengesteuerte KI-Ausgabenstrategie entwickeln.
Budgets: Bewährte Verfahren für KI-Ausgaben
Budgets in Payhawk helfen Ihnen, klare Verantwortlichkeiten zuzuweisen, KI-bezogene Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Ausgaben mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Hier erfahren Sie, wie Sie es einrichten:
Navigieren Sie zum Payhawk-Webportal. Gehen Sie zu Budgets und erstellen Sie ein Neues Budget.
Erstellen Sie dedizierte KI-Budgets - Strukturieren Sie die Budgets nach Team (z. B. Marketing-KI oder IT-KI), Projekt (z. B. Sales Enablement AI oder Data Analytics AI) oder Kategorie, je nachdem, wie Ihr Unternehmen KI-Initiativen verwaltet.
Zuweisung relevanter Ausgaben - Verknüpfen Sie KI-bezogene Ausgaben mit dem entsprechenden Budget, damit die Ausgaben automatisch verfolgt und kategorisiert werden.
Überwachen und anpassen in Echtzeit - Verfolgen Sie kontinuierlich die Ausgaben im Vergleich zum Budget. Wenn die Akzeptanz steigt oder die Nutzung in die Höhe schießt, können Sie die Limits schnell anpassen oder die Mittel direkt über die Karten-App neu zuweisen.
Ergebnis:
Die KI-Ausgaben werden eindeutig vom Team oder Projekt verwaltet und nachverfolgt, der ROI lässt sich leichter messen, und die Buchhaltung vermeidet überhöhte Ausgaben durch Echtzeit-Transparenz und -Kontrolle des Budgets.
Hilfe bei der Konfiguration von Payhawk für AI Spend erhalten
Für weitergehende Unterstützung bei der Konfiguration von Payhawk für AI Spend können Sie einen Termin mit Ihrem Implementierungsmanager buchen, um eine persönliche Beratung zu erhalten. Alternativ steht Ihnen die Chat-Option in der Plattform zur Verfügung, um schnell mit dem Payhawk-Support in Kontakt zu treten.